Nguyễn Phi Vân
Chuyên gia
Có một sự thật mà mình chỉ vỡ lẽ ra khi bắt đầu làm việc với nhiều bạn trẻ Việt Nam, đó là khả năng thực thi và triển khai chi tiết. Mặc dù bản thân không phải là người thích làm việc và triển khai chi tiết, nhưng nếu nhận bất kỳ một dự án hay nhiệm vụ nào, tôi cũng sẽ tính toán, lên kế hoạch, lưu ý đến tất cả những chi tiết cần thiết từ nhỏ đến lớn để triển khai tốt nhất nhiệm vụ đó.
Không sai khi nói rằng, có ý tưởng tốt chưa chắc đã làm được. Việc triển khai và thực thi một cách chính xác và chi tiết, đúng kế hoạch mới là chìa khóa giúp cho bạn đạt được những gì bạn nghĩ ra hoặc đặt ra. Phần lớn các bạn trẻ bây giờ có quá nhiều ý tưởng, mong muốn đủ thứ nhưng khi triển khai lại vô cùng cẩu thả. Bạn nghĩ đi, nếu một ý tưởng tốt được triển khai một cách qua loa và cẩu thả thì chuyện gì sẽ xảy ra? Bạn đang trình diễn với thế giới rằng bạn là người không có khả năng. Đừng quá quan trọng hóa ý tưởng và coi thường sự thực thi. Ý tưởng có bay bổng, hay ho, mơ hoang cỡ nào nếu không được triển khai một cách kỷ luật thì cuối cùng cũng chỉ là một mớ bòng bong hỗn độn. Vì chủ quan, đã có không ít lần tôi tin tưởng và giao cho một số bạn triển khai một ý tưởng hay ho nào đó mà không theo dõi và quản trị chi tiết. Kết quả là, ý thì hay nhưng kết quả thì flop một cách thảm hại. Điều này thường khiến tôi đánh giá người triển khai không có năng lực và vì vậy không muốn tiếp tục giao cho những trách nhiệm quan trọng hoặc to lớn hơn. Bạn nghĩ đi, bất kỳ một công việc dù nhỏ hay lớn nào cũng đều trình bày với thế giới năng lực thực thi và triển khai của bạn. Do đó, chuyện nhỏ mà làm không xong thì chuyện lớn ai dám giao cho.
Khi nhận thức được rằng chuyện lớn hay nhỏ gì cũng là sân khấu trình diễn năng lực của bản thân, bạn cần chú ý hơn đến việc triển khai chi tiết, đúng kế hoạch và hiệu quả bất kỳ việc gì mình nhận lãnh trong đời, dù siêu to hay cực nhỏ. Với tôi, đây chỉ là vấn đề về khả năng và kỹ năng. Do đó, bạn hoàn toàn có thể học và rèn luyện kỹ năng này để thể hiện năng lực của mình một cách thuyết phục nhất. CV dù có việc hay cỡ nào, phỏng vấn dù có khua môi múa mỏ cỡ nào cũng không bằng cách bạn thể hiện năng lực của chính mình bằng hành động. Do đó, đã từ rất lâu rồi, tôi không còn nhìn CV và nghe người ta nói để đánh giá một con người nữa. Tôi quan sát và nhìn vào cách người khác làm việc và thể hiện năng lực qua việc triển khai công việc để đánh giá năng lực của một con người. Cũng vì vậy, đối với những ai chưa nhận thức rõ về tầm quan trọng của kỹ năng triển khai này, xin chia sẻ với các bạn ba điều mà các bạn cần lưu ý để giúp mình rèn luyện kỹ năng tốt hơn.
Dù lớn hay nhỏ, làm gì cũng phải có check list quản trị dự án
Làm việc không logic & khoa học thì không bao giờ đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng như suy nghĩ của mình. Một việc muốn được thực thi thành công, nó liên quan đến nhiều bước và nhiều người khác nhau. Do đó, nếu không ghi ra rõ ràng và chi tiết ai sẽ làm gì vào lúc nào và khi nào cần phải hoàn thành thì đương nhiên mọi việc sẽ không diễn ra như kế hoạch. Đây có lẽ là khiếm khuyết lớn nhất của nhiều người trẻ, nghĩ sao làm vậy, tới đâu làm tới đó, hoàn toàn không có kế hoạch cụ thể gì. khi bạn cho phép mình làm việc một cách vô kỷ luật như thế, đương nhiên tất cả những người xung quanh có liên quan đến dự án cũng sẽ làm việc một cách đối phó. Đơn giản vì họ không hiểu hoàn cảnh công việc, các bước cần làm và vai trò của họ ở đâu trong từng mắt xích của chương trình. Một đội quân không có tướng, không có chiến thuật, không ai biết phải làm gì vào lúc nào thì đương nhiên chưa đánh đã thua. Đơn giản là như thế.
