Lu Song Qing
Cố Vấn Chuyên Môn
Trở nên có tổ chức
Người Ba Tư cũ có câu nói, "May mắn mê mẩn với hiệu quả”. Hãy trở nên có tổ chức. Mọi người đều tôn trọng sự có tổ chức. Có tổ chức, bạn sẽ thấy mình ít bị căng thẳng hơn với nhiều khoảng trống, thời gian và tiền bạc hơn. Điều cốt lõi của việc có tổ chức lại nằm chính ở việc tạo lập mục tiêu và lên kế hoạch. Biết những gì bạn muốn. Đặt ra những ưu tiên. Bảo vệ thời gian làm việc của bạn. Loại bỏ mọi sự ngưng trệ. Làm việc với thái độ tích cực và đừng bị phân tán bởi việc cãi lộn hay những việc xã hội khác.
Nhưng có một cái giá đối với thời gian và sở thích của bạn. Hãy bỏ thời gian làm những việc mà bạn muốn. Bạn có thể để người khác làm những việc nhỏ nào khác để bản thân mình có thể tập trung hơn cho những công việc ưu tiên cao hơn? Bạn có thể sẽ thấy việc thuê người khác làm những công việc đơn giản cho mình không phải là một chi phí mà là một sự đầu tư tồn kém nhưng có hiệu quả. Nếu bạn không muốn làm những công việc như trông nhà, hãy thuê dịch vụ lau dọn nhà cửa. Nếu bạn không muốn làm công việc cắt cỏ, hãy thuê người làm việc đó. Trong hầu hết các lĩnh vực, bạn có thể tìm thấy những nhà cung cấp dịch vụ từ việc cho chó đi dạo đến việc giao tận tay các sản phẩm rau quả và đi chợ hộ.
Thế còn tình hình công việc của bạn thì sao? Nếu bạn liên tục bị ngưng trệ và sa lầy trong những công việc thường ngày, bạn sẽ có lợi khi thuê một người thư ký hay trợ lý cá nhân. Nếu bạn làm một dự án lớn, việc thuê những người làm công tạm thời là điều có lý do để làm. Việc thuê nhân lực ngoại lệ sẽ cho bạn và công ty của bạn những sự chia sẻ lâu dài. Nếu bạn thấy được một người nhân công làm việc chăm chỉ với một cá tính dễ chịu ở 1 cửa hiệu băng đĩa, một trạm chuyển phát, nhà băng hay bất kỳ nơi đâu, đó có thể là người mà bạn muốn thuê. Hãy đưa cho họ cuốn Nguyên tắc hành động và xem họ làm tốt như thế nào. Sau đó, hãy xem đống công việc của bạn sẽ giảm bớt, hiệu quả tăng lên hay cả hai.
Bạn sống trong một thế giới đầy những điều kỳ diệu của công nghệ. Bạn phải có một cái máy tính và có lẽ cả một cái điện thoại di động. Hãy tìm kiếm những vật dụng khác có thể làm cho cuộc sống và công việc của bạn dễ dàng hơn. Bạn có thể làm lợi từ chương trình thời gian biểu trên máy tính của bạn, từ máy chụp ảnh kỹ thuật số, máy fax hoặc máy thu âm mini không?
Là một người có tổ chức bạn sẽ thấy mỗi lúc mình đang làm một việc. Bạn sẽ biết chắc mình phải làm gì trước khi bắt đầu công việc của mình để bạn không lãng phí thời gian làm những việc không đúng. Mục tiêu của bạn là bỏ ra đủ thời gian để làm những việc hợp lý ngay từ đầu. Nhà thơ người Mỹ Henry Wadsworth Longfellow đã viết, "Làm một việc hợp lý mất ít thời gian hơn là giải thích tại sao bạn làm sai nó”.
Học cách nói không
Bạn có đang kiểm soát cuộc sống của chính mình? Hay cuộc sống của bạn đang bị cha mẹ, con cái, bạn tình, sếp, người giúp việc, bạn bè, tivi hay những nghiện ngập kiểm soát? Có rất nhiều người, nơi chốn và việc thi nhau giành lấy thời gian của bạn. Bạn muốn làm gì và phải làm gi? Danh sách những công việc cần làm hàng ngày sẽ cho bạn khả năng dành ưu tiên cho người nào và hoạt động nào trong cuộc sống của bạn và do đó bạn có thể đầu tư thời gian hợp lý theo đó.
Bạn muốn giúp gia đình và bạn bè. Bạn không nhất thiết phải trở thành người hầu của họ. Liệu một vài người khách có đáng để bạn làm nhiều việc cho họ thế không? Hãy tránh những gì có thể làm tiêu tốn thời gian của bạn và không mang bạn đến gần hơn mục tiêu của mình.
