[KN GIAO TIẾP] Kỹ năng sử dụng điện thoại trong giao tiếp

[ tf ]

[♣]Thành Viên CLB
31/3/10
327
2,326
93
HCM
#1
Ngày nay , kỹ năng giao tiếp được đánh giá rất cao, dù là trong các hoạt động hàng ngày hay trong công việc kinh doanh. Một khía cạnh nhỏ trong lĩnh vực giao tiếp mà chúng ta ít khi để ý đến, chính là việc giao tiếp qua điện thoại.
Lợi ích lớn nhất và dễ thấy nhất của việc sử dụng điện thoại trong giao tiếp hỗ trợ cho việc gặp mặt trực tiếp và chuyển thông điệp một cách nhanh chóng. Tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách liên hệ trước , nắm bắt thông tin bằng cách gọi điện thoại là những gì mà điện thoại mang lại cho bạn. Ngoài ra, nếu biết cách sử dụng phương tiện này, chúng ta có thể gây được ấn tượng tốt đẹp với người khác, tạo ra sự hài lòng và tình cảm gắn bó nơi đối tác.
Quá dễ dàng để chúng ta nhấc máy lên và gọi cho người khác. Thế nhưng có rất nhiều người quên mất việc giao tiếp qua điện thoại cũng có những quy tắc, văn hóa chung.Và người khác hoàn toàn có thể đánh giá sai về bạn hoặc nội dung cuộc gọi trong 1 phút, mà thậm chí chưa hề gặp mặt hay lắng nghe bạn nói gì. Vì thế, kỹ năng sử dụng điện thoại là điều mà bạn không nên bỏ qua.
Dưới đây là một vài lưu ý cơ bản cho bạn để tự tin hơn khi thực hiện một cuộc gọi.

Nếu bạn là người gọi điện thoại, bạn nên

- Giới thiệu những thông tin cơ bản về bản thân hoặc công ty mà mình đại diện. Trình bày sơ lược về mục đích cuộc gọi. Mọi người thường có xu hướng đề phòng và không thoải mái khi nói chuyện với người lạ qua điện thoại. Điều này sẽ làm giảm hiệu quả của cuộc điện thoại.
- Quan tâm đến thời gian và thời điểm gọi. Trừ trường hợp bất khả kháng, tránh gọi cho người khác trước 6h sáng và sau 10h đêm. Giờ nghĩ trưa cũng không phải là lúc thích hợp để bạn bắt đầu trình bày một vấn đề với ai đó. Khi nói chuyện với người khác, việc tìm một không gian yên tĩnh là rất quan trọng. Bạn không thể duy trì một cuộc gọi khi liên tục bị ngắt quãng bởi tiếng ồn và sự mất tập trung.
- Chuẩn bị đầy đủ nội dung cần trao đổi với khách hàng. Những thông tin như số liên lạc, địa chỉ, giá cả, thời gian cần được trao đổi một cách chính xác và nhanh chóng. Đừng bắt khách hàng phải chờ đợi bạn tìm tòi những thứ đó từ đống tài liệu dài cộp, hay phải gọi lại lần nữa để đính chính.
- Cố gắng thể hiện một giọng nói rõ ràng và truyền cảm. Lời nói cần ngắn gọn, súc tích, truyền đạt đủ nội dung cần nói. Bạn có thể tưởng tượng rằng mình đang đứng trước mặt người nghe, và sử dụng hết khả năng biểu cảm để thể hiện thành ý của mình. Việc hình dung họ đang nhìn chúng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc gây cảm xúc bằng chính thái độ và sự ứng xử của mình.

Nếu bạn là người nghe điện thoại, bạn nên

Chú ý đến câu chào đầu vì chính câu nói đầu tiên sẽ tạo được thiện cảm cho người nghe. Thông thường, chúng ta có thể nói “Đây là.... xin kính chào quí khách” hoặc “ Tôi là…. Xin chào bạn…”
Tỏ ra nồng nhiệt, quan tâm và ngọt ngào khi nghe điện thoại. Điều này giúp người gọi thoải mái và dễ dàng giao tiếp với bạn hơn.
Luôn chú ý đến người gọi, biết đặt những câu hỏi và trả lời một cách chính xác. Điếu này giúp bạn ghi nhận thông tin tốt nhất, tạo hiệu quả cho cuộc trao đổi. Việc lắng nghe và tỏ ra mình đang lắng nghe là
một phép lịch sự tối thiểu trong giao tiếp. Bạn có thể khéo léo dùng những yếu tố kích thích quá trình nói của người gọi : dạ, vâng...
Tóm tắt nội dung cuộc nói chuyện sau khi nắm được những thông tin quan trọng. Hỏi lại khi cảm thấy thông tin nào đó là quan trọng hoặc là cần thiết phải kiểm tra lại. Luôn ghi chép hoặc thu âm nếu cảm
thấy cần.
Xin lỗi và thương lượng khéo léo nếu bạn cần chấm dứt cuộc trò chuyện để giải quyết một công việc khác. Mong người gọi chờ máy, hoặc hứa rằng bạn sẽ gọi lại ngay khi có thể , tùy vào trường hợp. Khi cảm thấy cuộc gọi quá dài và bạn muốn chấm dứt nó, hãy cố gắng ứng xử một cách khéo léo và tế nhị nhé.



