Nguyễn Phi Vân
Chuyên gia
Đó có lẽ là câu ca cẩm dễ dàng nhất khi ai đó không hoàn thành hay không xử lý nổi công việc được giao. Nhưng overload nghĩa là gì, và bạn có thật sự overload hay không thì lại là chuyện khác. Khi cảm thấy bị overload, điều đầu tiên cần làm là hỏi mình những câu hỏi sau đây:
Overload hay không có kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc?
Overload là từ sang trọng mà người ta hay sử dụng để ám chỉ mình đang có quá nhiều việc, làm không nổi, làm không xong, hoặc vì nhiều quá không biết phải bắt đầu từ đâu. Nhưng trong đa số trường hợp, nói mình overload nhưng thật ra người ta không biết cách tổ chức và sắp xếp. Nhiều là bao nhiêu? Nếu ngồi xuống viết ra thì nó là bao nhiêu task cụ thể, 10, 15, 20? Khi viết ra và nghĩ cạn não rồi mà viết ra chỉ một cái list 10-15 task gì đó, đó là chưa nói ít hơn, thì thật ra bạn đang không overload mà đang chưa biết cách sắp xếp.
Câu hỏi tiếp theo là, trong 10-15 task đó, đâu là những task cố định mà bạn phải thực hiện hàng ngày, bao nhiêu task phải thực hiện hàng tuần, bao nhiêu task phải thực hiện mỗi tháng một lần? Khi đặt câu hỏi này, bạn vừa phân loại rất rõ ràng các task theo chu kỳ, nghĩa là có những việc mỗi ngày phải làm, nhưng có những công việc cả tuần làm có 1 lần, cả tháng làm có 1 lần. Vậy thì đổ hết vô 1 cái list sẽ thấy nó nhiều, kỳ thực tính theo mức độ thực hiện thì không có bao nhiêu. Tốt nhất ở đây là xếp hàng task theo cột ngày, tuần, tháng, rồi mỗi tuần hay tháng chọn 1 ngày thấp điểm nhất sắp xếp các task không thường xuyên đó vào. Như vậy, góc nhìn của bạn về khối lượng công việc sẽ thực tế hơn, và có khi bạn sẽ thấy sao list công việc của mình ít quá.
Câu hỏi tiếp theo nữa là, trong list công việc của ngày, đâu là công việc ưu tiên? Các bạn có nhớ 4 ô cửa sổ trong quản trị quỹ thời gian hay không, gấp và quan trọng, gấp nhưng không quan trọng, quan trọng nhưng không gấp, không quan trọng cũng không gấp. Rồi cứ theo thứ tự 1, 2, 3, 4 của cái matrix này mà sắp xếp công việc thôi, đâu có gì là quá khó và quá ghê gớm. Và khi thấy mình có quá trời việc không gấp cũng không quan trọng thì có lẽ bạn nên ngồn lại với sếp trực tiếp của mình để trao đổi xem mấy việc này có cần delete đi không. Cho nên tôi hay nói với các bạn trẻ rằng, nhìn cả đống việc vậy thôi, nhiều khi chỉ là tưởng tượng, vì trong đó chỉ đâu đó 20% đóng góp vào mục đích hay mục tiêu đặt ra, còn lại phần lớn là người ta đặt ra cho nhau việc mà không hiểu để làm gì, để thoả mãn mục tiêu hay kết quả chung gì. Các bạn cứ thử ngồi hỏi đúng 1 câu cho từng việc mình đang làm đi, việc này đóng góp thế nào vào mục tiêu cụ thể gì của tổ chức. Nếu câu nào bạn cũng tìm ra câu trả lời cụ thể và chính xác thì chúc mừng, còn nếu không thì có lẽ đó là việc làm làm mà chẳng hiểu tại sao.