Làm việc cũng như thế thôi. Nếu không có khả năng lên kế hoạch và hoàn thành check list, đưa ra các bước triển khai thì không ai có thể phối hợp cùng bạn để thực thi. Mà check list thì có gì khó đâu? Đơn giản chỉ là việc cần làm, mô tả nhiệm vụ đó một cách cụ thể nếu cần, ai làm, khi nào cần hoàn thành. Chỉ vậy thôi chứ không phải là rocket science - khoa học tên lửa gì cho cam. Nếu một việc đơn giản như vậy mà bạn còn không làm được thì làm sao có khả năng thực thi bất kỳ chuyện lớn nhỏ gì. Cho nên, lần sau bạn nhận bất kỳ nhiệm vụ hay trách nhiệm gì, hãy kỷ luật với bản thân và bắt đầu bạn check list quản trị dự án.
Luôn briefing dù việc nhỏ hay lớn
Không ai trên đời này tự nhiên đọc được suy nghĩ của bạn. Làm việc gì cũng vậy, khi có liên quan đến người khác thì một trong những việc quan trọng nhất là phải briefing. Briefing nghĩa là mình chia sẻ toàn bộ kế hoạch, các bước cần thực hiện, nhiệm vụ giao cho từng người, thời gian họ cần hoàn thành, vv để có thể phối hợp với nhau một cách ăn ý nhất.
Tôi để ý thấy là, vì các nền tảng nhắn tin bây giờ quá nhiều nên các bạn trẻ thường chủ quan, tạo group và nhắn tin lung tung, rời rạc trên group rồi tự cho rằng người nào cũng phải đọc tin nhắn của người đó và tự làm việc cần làm. Trên thực tế, điều này chưa bao giờ xảy ra. Việc có quá nhiều group và quá nhiều tin nhắn mỗi ngày đương nhiên làm cho người ta bỏ sót tin nhắn hoặc có đọc tin nhắn cũng quên. Bản thân bạn còn như thế mà. Do đó, đừng expect - cho là người ta đương nhiên phải làm việc cần làm. Nếu bạn đặt niềm tin vào một rủi ro 99% không xảy ra cho dự án mình đang triển khai thì bạn nghĩ mình có trách nhiệm hay không?
Mà briefing thì có gì khó đâu? Tôi làm việc gì với tập thể nào cũng luôn tổ chức một buổi briefing. Có khi chỉ cần 15 đến 30 phút là đủ. Quan trọng là người quản trị dự án đó chia sẽ được hết tất cả các vấn đề mà các thành viên trong dự án cần phải nhận thức, quan tâm và thực hiện. 15 phút trong cuộc đời của bạn không đáng là bao nhưng đó có khi chính là chìa khóa giúp bạn thực hiện thành công dự án của mình.
Theo dõi và quản trị dự án
Làm gì cũng vậy, khi đã có một tập thể thì sẽ có người này kẻ kia. Sẽ có người đặt trách nhiệm rất cao và hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của mình. Cũng sẽ có người cực kỳ lơ là, thiếu trách nhiệm dù đã nhận lãnh công việc. Có người gặp khó khăn không nói ra, không chia sẻ, không thể làm tiếp nhưng cứ im im. Cũng có người thiếu kỹ năng quản trị thời gian, thiếu kỹ năng tổ chức nên nếu không ai push thì sẽ không làm theo đúng thời gian quy định. Do đó, là người nắm và triển khai một dự án, bạn phải luôn luôn kiểm tra, theo dõi tiến độ thực hiện của từng thành viên trong dự án và can thiệp ngay khi cần để việc triển khai đồng bộ của tất cả thành viên sẽ giúp cho dự án thành công.
Bạn hiểu rõ là, nếu bất kỳ mắt xích nào, thành viên nào trong dự án không hoàn thành tốt công việc của mình thì cả dự án sẽ chịu ảnh hưởng. Vì vậy, người quản trị không bao giờ được lơ là, cẩu thả và hoàn toàn giao phó trách nhiệm của dự án cho những thành viên tham gia. Bạn là nhạc trưởng. Chấm hết. Nếu bạn không dẫn dắt thì dàn nhạc này sẽ trở thành một thứ hỗn tạp. Là nhạc trưởng, bạn không có quyền đổ lỗi cho bất kỳ thành viên nào của dàn nhạc. Nếu bản hòa âm đó không hay, không thành công thì người chịu trách nhiệm duy nhất là chính bạn. Cho nên, một là làm thật tốt vai trò và nhiệm vụ của mình. Hai là đừng nhận lãnh trách nhiệm đó. Đừng nửa chừng, vì sự nửa chừng này chỉ trình diễn cho thế giới bên ngoài rằng bạn không có năng lực.
Bạn thấy đó, chẳng có gì là ghê gớm cả. Cuối cùng, nó chỉ là chuyện làm việc một cách logic và khoa học. Không có gì là khó, nhưng cần sự kỷ luật và cam kết. Điều này thì phụ thuộc hoàn toàn ở bạn. Nếu muốn thành công, bạn cần rèn luyện tính kỷ luật và sự cam kết. Bằng không, mình cũng không còn chuyện gì khác để nói ở đây….
Nguyễn Phi Vân