Hãy mang theo thời lịch trình làm việc của bạn đến các cuộc hẹn. Hãy bảo vệ lịch trình đó, những mục tiêu của bạn và danh sách những việc cần làm của bạn. Nếu bạn có thể tránh điều này thì đừng nói, "Tôi sẽ trở lại với bạn”. Việc này sẽ tạo những ràng buộc trong tương lai và nhiêu hơn nữa những công việc. Nếu bạn có thể quyết định ngay tại thời điểm đó thì hãy làm như thế. Nếu bạn có quyền, hãy cân nhắc việc tham gia của mình đối với những dự án mới trước khi đồng ý với nó. Hãy chuẩn bị với những yêu cầu phát sinh từ thời gian và nguồn lực của bạn. Liệu công việc đó có phù hợp với những ưu tiên và kỹ năng của bạn không? Liệu công việc mới có ảnh hưởng tới lượng công việc hiện tại của bạn không? Bạn có hiểu những yêu cầu cụ thể của công việc của bạn không? Liệu những trông đợi về thời gian và chất lượng công việc có thực tế không? Thời điểm tốt nhất để đối mặt với những vấn đề tiềm ẩn là trước khi bạn nhận trách nhiệm làm nó.
Hãy can ngăn mọi người để họ không xen vào và làm phiền công việc của bạn. Nếu bạn có thư ký hay người trợ lý, họ sẽ là người nhận tin nhắn và thu sếp các cuộc hẹn cho bạn. Thư thoại và thư email sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian làm việc của mình. Hãy chắc chắn là bạn có đủ năng lực, thời gian và nguồn lực để hoàn thành những yêu cầu trước khi chấp nhận chúng và cho phép chúng ảnh hưởng đến những công việc hiện tại của bạn.
Làm thế nào để giao phó công việc
Bạn làm được nhiều việc nhưng bạn có thể sẽ làm được nhiều hơn khi có thêm người giúp bạn. Dù bạn có là người đứng đầu gia đình, công ty hay đội bóng nào hay không, bạn cũng phải nên có thể giao việc cho người khác. Giao việc có nghĩa là giao trách nhiệm cho người khác. Việc đó giúp bạn tập trung hơn vào những việc bạn có thể làm tốt nhất và cho phép bạn suy nghĩ, lên kế hoạch và cải thiện hiệu quả làm việc của cả nhóm. Bạn giao việc cũng phải có hiệu quả về thời gian và chi phí cho người được giao việc. Bạn cũng nên giao việc cho người có khả năng làm tốt hơn bạn.
Đây là một vài gợi ý cho việc giao việc để đem lại hiệu quả:
• Giao đúng việc đúng người.
• Giải thích càng chi tiết càng tốt về những trông đợi của bạn đối với kết quả công việc đó.
• Gia hạn ngày yêu cầu công việc phải được hoàn thành.
• Hãy đảm bảo họ có đủ thời gian và nguồn lực để hoàn thành công việc.
• Yêu cầu người đó tận tâm với trách nhiệm công việc.
• Khuyến khích họ có những phản hồi nếu có vấn đề nảy sinh.
• Đảm bảo là người đó nắm chắc được công việc và ngày phải hoàn thành nó.
• Lên lịch thời gian và biện pháp kiểm tra và cập nhật thông tin.
• Hãy nói “Cảm ơn”
• Hãy theo dõi.
Làm thế nào để thu xếp các dự án
Giống như những gì bạn đã lên kế hoạch, bạn nên biến những mục tiêu của mình thành những dự án nhỏ có thể thu xếp được. Bạn sẽ thực hiện chúng bằng cách tự trả lời những câu hỏi sau:
• Chính xác thì việc gì cần phải được làm?
• Dự án đó quan trọng với bạn và công ty của bạn như thế nào?
• Ai chịu trách nhiệm cho dự án đó? Có hạn chót để hoàn thành hay không? Có ngày bắt đầu hay không?
• Thời gian dự kiến để hoàn thành dự án là như thế nào?
• Nó sẽ tốn kém như thế nào và bạn có đủ nguồn lực không?
• Ngoài tiền, nó cần những nguồn lực nào khác và bạn có những nguốn lực đó không?
• Đánh giá thành công như thế nào?
• Những dự án nào sẽ phải tạm ngừng lại để hoàn thành dự án này?
• Những lựa chọn cho việc hoàn thành dự án này là như thế nào? Mình có thể trao đổi lấy ý kiến từ ai? Mình có thể giao phó công việc cho những ai?