Còn khi đã phân tích, tổ chức và sắp xếp rồi mà cái list vẫn thấy còn dài thì câu hỏi tiếp theo cần hỏi là, có khi nào mình chưa biết cách sắp xếp và cần người mentor chỉ ra cho mình thấy vấn đề không? Hỏi vậy thì hẹn sếp và mentor của mình ra mà hỏi liền đi. 100% là họ sẽ chỉ ra cho bạn vấn đề thật sự là gì. Đừng tự mình cho là mình đang overload rồi phản ứng như thể mình đang overload trong khi bản thân hoàn toàn không overload chút nào. Vấn đề thật ra chỉ là, bạn không có kỹ năng sắp xếp và tổ chức công việc.
Overload hay hiệu suất làm việc chưa tốt?
Hồi xưa đi làm thuê, tôi hay rảnh. Chuyện người ta làm 1-2 ngày, mình làm chỉ 1-2 tiếng là xong. Vì vậy mà rảnh quá bày ra thêm việc để làm. Cứ như vậy mà các sếp để ý cất nhắc lên rất nhanh. Cái đó không phải là giỏi. Cái đó gọi là có productivity - làm việc có hiệu suất, nghĩa là cùng một việc, nhưng tạo ra hiệu quả trong 1 khoảng thời gian ngắn hơn rất nhiều, tối ưu hơn rất nhiều so với người khác. Trong cuốn “Quảy gánh băng đồng ra thế giới”, chương viết về Singapore, tôi có đưa ra 1 sự thật là hiệu suất lao động đầu người của 1 người Singapore gấp hơn 26 lần 1 người Việt Nam. Nghĩa là việc người ta làm chỉ mất 1 tiếng, người Việt Nam sẽ mất hơn 26 tiếng để hoàn thành. Bạn thấy sao? Vậy thì nên thuê 1 bạn Singapore hay thuê 1 bạn Việt Nam để thực hiện cùng 1 công việc và trả lương theo giờ?
Điều này là sự thật, và sự thật này cho chúng ta thấy là người Việt Nam đang làm việc kém hiệu suất. Vì kém hiệu suất, 1 việc làm quá lâu, quá mất thời gian nên công việc làm mãi không xong và cho là mình overload. Dạ không, overload gì ở đây? Chẳng qua là bạn đang làm việc với hiệu suất quá kém đó thôi. Và việc bạn cần làm không phải là phàn nàn về chuyện overload mà tập trung vào cải tiến hiệu suất làm việc của bản thân. Khi 1 người Việt Nam làm bằng hiệu suất của 1 người Singapore rồi thì lúc đó hẵng dám lên tiếng cảm rằm về sự overload của mình, nhé!
Overload hay không không đủ kiến thức / kỹ năng để thực hiện một nhiệm vụ / công việc được giao?
Lý do tại sao người nước ngoài, đặc biệt tại các quốc gia phát triển có hiệu suất lao động cao hơn hẳn chúng ta là vì họ được chuẩn bị về tư duy, kiến thức, kỹ năng rất tốt để sắp xếp, tổ chức và triển khai công việc hiệu quả. Khi bạn không nghĩ đủ thì làm sao sắp để tốt? Khi bạn không sắp xếp tốt thì làm sao triển khai tốt? Khi bạn không triển khai tốt, có kế hoạch và logic đàng hoàng thì làm sao tạo ra hiệu quả? Thành ra, cũng bao nhiêu đó thời gian, bao nhiêu đó công sức, người ta làm nhoáng cái xong, mình làm hoài vẫn chưa đạt. Vậy, thì vấn đề chưa bao giờ là overload cả, vấn đề là bạn cần nhận dạng mình đang thiếu hay kém kỹ năng gì, rồi tập trung vào đó mà upskill - nâng cấp kỹ năng bản thân. Khi kỹ năng của bạn tốt lên thì việc gì cũng thành dễ, thành nhanh, thành hiệu quả được hết, và bạn sẽ vì thế mà đâm ra quá rảnh, sẽ vì thế mà xấu hổ chuyện mình than van overload trước kia.
Cho nên, phàm việc gì làm không tốt, không xong, không hoàn thành thì coi lại bản thân mình, chớ đổ thừa cho người khác, cho hoàn cảnh, cho thứ này chuyện nọ. Tất cả là tại bản thân mình hết đó bạn ơi.
Overload hay không muốn làm việc được giao?
