[IT] Một số gợi ý cho những ai sử dụng EMAIL

KendyDat

Thanh viên kỳ cựu
2/1/10
1,709
16,013
113
Bách Khoa University
www.kendydat.com
Họ và tên
Kendy Đạt
#1
Email là một công cụ tuyệt vời trong thông tin liên lạc. Giống như trong giao tiếp, việc sử dụng email cũng có vài quy ước cần được quan tâm. Dưới đây là một số gợi ý dành cho những người sử dụng email.
Thận trọng khi gửi email cho nhiều người.
Nhiều người nhận có thể xem thông điệp đó như thư rác, đặc biệt là tình trạng số lượng spam mail ngày càng tăng hiện nay. Hãy tự hỏi mình câu hỏi dưới đây trước khi gửi email cho nhiều người:
“Có phải thông điệp này có giá trị đối với tất cả người nhận?”
Trong hầu hết trường hợp, không cần thiết phải gửi thư cho một nhóm lớn như vậy. Bạn có thể điều chỉnh danh sách người nhận mail bằng cách tạo và chọn những nhóm nhỏ hơn trong danh sách người nhận của mình.

Giữ cho email ngắn gọn
Nếu bạn tốn nhiều hơn 5 phút để soạn một email, hãy nghĩ đến việc gọi điện thoại hay sắp xếp một cuộc gặp mặt trực tiếp với người nhận.

Chắc chắn về mặt nội dung
Email của bạn có thể được lưu, in, sao chép, chuyền tiếp và mở bởi những người hoàn toàn xa lạ. Hãy nhớ là thông điệp của bạn có thể được đọc bởi những người bạn không có ý định gửi đến.

Suy nghĩ kỹ về những khả năng lan truyền email của mình
Bạn có thể vô tình chọn nhầm địa chỉ người nhận, hoặc bạn có thể chọn cách phản hồi cho tất cả những người nhận khác một cách không cố ý, trong khi bạn chỉ muốn gửi câu trả lời cho duy nhất một người.

Quản lý thời gian
Hãy cân nhắc về thời gian của những người khác. Tất cả mọi người đều phải nhận rất nhiều email. Tất cả mọi người đều bận rộn. Đừng chuyển tiếp những email có nội dung là những trò đùa hay những email không có giá trị đến những người khác. Hãy tạo điều kiện để tập trung hoàn thành những việc quan trọng khác của họ.

Cẩn thận về mặt thông tin
Hãy thật cẩn thận về việc gởi đi những email có nội dung nhạy cảm của các cá nhân hay tổ chức.

Hãy cảnh giác
Nếu bạn nhận được một email quấy rối hay có nội dung không phù hợp, hãy chuyển tiếp nội dung này cho bộ phận kỹ thuật IT, họ có thể giúp đỡ bạn trong trường hợp này.

Hãy suy nghĩ thấu đáo
Giữ cho email của mình ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Ngoài ra, không phải tất cả mọi người trong công ty đều sử dụng cùng một phần mềm như bạn, những file đính kèm nên được lưu bằng một định dạng có thể đọc được bằng nhiều chương trình phổ biến khác nhau hay không có định dạng (plain text).

Sử dụng tựa đề email
Hãy nêu rõ mục đích email của bạn ngay trên tiêu đề thư. Nếu được sử dụng đúng cách, phần này của email sẽ giải thích một cách rõ ràng lý do và cả đối tượng của thông điệp được gửi đi.

Theo Dale Carnegie VN
 
Last edited by a moderator:

Bình luận bằng Facebook