[Đồng hồ ngưng đọng thời gian]Cách sử dụng bảo bối hiệu quả, bluesea88 xem nhe!

trangdang

[♣]Thành Viên
29/11/09
567
5,456
93
28
FTU
#1
ĐỂ CÓ MỘT KẾ HOẠCH LÀM VIỆC HIỆU QUẢ




Bạn đã được trang bị những kiến thức nền về ma trận quản lý thời gian.
Nhưng
Bạn vẫn còn nhiều băn khoăn và ngỡ ngàng trong cách phân chia công việc?
Đôi khi đặt lịch làm bài tập lúc 8h, nhưng đột nhiên có chuyện đột xuất làm bạn “cụt hứng”, hoặc những chuyện đại loại như thế khiến bạn không muốn tiếp tục làm việc theo thời gian biểu?



Mỗi dự định đều có thứ tự ưu tiên nhất định, đó là vì sao mà bạn nên có một lịch trình công việc cụ thể. Một kế hoạch làm việc chính là sự tương thích giữa niềm đam mê và nguyện vọng cá nhân với thời gian phù hợp mà bạn sở hữu. Để làm được điều đó, hãy thử vận dụng những nguyên tắc sau đây mà chúng tôi đề ra.

1. Lợi ích của việc lập một kế hoạch làm việc.

Lập một lịch trình làm việc là một quá trình bạn sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định. Bằng thói quen phác thảo kế hoạch làm việc, bạn sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình:

- Hiểu rõ điều mình thật sự mong muốn đạt được, đương nhiên mơ ước là vô vàn nhưng bạn sẽ phải cân nhắc cái gì là thật sự đáng để hy sinh thời gian vì nó. Đó cũng là lý do tại sao bạn cần cân nhắc và sắp xếp công việc theo 4 ô ma trận quản lý thời gian

- Tận dụng hết mọi nguồn thời gian sẵn có: bạn biết đấy, ai cũng có 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần và 3 năm để học cấp 3, nhưng có những người trong 18 năm học đã có thể nói được 2 ngoại ngữ, có người không xong nổi tú tài, ngoài sự chênh lệch về khả năng tiếp thu, sự khác biệt ấy còn phụ thuộc vào cách sử dụng thời gian của mỗi người.

Do đó: Nếu bạn thấy mình đã từng bỏ phí thời gian thì hãy học cách sống có kế hoạch ngay từ bây giờ.

- Dành đủ thời gian cho những điều quan trọng mà bạn chắn chắn rằng mình phải đạt được. Một người sống có kế hoạch có thể là một người bận rộn nhưng không bao giờ là một người quay mòng mòng với núi công việc và luôn chép miệng: "Ôi, tôi không có thời gian".

- Luôn có những khoảng thời gian dự trù cho những việc bất ngờ cần giải quyết gấp. Bạn có một kế hoạch, và có thể nó đã được điền kín, nhưng thế không có nghĩa là bạn từ chối đi thăm ông ngoại bị bệnh

-> Kế hoạch chỉ đem lại hiệu quả nếu đó là một kế hoạch linh hoạt.

- Giảm khả năng bị stress vì bạn có thể làm chủ cuộc sống của mình một cách hợp lý.

2. Cách lập trình một bản kế hoạch có hiệu quả.

Những công cụ để hỗ trợ việc bạn lập kế hoạch, đó là nhật ký, sổ tay, lịch làm việc, đương nhiên bạn không thể ghi thời khóa biểu của mình lên… não bộ rồi. Dù bạn có tự hào về trí nhớ của mình đến đâu thì cũng nên viết nó ra nếu không bạn lại phung phí khoản thời gian vừa tiết kiệm được để… nhớ ra lịch làm việc của mình.

Sau đây là những bước đơn giản để lên một kế hoạch:



+ Đầu tiên bạn nên bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự định của mình. Đương nhiên bất kỳ ai cũng luôn phải dành thời gian cho những hoạt động thường nhật, ngoài chúng ra, hãy tận dụng thời gian còn lại để làm những gì bạn muốn.