Cũng có nhiều trường hợp, overload chỉ là cái cớ để phủi những việc bản thân không muốn làm. Đi làm, chưa tới level nào hết mà đã chọn việc này không thích việc kia thì ăn ở với ai? Cấu trúc công việc của bất kỳ vị trí nào tại bất kỳ tổ chức nào đều có thứ bạn thích làm và thứ bạn phải làm. Nếu không thì chuyện không ai thích làm đổ ra cho ai? Cuộc đời mà, nếu chỉ toàn việc mình thích thôi thì nó thành thiên đàng mất rồi. Sự thật thì, đời này không bao giờ hoàn hảo, không bao giờ chỉ có việc mình thích, người mình thích, thứ mình thích hết. Bản chất của cuộc sống là Ying Yang, có sáng có tối, có trong có đục, có tốt có xấu, có thích và không thích. Khi chấp nhận được sự thật vĩnh hằng này, bạn sẽ học cách sống với tính hai mặt của thế giới, học cách quản trị bản thân để điều tiết mọi việc xảy ra trong cuộc sống của mình một cách bình tĩnh hơn.
Cho nên, thật ra là không cần phải lấy cái cớ overload để tránh né việc bạn không muốn làm. Ở đâu, làm gì, tổ chức nào cũng sẽ luôn tồn tại thứ bạn muốn và không muốn. Nên học cách quản trị nó thay vì bỏ của chạy lấy người.
Overload thật thì sao?
Nếu bạn thật sự overload, sau khi đã đặt tất cả và trả lời tất cả những câu hỏi trên và thấy bản thân mình perfect - đã hoàn hảo rồi và làm tốt hết những cách trên rồi nhưng vẫn overload, thì bạn nên ngồi xuống và chia sẻ chuyện này với sếp trực tiếp của mình. Quan trọng là, bạn cần phải trình bày được tất cả những điều bạn đã làm ở trên, nhưng công việc thật ra vẫn đang không hoàn thành đúng hẹn. Vậy, thì tâm thế của buổi trao đổi đó là, làm sao để chúng ta có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất trong hoàn cảnh đó. Vấn đề là tìm ra giải pháp cùng nhau. Vấn đề chưa bao giờ là phàn nàn tôi overload cả. Người có tâm thế tạo ra kết quả sẽ luôn quan tâm đến kết quả, quan tâm đến việc làm thế nào để tạo ra kết quả nhanh hơn, tốt hơn, hiệu quả hơn, xuất sắc hơn. Với tâm thế đó, họ sẽ đi tìm cách thay vì ngồi đó phàn nàn, ca cẩm, tiêu cực. Kiểu người phàn nàn là kiểu người không bao giờ phát triển và thành công được. Họ chỉ tới đó, chỉ loanh quanh trong tâm thế đó, tư duy đó, cách hành xử đó. Khi và chỉ khi bạn lớn hơn vấn đề thì bạn mới có thể thành công. Ngày nào mà bạn vẫn còn loay hoay nhìn thấy vấn đề và vấn đề, phản ứng với vấn đề và vấn đề, bị bao vây bởi vấn đề và vấn đề thì ngày đó bạn vẫn chưa thể lớn.
Rồi, hỡi những người overload, có khi hôm nay là ngày bạn nên suy nghĩ lại, phản tư xem trên đời này có nên còn chữ overload hay không. Ngày nào chữ này nó còn ám lấy đời mình thì ngày đó mình vẫn còn quẩn quanh bên cái cối xay buộc vào chữ overload. Có khi, bạn nên giải phóng bản thân mình bằng cách học kỹ năng tổ chức, kỹ năng sắp xếp, kỹ năng đặt thứ tự ưu tiên, hiệu suất lao động sao cho nó bằng Singpore thôi, không cần cao quá, hoặc đơn giản là học cách quản trị bản thân, để vấn đề nó không lớn hơn mình. Có khi, sau khi làm tất cả những chuyện này, overload nó tự nhiên biến mất, khỏi hành trình sự nghiệp của mình, khỏi cuộc sống của mình, khỏi thế giới của mình.
Nguyễn Phi Vân