Nguồn hieuhoc​
 
Thích: 46 people

Thiên Sứ

[♣]Thành Viên CLB
18/9/08
414
3,489
93
27
Đại học Khoa học Tự nhiên TPHCM
yeuthuongnhobe.wordpress.com
Họ và tên
Đinh Thị Thu Hiền
#2
Cảm ơn [tf] nhé!
Những điều này thực sự rất cần thiết khi chúng ta nói chuyện với người khác bằng điện thoại, nhất là khi chúng ta gọi để bàn hoặc thông báo với họ về một vấn đề nào đó. Thiên Sứ chưa được đọc một bài viết nào về cách sử dụng điện thoại trong giao tiếp trước giờ, bài này là bài đầu tiên đó. Và nó thực sự rất hữu ích!
 
Thích: 8 people
#3
Bài viết rất hay và hữu ích nữa,
ngày nay hầu như không ai không biết dùng điện thoại
Song cách nói sao cho lịch sự thì không phải ai cũng biết.
Phải không các bạn?
Cảm ơn tác giả nhiều nhiều.
Ah, người ta còn nói : "khi nhắc điện thoại lên, bạn hãy mỉm cười, người đối thoại với bạn ở đầu dây bên kia sẽ cảm nhận được nụ cười đó"
 
Thích: 13 people

[ tf ]

[♣]Thành Viên CLB
31/3/10
327
2,326
93
HCM
#4
Bài viết rất hay và hữu ích nữa,
ngày nay hầu như không ai không biết dùng điện thoại
Song cách nói sao cho lịch sự thì không phải ai cũng biết.
Phải không các bạn?
Cảm ơn tác giả nhiều nhiều.
Ah, người ta còn nói : "khi nhắc điện thoại lên, bạn hãy mỉm cười, người đối thoại với bạn ở đầu dây bên kia sẽ cảm nhận được nụ cười đó"
;) Bạn nói hoàn toàn đúng. Thank
 
Thích: 4 people

bluesea88

[♣]Thành Viên CLB
2/11/09
931
9,447
93
ĐH Bách Khoa Tp HCM
#5
Bài này đã post lâu rồi, mà bi giờ mình mới đọc được quả thật rất thiếu sót.
Mình phải thay đổi câu chào từ "nghe"/"Alo" sang "Hải nghe"
.:hon:
 
Thích: 8 people

Sóng

Thanh viên kỳ cựu
Thành viên BQT
15/9/08
1,274
13,510
113
Trường ĐH KHXH&NV TP.HCM
kynangsong.org
#6
Từ hồi có điện thoại, cũng có nhiều điều hay ho, và cũng gặp không ít chuyện rắc rối.

Ghét nhất vẫn là những cuộc điện thoại vô ý tứ, người gọi không chú ý đến việc cuộc điện thoại của mình có thể ảnh hưởng thế nào đến người nghe, cứ thế mà gọi bất kỳ lúc nào, bất kỳ nơi nào.
Có một lần, lúc 1h đêm, có 1 anh chàng gọi điện làm quen. Lúc ấy, đang bực mình vì bị phá giấc ngủ, cộng thêm cái kiểu nói chuyện úp úp mở mở, không rõ ràng, không mục đích khiến mình không tài nào có ấn tượng tốt về anh chàng đó.

Bài viết này khá cụ thể và rõ ràng về cách sử dụng điện thoại trong giao tiếp. Cái gì cũng phải học, có những điều đơn giản nhưng lại rất quan trọng trong việc để lại ấn tượng trong giao tiếp, như nói một câu chào, cách tự giới thiệu mình hay cách kết thúc một cuộc điện thoại.

"Alo, Ngọc nghe..." :)

 
Thích: 10 people

KendyDat

Thanh viên kỳ cựu
2/1/10
1,707
16,013
113
27
Bách Khoa University
yume.vn
#7
Mình thì ít khi nào dùng từ "Alo" lắm trừ trường hợp người đối thoại nói nhỏ quá nên buộc phải alo.
Thường thì mình hay nói:
-"Đạt nghe nè"
-"Nghe nè Long" - Nhắc đến tên người đối thoại
...
 
Thích: 4 people

hue_yeu_thuong

[♣]Thành Viên CLB
5/10/10
227
1,196
93
Phú Nhuận, Hồ Chí Minh
www.faebook.com
Họ và tên
Loan Ngô
#8
Tùy từng trường hợp mà mình xưng hô cho phù hợp. Theo mình, với những người chưa biết (gọi lần đầu) hay là chưa thân thiết thì có thể nói "Loan nghe đây ạ". Với anh chị thì có thể "Dạ. Em nghe đây anh/chị". Bạn bè thân thiết thì có thể nhắc đến tên người gọi, ví dụ "Nghe nè Heo"
 
Thích: 4 people

smallmonkey

Thành viên mới
16/10/10
2
8
3
Ha Noi
#9
Kỹ năng nghe điện thoại là một kỹ năng khá quan trọng, ai cũng cần trau dồi thêm qua thời gian, cảm ơn chủ topic :mimcuoi:, một bài viết ý nghĩa !
 
Thích: 8 people

gaubong90

Thành viên
31/12/10
17
85
13
29
Đại Học Thương Mại HN
#11
dù người đang nói chuyện với bạn không nhìn thấy nhưng vẫn có thể cảm nhận được sự nhiệt tình trong từng câu chữ bạn nói và cũng sẽ cảm nhận được cả nụ cười của bạn vì vậy đừng ngại ngần thể hiện sự nhiệt tình của bạn bằng một nục cười khi nói chuyện điện thoại bạn nhé.
 
Thích: 2 people

pa_pa

Thanh viên kỳ cựu
29/10/09
217
1,501
93
HTVtourist
#12
Nghe điện thoại cứ tưởng bình thường nhưng thật ra là cà một kĩ năng
 

Bình luận bằng Facebook