Nguyễn Phi Vân
Chuyên gia
Đương nhiên trong thời thế này thì công ty lớn nhỏ gì cũng phải sử dụng các phần mềm quản trị công việc để ghi nhận, giao việc, quản lý, chia sẻ, công việc hiệu quả. Không thể phủ nhận công nghệ là công cụ xịn sò nhất để hỗ trợ đội ngũ minh bạch về thông tin, cộng tác dễ dàng, thu thập và quản lý data hiệu quả, và nhờ vậy mà đảm bảo chất lượng công việc, deadline, kết quả tương ứng. Cho nên, khi tham Ià vào bất kỳ tổ chức nào, tôi đều yêu cầu sử dụng phần mềm quản trị công việc cho đội nhóm.
Tuy nhiên, công nghệ cuối cùng chỉ là công cụ. Nó không thể thay thế con người, không thể thay thế lẽ thường tình và sự tương tác cần thiết giữa con người với nhau. Công nghệ dòng vai trò tạo ra thêm kênh tương tác, với mục tiêu ghi nhận lịch sử, ghi nhận thông tin, dữ liệu một cách khách quan, kiên định, không đứt gãy, nhằm giúp cho con người làm việc hiệu quả hơn. Nó không nên được sử dụng như một cách để qui chụp hay thoát ly trách nhiệm, như kim bài miễn tội vì tôi đã làm đúng qui trình. Cho nên, cũng là một công cụ như nhau, nó có thể trở thành công cụ công tác cực kỳ hiệu quả cho đội nhóm, và cũng có thể trở thành nơi người ta chơi trò politics, gài bẫy hay luận tội nhau. Công cụ, cuối cùng chỉ là công cụ, nhưng văn hoá sử dụng công cụ đó mới thật sự là quan trọng. Tôi đã nhộn thấy người ta sử dụng công cụ, cũng đã nhìn thấy người ta sử dụng vũ khí, trên cùng một nền tảng. Vài suy nghĩ sau đây từ góc nhìn của một người làm quản trị, mong là các team nào đang tương tác bằng công nghệ sẽ phản tư về giá trị thật sự của công cụ mà mình đang sử dụng.
Đừng biến nhau thành nô lệ màn hình
Một sự thật không thể ghi nhận là, khi sử dụng phần mềm quản trị công việc, chuyện ai làm gì, khi nào xong, tương tác giữa những người liên đới rất minh bạch và rõ ràng. Cũng vì vậy, người ta dễ dàng phán một câu gì đó, bàn ra, bàn không tới thì hệ thống nó cũng ghi nhận là bạn đã có comment. Ủa, nhưng mà comment có ý nghĩa quái quỉ gì trong câu chuyện này? Comment chưa chắc đã là đóng góp. Comment cho có, cho xong, cho qua, cho rối thêm là thứ mà người ta hay làm khi không muốn hợp tác với ai đó. Cũng nhiều khi, ơ cái đó là chuyện của nó, ta còm cho có ghi nhận, còn nó làm không được không xong là task của nó, không liên quan gì tới kết quả lương thưởng của tui. Loại tương tác toxic này thì nhiều lắm, hầu như tổ chức nào cũng bị. Và tổ chức nào văn hoá càng tệ, tinh thần đồng đội càng kém thì nó càng thể hiện rõ nhất trên “nền tảng”, vì nền tảng lúc này trở thành vũ khí để hại nhau chứ không phải là công cụ để hợp tác.
Nhiều khi, chuyện đơn giản lắm, chỉ là làm rõ một thông tin gì đó, hỏi một câu không cần não nào đó, chỉ cần bước qua hỏi, nhắn 1 câu hay gọi điện thoại hỏi, nhưng không. Để chứng tỏ mình có hỏi, người ta hỏi trên nền tảng, rồi chờ cho ai đó log in vào nền tảng thiệt là trễ để trả lời, chỉ để phán rằng, “Thấy chưa? Tui hỏi mà 5 tiếng sau nó mới trả lời.” Ủa, rồi chúng ta biến nhau thành nô lệ của chiếc màn hình và cái nền tảng kia sao? Giờ, mình 8 tiếng ngồi canh cái màn hình xem khi nào noti nó chạy vào sao? Vừa phải thôi, công nghệ là để giúp cho việc cộng tác tốt hơn, đâu phải để “làm khó” nhau thế kia? Mình là người mà! Chạm mặt nhau nói một tiếng không được sao? Hay có công nghệ rồi thì ta miễn nhìn vào mắt nhau, muốn gì lên “nền tảng”?
Cho nên, công cụ cuối cùng nó chỉ là một lát cắt mỏng trong biểu đồ tương tác của con người với nhau. Đừng vin nào đó để biến nhau thành nô lệ.
Nhận dạng “gap” là để phát triển con người, không phải để luận tội
Khi ghi nhận thông tin, ghi nhận văn bản hay tương tác, cái hay mà nền tảng thể hiện là nhận dạng được những thiếu sót có thể có trong quá trình cộng tác hay trong cách quản trị công việc của một người nào đó. Ví dụ, người không rành công nghệ thì hay thao tác sai. Người không nắm qui trình thì comment ngớ ngẩn. Người không biết quản trị thời gian thì hay chạy trễ deadline, vv. Tất cả những loại gap - thiếu sót này khi nhận ra là để người làm quản trị hiểu ai đang mạnh gì yếu gì, ai có vẻ đang gặp vấn đề khó khăn trong công việc, dự án…. Từ đó, người làm quản trị nhận dạng những khoảng cách này mà phát triển con người, mentor hay coach cho nhân sự thêm để làm việc và quản trị bản thân hiệu quả hơn. Mục đích đúng ra là vậy, không phải để lôi nhau ra mà luận tội.
Ở đây, văn hoá tổ chức sẽ thể hiện rất rõ, là văn hoá phát triển con người hay văn hoá thau cua.
Cuối cùng, sử dụng nền tảng là để làm gì?
Cho nên, công cụ số là tốt, ứng dụng công nghệ là xịn, nhưng phải rất rõ chuyện ứng dụng để làm gì. Trong một tổ chức tích cực, tin tưởng, sử dụng công cụ để công tác hiệu quả hơn, nền tảng kiểu gì, rẻ tiền hay triệu đô gì cũng phát huy tác dụng. Vì khi đó, công cụ được hiểu là thứ để giúp nhau tốt hơn. Ngược lại, trong một tổ chức không ai tin ai, lấy sự nghi ngờ và phòng thủ làm phương châm hoạt động thì, nền tảng chỉ là nơi để người ta đấu đá lẫn nhau, đổ thừa, gài bẫy hại nhau chớ chả có lợi ích gì. Không phải cứ sử dụng công nghệ là giải quyết được mọi thứ. Công nghệ là để phục vụ con người. Khi con người không OK thì công nghệ chỉ làm rối thêm thôi.
Cho nên, làm gì làm, cũng phải quay về con người trước, rồi tính chuyện công nghệ sau, để phục vụ con người.
Nguyễn Phi Vân
