Nguyễn Phi Vân
Chuyên gia
Mình gặp rất nhiều bạn trẻ, ngay cả các bạn startup, khi trình bày một vấn đề nào đó, hoặc ngay cả khi pitch - trình bày dự án gọi vốn, hay nói dài dòng, lòng vòng, không đầu chẳng đuôi, loanh quanh một hồi khiến cho người nghe mất cả sự kiên nhẫn, vì mất thời gian và nghe hoài vẫn chưa hiểu bạn đang muốn thứ gì. Mở đầu nhiều nhất mà tôi từng chứng kiến là “em thấy…”, rồi đưa lung tung ý kiến về những thứ “em thấy” rồi thôi, không sure vể chuyện mình đang nói, cũng không có giải pháp gì cụ thể hay không thể hiện được mình có làm được hay không. Dường như mọi thứ là thảy vào không trung, ai lỡ chụp hay bị rơi trúng thì xui ráng chịu. Đi quăng rác kiểu này không những làm cho người nghe khó chịu mà còn khiến cho bản thân trở nên mất uy tín, mất khả năng được tin cậy tại nơi làm việc.
Khi bạn cần trình bày với một đối tượng khán giả, dù đó là các sếp, là người trong hay ngoài công ty, dù họ là đối tác hay nhà đầu tư, điều quan trọng nhất mà người trình bày phải làm được, đó là làm cho người nghe hiểu, buy in - tin tưởng chấp thuận và ủng hộ quan điểm, đề xuất, giải pháp của mình. Vậy, nghĩa là nói ít nói nhiều không quan trọng. Quan trọng là người ta có hiểu, có buy in và có action - hành động theo mục đích, lý do tại sao mình đi trình bày hay không. Vậy thôi! Không cần kể lể dài dòng, nói năng hoa mỹ, phàn nàn hay huyên thuyên về những thứ bạn thích thú nhưng không liên quan gì tới khán giả.
Người nghe của hiện tại và tương lai, càng ngày càng thiếu thời gian và mất kiên nhẫn. Theo nghiên cứu, thời gian duy trì sự chú ý (attention span) của con người ngày nay là 8.2 giây. Con cá vàng nó còn duy trì được sự chú ý dài hơn là 9 giây đó mọi người. Mạng xã hội và sự tràn ngập thông tin đã khiến cho loài người ngày càng giảm sút sự chú ý. Nếu 8.2 giây mà không lấy được sự chú ý thì người ta quẹt quẹt qua thứ khác ngay. Còn khi trình bày, nếu trong 3 phút đầu tiên mà bạn không khiến cho người ta gật gù, có ý đồng thuận, chấp thuận, hay đưa ra một quyết định sẽ tìm hiểu tiếp thì bao nhiêu thứ mình nói luyên thuyên sau đó không còn ý nghĩa gì nữa hết. Vậy, nghĩa là mình chỉ có 3 phút cho bất kỳ một đề nghị, kiến nghị, đề xuất gì. Khuyên mọi người nên tìm đọc cuốn “The 3-minute rule - Say less to get more in any pitch or presentation”, tạm dịch là “Nguyên tắc 3 phút - Nói ít được nhiều trong bất kỳ bài trình bày nào” của Brant Pinvidic, một đạo diễn phim và truyền hình đạt nhiều giải thưởng.
Sách thì nên đọc, còn ở đây mình sẽ tóm tắt lại cấu trúc bài 3 phút mà Brant đã đưa ra trong sách theo nguyên tắc WHAC. Các bạn có thể sử dụng cấu trúc này để xây dựng bài trình bày của mình sao cho nó không còn lê thê, dài dòng, lạc đề, hay lòng vòng nói xong người ta vẫn không hiểu tại sao phải nghe vì không hiểu. WHAC là từ viết tắt từ 4 chữ cái đầu của những câu hỏi sau đây:
W - What is it? Thứ bạn đang nói đến, nhắc đến, đưa ra trình bày là cái gì? Nói gì nói, phải rõ ràng chủ đề mình muốn trình bày, cho dù đó là thay đổi qui trình, đề nghị cấp thêm ngân sách, giải pháp sản phẩm mới, hay kiến nghị nâng cao năng lực cho nhân viên, vv. Rất nhiêu người nói lòng vòng một hồi, khi đã hết kiên nhẫn tôi phải cắt ngang và hỏi, “Em đang muốn nói, muốn trình bày chuyện gì?” Không biết chuyện gì thì làm sao người ta theo theo dõi và tạo liên kết giữa những gì bạn nói và chủ đề chính được?
H - How does it work? Thứ bạn nói nó vận hành như thế nào? Nếu là sản phẩm thì sử dụng sao, mang lại tác dụng gì. Nếu là đề nghị huấn luyện thì huấn luyện sao, để đạt được mục tiêu gì hay giải quyết vấn đề cụ thể gì. Khi đã nêu ra chủ đề, thì phải giải thích cái đó nó vận hành ra làm sao và mang lại lợi ích hay tác dụng gì cho đối tượng chính của nó. Nếu không hiểu một thứ gì đó nó vận hành ra sao thì làm sao người ta biết cần nó để làm gì?
A - Are you sure? Bạn có chắc về những gì bạn nói không? Nói gì nói, nói phải có bằng chứng, minh chứng, data -dữ liệu đảng hoàng người ta mới tin chớ. “Em thấy…” là thứ ý kiến chủ quan của một mình em thì ai có lý do để phải tin em? Chưa hết, nhiều bạn nói xong, hỏi em sure không thì không dám trả lời. Khi bạn còn không sure chuyện mình đang nói nữa thì bạn trình bày gì cho ai? Mình còn không tin vào thứ mình đang nói nữa thì ai người ta tin mình?
C - Can you do it? Rồi bạn có làm được không? Khi đã đặt vấn đề, đã tự tin mang nó ra thuyết phục người khác thì tất cả chỉ để làm cho họ gật đầu, đồng ý, duyệt hay ủng hộ cho mình triển khai đúng không? Nhưng ai làm? Bạn đề nghị nghĩa là bạn hay team của bạn đứng ra chịu trách nhiệm làm phải không? Mà làm nổi không? Làm được không? Cái gì làm cho người ta tin rằng bạn sẽ làm được để mà đồng ý giao cho bạn?
Cấu trúc WHAC khá đơn giản, dễ theo dõi, rõ ràng, minh bạch, trả lời đẩy đủ các câu hỏi cơ bản nhất mà người nghe cần để hiểu và buy in với thứ bạn đang trình bày. Và tất cả, có thể gói gọn trong 3 phút.
Rồi, đừng “em thấy, em thấy” nữa nha các em. Đầu tư chút thời gian và công sức cho bài trình bày 3 phút của mình để nó rõ ràng và hiệu quả nhé.
Nguyễn Phi Vân