+ Kế đến, lấp đầy những hoạt động bạn cần làm vào những khoảng thời gian đấy. Song song với quá trình này là bạn phải luôn luôn để tâm đến trình tự ưu tiên của chúng. Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích của bạn. Vâng hôm nay tôi muốn học nấu ăn trước khi làm bài tập hoặc tôi phải đi cắt tóc cái đã trước khi gặp cô bạn mới. Sự ưu tiên ấy phụ thuộc ở chính bạn. Đương nhiên bạn phải ưu tiên bài kiểm tra cuối khóa trong hai ngày tới hơn là một buổi đi dã ngoại cuối tuần. Trong một số trường hợp bạn phải bỏ qua những việc nhỏ để hướng đến những mục tiêu lớn. Và cũng có khi không phải chỉ là sự tương quan giữa những việc lớn và nhỏ, bạn phải hy sinh mơ ước này để đuổi theo một mục tiêu khác. Bạn biết đấy đó vừa là sự khó khăn vừa là nét thú vị của cuộc sống. Luôn có những người phải hy sinh gia đình vì công việc hoặc ngược lại. Và cho dù có một kế hoạch hoàn hảo đi chăng nữa, đôi khi bạn cũng mất mát một đìều gì đấy. Tuy nhiên tôi mong sự mất mát này chỉ là tạm thời vì bạn sẽ lại đặt ra kế hoạch để lấy lại những gì đã mất!

+ Dành ra những khoảng thời gian cần thiết giải quyết sự cố. Điều này lại phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn. Bạn đang thực hiện một công việc có tính rủi ro cao, hãy dành thời gian dự phòng nhiều lên. Công việc thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và cũng như những gì ta trù định. Đó là lý do tại sao người ta rất dễ lúng túng với những công việc mới. Bạn không thể nào biết được những việc bất ngờ phát sinh và sắp xếp kịp thời gian để giải quyết chúng. Những người chưa thạo việc đôi khi còn phải lấy quỹ thời gian cá nhân để giải quyết công việc. Nhưng khi bạn đã có kinh nghiệm , hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh. Một người có trình độ chuyên nghiệp là một người lường trước được càng nhiều càng tốt những khả năng có thể xảy ra, những đều có thể cản trở công việc của mình. Do đó bạn càng hoàn thiện mình bản kế hoạch của bạn càng hoàn hảo hơn.

+ Ngoài ra lời khuyên cho bạn là nên lập một kế hoạch linh hoạt, tùy từng trường hợp mà có thể bạn phải thay đổi kế hoạch vào giờ chót. Vâng vì bạn đâu phải là một cái máy. Nhưng lý do để thay đổi kế hoạch nên đươc kiểm tra về độ logic, đương nhiên tôi không khuyên bạn đổi kế hoạch đến trường hôm nay bởi vì mình mới nổi cái mụn to và xấu quá

Sắp đặt một lịch trình làm việc tức là bạn đang lên kế hoạch cho việc sử dụng thời gian của mình. Có một kế hoạch cụ thể bạn vừa tránh được những căng thẳng trong công việc vừa làm việc hiệu quả hơn.
3. Kinh nghiệm bản thân của bluesea88:

  • Mình thường dùng sticky note để ghi lại những việc cần làm trong ngày. Tối trước khi ngủ mính sẽ dành vài phút để nghĩ đến những việc mình sẽ làm vào ngày hôm sau, và phân chia thời gian cho những việc đó. Và tất nhiên, phải ghi vào sticky note của mình. Điều này không chỉ giúp mình nhớ những việc mình sẽ làm mà còn giúp mình có động lực để dậy đúng giờ, và một tinh thần thoải mái vì mình biết mình còn có những việc đang chờ đợi.
  • Mình phải có tính kỷ luật, và kiên trì. Ban đầu bao giờ cũng vậy, sẽ khó mà bạn hoàn thành tốt tất cả những việc trong kế hoạch. Vì thế bạn phải kiên trì. Kẻ thù của những kế hoạch thất bại là thiếu tính kỷ luật, đôi khi bạn sẽ lơi là việc trong kế hoạch, rồi bạn sẽ tự nhủ để nó qua hôm khác chỉ vì bạn tính lười biếng. Đây là một sự cấm kỵ.
  • Ban đầu, hãy bắt đầu với lịch làm việc ngày và không quá nhiều việc trong những lịch ban đầu đó. Hãy cố gắng hoàn thành nó để có kinh nghiệm và sự vui sướng khi đã đạt được cam kết của mình trong ngày. Đó sẽ là động lực cho bạn hình thành thói quen lên lịch làm việc không chỉ ngày mà còn tuần, tháng, năm…
  • Tập nhận ra những việc nào là quan trọng, là ưu tiên. Đôi khi mình cần nói không cho những việc không cần thiết và từ bỏ những thói quen xấu như ngủ nướng, chat liên tục, lướt web vô mục đích ….
  • Trong lịch của bạn cần có những khoảng thời gian cho bản thân mình như chơi game một chút, hay chơi thể thao, nghe nhạc … Đừng bắt mình phải làm việc liên tục.
(Tham khảo: dân trí).
 
