Thuận tiện & tùy tiện

Today Education

Tài Trợ Học Bổng
Vừa đọc 1 bài trên báo Phụ nữ về cách xử sự khi gửi email trong giao tiếp, khá hay và thực tế. không biết [you] đã từng mắc lỗi nhỏ nhặt này chưa nhỉ?

Giữa trưa nắng, tôi đứng đợi Hằng (bạn học thời phổ thông) trước quán bún ốc quen thuộc. Chờ mười phút, chẳng thấy Hằng đến. Gọi điện thoại, bạn không nghe máy. Lúc sáng, tôi mới nhận email Hằng hẹn 12g ra quán vừa ăn trưa vừa tâm sự. Bực bội, tôi quay về cơ quan tiếp tục gọi để hỏi rõ Hằng về cuộc hẹn trên. Hằng nghe máy, giọng ngái ngủ: “Tui có mời đâu.Coi email kỹ lại đi!”… Mở email đọc lại, một lúc sau tôi mới biết mình đã nhầm. Chủ đề của mail và những dòng chữ bên dưới (có nội dung rủ tôi đi ăn), Hằng đã gửi hồi tháng trước.

Hai đứa đã hồi âm qua lại mà Hằng vẫn giữ nguyên, không xóa đi. Hóa ra lúc sáng, Hằng gửi mail để khoe với tôi những hình ảnh ngộ nghĩnh, vui nhộn của thế giới động vật vừa “lượm” được. Hằng không thông báo là “hãy xem tập tin đính kèm” nên tôi không để ý, cứ chăm chăm vào dòng chữ “mời đi ăn”.

Một phần là do tôi hấp tấp, lẽ khác là do cách giao tiếp qua mail thiếu văn minh, lịch sự của Hằng. Mười năm trước, chính Hằng là người tiên phong trong nhóm về áp dụng công nghệ thông tin vào công việc và cả chuyện hú hí chơi bời. Hằng giới thiệu về công nghệ mới “thư điện tử” đầy tiện ích này và đã làm “quân sư” dạy cả nhóm tạo địa chỉ email. Các thao tác trên email, Hằng đã rành “sáu câu”, ít ra cũng đã thành thạo hơn tôi. Tuy nhiên, riêng về ứng xử trên email thì rất tiếc Hằng chưa đạt điểm trung bình.


Có dịp, tôi nói với Hằng về một số lưu ý khi giao tiếp qua email: phải đặt chủ đề phù hợp, cập nhật với mục đích chính của thư chứ không để trống trơn hoặc giữ nguyên nội dung cũ; phải có dòng giới thiệu, xưng hô về mình, gọi tên người nhận; phải mở ngoặc thông báo việc có gửi tập tin đính kèm (nếu có) chứ không để người nhận tự hiểu; không nên viết toàn bộ nội dung thư bằng chữ in hoa (khiến người đọc cảm giác mình đang bị “la mắng”); cũng như không nên viết tắt (cho nhanh gọn), đặc biệt với những thư quan trọng… Hằng khoát tay, nhăn mặt: “Thời buổi này thời gian là vàng bạc, hơi đâu ngồi lọ mọ thực hiện những nguyên tắc cứng nhắc, phiền phức ấy. Miễn sao nhanh, gọn, thuận tiện, nội dung thư mới quan trọng chứ để ý làm gì ba cái râu ria!”. Hóa ra, Hằng biết tất cả nhưng chẳng thèm coi trọng những điều mà tôi cho là lịch sự tối thiểu ấy.


Tháng trước, cũng vì nhận được một thư điện tử cẩu thả, tùy tiện, tôi cảm thấy hụt hẫng, thất vọng về Kim - một cô đồng nghiệp trẻ khá năng động và xinh xắn. Là bí thư Đoàn của một cơ quan Nhà nước, tôi có nhiệm vụ triển khai và thu gom những bài dự thi về an toàn giao thông của cả cơ quan. Đến hạn nộp cho Đoàn cấp trên, tôi thấy thiếu bài của Kim. Hỏi Kim, cô trả lời tỉnh bơ: “Tuần rồi em nghỉ phép, em gửi qua email của chị rồi mà”. Tôi xem lại, thấy quả đúng là có email gửi bài dự thi đến. Tuy nhiên, địa chỉ lạ hoắc (chắc là Kim nhờ địa chỉ của bạn), thư lại “trụi lủi” không hề có một thông điệp kèm theo. Cô cũng không hề gọi điện thoại, nhắn tin báo về việc có gửi email khiến tôi không để ý, cứ nghĩ đấy là thư rác. Điều quan trọng là khi tôi đã in bài dự thi của Kim và nói lời cảm ơn, Kim lại trêu tôi: “Mai mốt nhớ kiểm tra email thường xuyên nhe bà chị thời đồ đá”. Với kiểu phản ứng vô ý vô tứ này, cô em thời hiện đại thật là… “hại điện”.


Giao tiếp qua email nói riêng, qua các phương tiện công nghệ hiện đại nói chung chính là bộ mặt thứ hai của bạn. Nó giúp bạn tạo thiện cảm, nâng cao hiệu quả công việc hoặc ngược lại. Nếu để ý, nếu chịu góp nhặt cái hay, cái dở của người khác và rút kinh nghiệm, bạn có thể làm đẹp từng ngày gương mặt thứ hai của mình.
 

Bình luận bằng Facebook

Top