(Sưu tầm)
Người Ba Tư cũ có câu nói, "May mắn mê mẩn với hiệu quả”. Hãy trở nên có tổ chức. Mọi người đều tôn trọng sự có tổ chức. Có tổ chức, bạn sẽ thấy mình ít bị căng thẳng hơn với nhiều khoảng trống, thời gian và tiền bạc hơn. Điều cốt lõi của việc có tổ chức lại nằm chính ở việc tạo lập mục tiêu và lên kế hoạch. Biết những gì bạn muốn. Đặt ra những ưu tiên. Bảo vệ thời gian làm việc của bạn. Loại bỏ mọi sự ngưng trệ. Làm việc với thái độ tích cực và đừng bị phân tán bởi việc cãi lộn hay những việc xã hội khác.
Nhưng có một cái giá đối với thời gian và sở thích của bạn. Hãy bỏ thời gian làm những việc mà bạn muốn. Bạn có thể để người khác làm những việc nhỏ nào khác để bản thân mình có thể tập trung hơn cho những công việc ưu tiên cao hơn? Bạn có thể sẽ thấy việc thuê người khác làm những công việc đơn giản cho mình không phải là một chi phí mà là một sự đầu tư tồn kém nhưng có hiệu quả. Nếu bạn không muốn làm những công việc như trông nhà, hãy thuê dịch vụ lau dọn nhà cửa. Nếu bạn không muốn làm công việc cắt cỏ, hãy thuê người làm việc đó. Trong hầu hết các lĩnh vực, bạn có thể tìm thấy những nhà cung cấp dịch vụ từ việc cho chó đi dạo đến việc giao tận tay các sản phẩm rau quả và đi chợ hộ.
Thế còn tình hình công việc của bạn thì sao? Nếu bạn liên tục bị ngưng trệ và sa lầy trong những công việc thường ngày, bạn sẽ có lợi khi thuê một người thư ký hay trợ lý cá nhân. Nếu bạn làm một dự án lớn, việc thuê những người làm công tạm thời là điều có lý do để làm. Việc thuê nhân lực ngoại lệ sẽ cho bạn và công ty của bạn những sự chia sẻ lâu dài. Nếu bạn thấy được một người nhân công làm việc chăm chỉ với một cá tính dễ chịu ở 1 cửa hiệu băng đĩa, một trạm chuyển phát, nhà băng hay bất kỳ nơi đâu, đó có thể là người mà bạn muốn thuê. Hãy đưa cho họ cuốn Nguyên tắc hành động và xem họ làm tốt như thế nào. Sau đó, hãy xem đống công việc của bạn sẽ giảm bớt, hiệu quả tăng lên hay cả hai.
Bạn sống trong một thế giới đầy những điều kỳ diệu của công nghệ. Bạn phải có một cái máy tính và có lẽ cả một cái điện thoại di động. Hãy tìm kiếm những vật dụng khác có thể làm cho cuộc sống và công việc của bạn dễ dàng hơn. Bạn có thể làm lợi từ chương trình thời gian biểu trên máy tính của bạn, từ máy chụp ảnh kỹ thuật số, máy fax hoặc máy thu âm mini không?
Là một người có tổ chức bạn sẽ thấy mỗi lúc mình đang làm một việc. Bạn sẽ biết chắc mình phải làm gì trước khi bắt đầu công việc của mình để bạn không lãng phí thời gian làm những việc không đúng. Mục tiêu của bạn là bỏ ra đủ thời gian để làm những việc hợp lý ngay từ đầu. Nhà thơ người Mỹ Henry Wadsworth Longfellow đã viết, "Làm một việc hợp lý mất ít thời gian hơn là giải thích tại sao bạn làm sai nó”.
Học cách nói không
Bạn có đang kiểm soát cuộc sống của chính mình? Hay cuộc sống của bạn đang bị cha mẹ, con cái, bạn tình, sếp, người giúp việc, bạn bè, tivi hay những nghiện ngập kiểm soát? Có rất nhiều người, nơi chốn và việc thi nhau giành lấy thời gian của bạn. Bạn muốn làm gì và phải làm gi? Danh sách những công việc cần làm hàng ngày sẽ cho bạn khả năng dành ưu tiên cho người nào và hoạt động nào trong cuộc sống của bạn và do đó bạn có thể đầu tư thời gian hợp lý theo đó.
Bạn muốn giúp gia đình và bạn bè. Bạn không nhất thiết phải trở thành người hầu của họ. Liệu một vài người khách có đáng để bạn làm nhiều việc cho họ thế không? Hãy tránh những gì có thể làm tiêu tốn thời gian của bạn và không mang bạn đến gần hơn mục tiêu của mình.
