[KN GIAO TIẾP] Chuẩn bị cho một bài thuyết trình

[dacnhantam]

[h=2][/h]
Bất kể công việc của chúng ta là gì, sớm hay muộn gì chúng ta cũng sẽ phải thực hiện một bài thuyết trình. Nếu chúng ta thăng tiến trong sự nghiệp thì, đến một vị trí nào đó, chúng ta sẽ quản lý một nhóm, cập nhật thông tin của dự án, thuyết trình trước một cuộc họp ban quản trị, đào tạo cho các khách hàng hoặc đồng nghiệp, hoặc trình bày bất kỳ một bài thuyết trình nào khác trong công việc.
Theo các chuyên gia kinh doanh, chúng ta thường dành những năm đầu tiên trong sự nghiệp của mình trong vai trò một thành viên trong nhóm thực hiện các nhiệm vụ. Kết quả là chúng ta thường có được ít hoặc không có kinh nghiệm ban đầu về thuyết trình. Sau đó, khi nhận được sự thăng tiến hoặc được giao một phạm vi trách nhiệm lớn hơn chúng ta có thể chuyển đổi một cách đột ngột sang việc phải thuyết trình hàng tháng, hàng tuần, hoặc thậm chí là hàng ngày. Bằng cách lập kế hoạch một cách kỹ lưỡng và thận trọng, chúng ta có thể bỏ bớt những sự lo lắng ở việc phải thực hiện các bài thuyết trình kinh doanh và có tác động mạnh mẽ đến người nghe.
Để lên kế hoạch một bài thuyết trình hiệu quả, trước tiên bạn phải giải quyết được:
Khán giả là ai?
Mục đích gì?
Thông điệp gì?
1. Khán giả là ai?
Rất khó để thỏa mãn những mong đợi chưa biết của một khán giả vì việc đó giống như đánh trúng một mục tiêu vô hình. Việc này có thể thực hiện được nhưng nó là một cách may rủi để tìm kiếm thành công. Một phần của quá trình chuẩn bị là nghiên cứu để thu thập các thông tin sau đây về khán giả.
Kiến thức: Một sự cân nhắc rõ ràng về mức độ hiểu biết của khán giả mà hầu hết những người thuyết trình quan tâm là: “khán giả nắm được nhiều kiến thức hơn lượng thông tin tôi chuẩn bị không?” Đây là một mối quan tâm ít quan trọng vì chính các mối quan tâm ấy sẽ khuyến khích sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho bài thuyết trình. Vì vậy vấn đề quan trọng hơn là sự nguy hiểm của việc đánh giá quá cao kiến thức của khán giả. Đừng bao giờ đối mặt với khán giả mà chưa có sự chuẩn bị cũng như đừng bao giờ rơi vào cái bẫy khi cho rằng người nghe ngây ngô và coi thường khán giả.
Chuyên môn: Trình độ tay nghề của khán giả cũng rất quan trọng vì nó có thể xác định vị trí vấn đề mà chúng ta muốn đề cập.
Kinh nghiệm: Sự cân nhắc này không chỉ ở việc khán giả đã có bao nhiêu kinh nghiệm mà còn kinh nghiệm ở những mức độ nào và trong những môi trường như thế nào. Kinh nghiệm trong phòng thí nghiệm thì khác biệt đáng kể so với kinh nghiệm trong thực tiễn.
Thành kiến: Nếu chúng ta có thể xác định được những thành kiến của khán giả, chúng ta có thể xác định điểm bắt đầu của họ và một số điểm cần tránh.
2. Mục đích là gì?
1 bài thuyết trình chỉ có một số mục đích. Sau đây là những mục đích thường thấy nhất.
Thông báo: Một mục đích hợp lý để giao tiếp là trình bày thông tin để làm sáng tỏ các vấn đề cho thính giả. Hình thức thuyết trình này tập trung vào sự rõ ràng và hiểu biết. Nó định nghĩa “đây là cái gì?” hoặc “đây là cách thực hiện”.
Thuyết phục hoặc gây ấn tượng: Người thuyết trình thường có công việc là thuyết phục hoặc gây ấn tượng những người khác về tầm quan trọng của cái gì đó. Tôi cần có ấn tượng với giá trị hoặc tầm quan trọng của cái gì đó trước khi tôi bị thuyết phục sẽ làm bất cứ điều gì khác biệt hơn so với việc tôi đang làm ngay bây giờ.
Thuyết phục để hành động: Một khi tin chắc cái gì là đúng hoặc có giá trị, tôi có thể bị thuyết phục để có một hành động cụ thể. Làm cho người khác tin thường đi trước thuyết phục. Là một nhà lãnh đạo ngày nay điều quan trọng là có ảnh hưởng trong việc thúc đẩy những khác hành động.
Giải trí: Nếu khôn ngoan, mỗi bài thuyết trình nên kèm theo giải trí. Để khán giả ở trong trạng thái thuận lợi về tinh thần và dễ dàng bị thuyết phục, được khai thông hay được truyền động lực, họ cần phải được giải trí. Giải trí không nhất thiết phải dựa trên sự hài hước mặc dù điều này chiếm một phần lớn. Hiểu theo nghĩa rộng, để tiêu khiển một khán giả là làm cho họ hài lòng họ có ở đó và hài lòng rằng chúng ta chính là những người thuyết trình.
3. Thông điệp là gì?
Dường như không cần thiết lắm để nói về tầm quan trọng của việc có một thông điệp, nhưng không may thay là đôi khi các bài thuyết trình lại không có thông điệp hoặc ít nhất là không dễ dàng phát hiện ra thông điệp. Hoặc là các bài thuyết trình được chuẩn bị để lấp đầy thời gian hoặc có quá nhiều thông điệp đan xen trong bài thuyết trình đến nỗi không thể để xác định bất cứ điều đáng chú ý. Biết được thông điệp là gì và giữ nó trong tâm trí trong suốt cả buổi thuyết trình để bài thuyết trình có thể được theo dõi.
Bài gốc từ liên kết: Đắc Nhân Tâm