Thích: 9 people

benny

Thanh viên kỳ cựu
21/11/10
1,241
10,458
113
Phổ Thông Năng Khiếu
#2
Hây, nói thì vậy chớ làm thì khó lắm chị. Nhất là những khoảng thời gian "phát sinh" nữa. Đôi khi công việc nhiều quá khiến phần dự trù bị hạn hẹp, bỗng dưng có việc đột xuất là..tiêu. Em có người bạn cũng hay lập kế hoạch, nhưng ít khi nào nó làm được. Lịch đề "học bài" rồi xong mới "chơi game", nhưng nó nghĩ đảo thứ tự cũng không sao, do vậy nó chơi game trước và bị lố giờ, dẫn đến kế hoạch bể tùm lum. Em chắc trong chúng ta cũng có nhiều người bị như vậy. Và khi rơi vào tình huống đó, việc "nhìn thấy" lịch làm việc, tức là "nhìn thấy" kế hoạch đang bị đổ vỡ sẽ gây nên áp lực rất lớn. Vậy chúng ta có nên lập kế hoạch hay không?:nghivan:
 
Thích: 7 people

nhungv2

[♣]Thành Viên CLB
5/11/10
229
936
93
ĐH Mở TP.HCM
#3
Mình đồng ý với Benny. Nhiều lúc mình cũng hay đảo thứ tự như vậy. Rồi rốt cuộc trớt quớt hết trơn :choangvang: , có những việc mình nghĩ rằng không quan trọng, cứ để mai rồi mốt rồi mốt mốt làm... thế là quên bẽn. Việc này chưa xong đến việc khác.

Thế nên việc lập kế hoạch là rất cần thiết. Và muốn thực hiện được tất cả, thì phải đặt mục tiêu mà mình muốn đạt được, tạo ra những động lực để thúc đẩy bản thân hoàn thành. Cùng cố gắng nhé mọi người. :dacy:
 
Thích: 5 people

Sóng

Thanh viên kỳ cựu
Thành viên BQT
15/9/08
1,274
13,510
113
Trường ĐH KHXH&NV TP.HCM
kynangsong.org
#4
Bởi vậy, cái cốt lõi của kỹ năng chính là TÍNH CÁCH. Rèn tính cách của mình trước, sự kiên trì và kỷ luật thì khi đó việc lên kế hoạch sẽ trở nên rất hiệu quả.

Chị nhớ đến bài học về cách để bỏ đá, sỏi, cát và nước vào trong cùng một cái ly. Theo đúng thứ tự, chúng ta phải bỏ những cục đá to vào trước, rồi mới đến sỏi, cát và cuối cùng là nước. Nếu làm ngược lại, chúng ta sẽ khó có thể sắp hết vào ly. Có nghĩa là, phải luôn ưu tiên những thứ quan trọng trước, rồi những thứ khác sẽ tự sắp xếp được. Nếu chúng ta đảo thứ tự, thì thành ra việc quan trọng lại làm cuối cùng, đó thường là lúc mà ta chẳng còn thời gian nữa.

Dĩ nhiên, điều này rất khó. Bởi thế, vẫn nên lập kế hoạch, nhưng mỗi ngày hãy xác định 1-2 việc quan trọng nhất phải làm và hoàn thành các việc quan trọng này trước. Sau đó, chúng ta có rất nhiều thời gian để làm các việc khác, lương tâm cũng thoái mái, thanh thản.

Sự trưởng thành là khả năng trì hoãn việc thỏa mãn một nhu cầu tức thời để hướng đến một phần thưởng to lớn hơn.
Chị cũng còn phải tập đây
 
Thích: 5 people

hue_yeu_thuong

[♣]Thành Viên CLB
5/10/10
227
1,196
93
Phú Nhuận, Hồ Chí Minh
www.faebook.com
Họ và tên
Loan Ngô
#5
Mình thì nghĩ việc xác định những việc cần làm trong ngày mau và sắp xếp thứ tự ưu tiên là điều nên làm. Vì như thế sẽ tạo được động lực khi tiến hành.

Như trong thời gian này mình đang viết báo cáo thực tế cá nhân dù còn gần 3 tuần nữa mới đến hạn nộp. Mục tiêu đặt ra là viết xong về 1 doanh nghiệp/ngày. Nhờ thế mình đã có được hứng thú và đủ kiên nhẫn viết liên tục từ sáng tới chiều để hoàn tất mục tiêu mà không mắc vào bệnh "trì hoãn" như trước đây nữa :)
 
Thích: 2 people

Bình luận bằng Facebook