Hãy mang theo thời lịch trình làm việc của bạn đến các cuộc hẹn. Hãy bảo vệ lịch trình đó, những mục tiêu của bạn và danh sách những việc cần làm của bạn. Nếu bạn có thể tránh điều này thì đừng nói, "Tôi sẽ trở lại với bạn”. Việc này sẽ tạo những ràng buộc trong tương lai và nhiêu hơn nữa những công việc. Nếu bạn có thể quyết định ngay tại thời điểm đó thì hãy làm như thế. Nếu bạn có quyền, hãy cân nhắc việc tham gia của mình đối với những dự án mới trước khi đồng ý với nó. Hãy chuẩn bị với những yêu cầu phát sinh từ thời gian và nguồn lực của bạn. Liệu công việc đó có phù hợp với những ưu tiên và kỹ năng của bạn không? Liệu công việc mới có ảnh hưởng tới lượng công việc hiện tại của bạn không? Bạn có hiểu những yêu cầu cụ thể của công việc của bạn không? Liệu những trông đợi về thời gian và chất lượng công việc có thực tế không? Thời điểm tốt nhất để đối mặt với những vấn đề tiềm ẩn là trước khi bạn nhận trách nhiệm làm nó.
Hãy can ngăn mọi người để họ không xen vào và làm phiền công việc của bạn. Nếu bạn có thư ký hay người trợ lý, họ sẽ là người nhận tin nhắn và thu sếp các cuộc hẹn cho bạn. Thư thoại và thư email sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian làm việc của mình. Hãy chắc chắn là bạn có đủ năng lực, thời gian và nguồn lực để hoàn thành những yêu cầu trước khi chấp nhận chúng và cho phép chúng ảnh hưởng đến những công việc hiện tại của bạn.
Làm thế nào để giao phó công việc
Bạn làm được nhiều việc nhưng bạn có thể sẽ làm được nhiều hơn khi có thêm người giúp bạn. Dù bạn có là người đứng đầu gia đình, công ty hay đội bóng nào hay không, bạn cũng phải nên có thể giao việc cho người khác. Giao việc có nghĩa là giao trách nhiệm cho người khác. Việc đó giúp bạn tập trung hơn vào những việc bạn có thể làm tốt nhất và cho phép bạn suy nghĩ, lên kế hoạch và cải thiện hiệu quả làm việc của cả nhóm. Bạn giao việc cũng phải có hiệu quả về thời gian và chi phí cho người được giao việc. Bạn cũng nên giao việc cho người có khả năng làm tốt hơn bạn.
Đây là một vài gợi ý cho việc giao việc để đem lại hiệu quả:
• Giao đúng việc đúng người.
• Giải thích càng chi tiết càng tốt về những trông đợi của bạn đối với kết quả công việc đó.
• Gia hạn ngày yêu cầu công việc phải được hoàn thành.
• Hãy đảm bảo họ có đủ thời gian và nguồn lực để hoàn thành công việc.
• Yêu cầu người đó tận tâm với trách nhiệm công việc.
• Khuyến khích họ có những phản hồi nếu có vấn đề nảy sinh.
• Đảm bảo là người đó nắm chắc được công việc và ngày phải hoàn thành nó.
• Lên lịch thời gian và biện pháp kiểm tra và cập nhật thông tin.
• Hãy nói “Cảm ơn”
• Hãy theo dõi.
Làm thế nào để thu xếp các dự án
Giống như những gì bạn đã lên kế hoạch, bạn nên biến những mục tiêu của mình thành những dự án nhỏ có thể thu xếp được. Bạn sẽ thực hiện chúng bằng cách tự trả lời những câu hỏi sau:
• Chính xác thì việc gì cần phải được làm?
• Dự án đó quan trọng với bạn và công ty của bạn như thế nào?
• Ai chịu trách nhiệm cho dự án đó? Có hạn chót để hoàn thành hay không? Có ngày bắt đầu hay không?
• Thời gian dự kiến để hoàn thành dự án là như thế nào?
• Nó sẽ tốn kém như thế nào và bạn có đủ nguồn lực không?
• Ngoài tiền, nó cần những nguồn lực nào khác và bạn có những nguốn lực đó không?
• Đánh giá thành công như thế nào?
• Những dự án nào sẽ phải tạm ngừng lại để hoàn thành dự án này?
• Những lựa chọn cho việc hoàn thành dự án này là như thế nào? Mình có thể trao đổi lấy ý kiến từ ai? Mình có thể giao phó công việc cho những ai?
(Sưu tầm)
