D
dacnhantam
Guest
Giống như một đêm tối đầy giông bão, tệ viết sai từ lâu đã phủ bóng tối lên thế giới kinh doanh – từ ngôn ngữ quan liêu đến các bản thông báo nham nhở rồi những câu nói sáo rỗng – Một bức tranh ảm đạm của lối nói chuyện doanh nghiệp.
Nhưng trong kỷ nguyên của thư tín điện tử, tin nhắn cấp tốc và tin nhắn chữ, các kỹ năng giao tiếp liên quan đến viết trong công ty có thể còn trở nên tệ hơn vì chất lượng bị ảnh hưởng bởi nhu cầu về tốc độ.
Nhận thức được xu thế đó, không chỉ các doanh nghiệp mà cả các trường dạy kinh doanh trên khắp đất nước cũng đang ra sức tránh sự mờ mịt này. Một số đã thêm vào hoặc mở rộng các chương trình dạy viết trong những năm gần đây; số khác sử dụng cách nói bóng gió trong doanh nghiệp như các trường hợp nghiên cứu với hy vọng học viên của họ sẽ học được cách tránh chúng.
Ông Jim O’Rourke, giáo sư về quản lý tại Notre Dame và giám đốc Trung tâm xúc tiến giao tiếp thương mại của đại học, cho biết, “Việc các doanh nghiệp gửi tin nhắn sai là chuyện thường ngày. Họ không cố ý gửi những tin đó”. Đôi lúc lỗi tin nhắn chỉ là do viết dở.
Dianna Booher, cố vấn tập huấn giao tiếp cho 500 khách hàng của Fortune, đã đưa ra ví dụ sau từ một quản lý công ty: “Công việc của tôi là đảm bảo các hoạt động bố trí quy trình phù hợp diễn ra để củng cố việc thể chế hóa và duy trì quy trình. Việc quản lý quy trình kinh doanh là nhiệm vụ trọng tâm trong vai trò của tôi, điều này yêu cầu tôi phải nhận diện các lỗ hổng về năng lực của quy trình và lấp đầy chúng.”
Theo lời của nguyên Chủ tích SEC Arthur Levitt, người đứng đầu một chiến dịch những năm 1990 yêu cầu sử dụng “tiếng Anh đơn giản” trong các cáo bạch của doanh nghiệp và công ty tín thác: “Lời văn dễ nói như bơ lạc vậy”
Nhưng rủi ro lớn nhất không chỉ là do việc không có khả năng gắn kết các ý tưởng rõ ràng, mạch lạc lại với nhau gây nên. Đúng hơn, có thể là do việc nhất nút “Gửi” quá vội vàng.
Các sinh viên thương mại đã có một ví dụ quan trọng năm nay khi RadioShack nói về việc 400 công nhân bị sa thải ngay lập tức qua thư điện tử. Công ty đã nói với nhân viên của mình tại trụ sở chính ở Fort Worth, Texas, vào tháng tám như sau: “Thông báo về việc cắt giảm lực lượng lao động đang được tiến hành. Không may là vị trí của các bạn đã bị bãi bỏ.”
Một trường hợp đáng nhớ hơn về giao tiếp kém trong doanh nghiệp có liên quan đến một bản thông báo tai tiếng do CEO của Tập đoàn Cerner Neal Patter gửi năm 2001, hiện vẫn được dùng làm tài liệu học tập 5 năm sau đó.
Bực mình vì bãi đậu xe của công ty không đầy trước 8 giờ sáng và trống trơn tầm 5 giờ chiều, Patterson đã gửi một bức thư điện tử đầy giận dữ mắng nhiếc các nhân viên vì sự lười biếng và dọa sẽ sa thải các quản lý nếu họ không làm việc chăm chỉ hơn. Ông ta đóng cửa phòng tập thể dục của nhân viên và nói “địa ngục sẽ đóng băng” trước khi ông ta có thêm các phúc lợi.
Bức thư điện tử bị lộ ra ngoài và được đăng trên Internet, khiến cho cổ phần của công ty tụt dốc 22 phần trăm trong 3 ngày, mặt dù sau đó nó đã hồi phục mạnh mẽ và Patterson vẫn ở vị trí lãnh đạo nhóm thiết kế phần mềm y học cho đến nay.
Ông O’Rouke nói, “Thông thường thư điện tử được gửi ngay mà không được cân nhắc–không được đọc dò lại. Và chắc chắn là ngữ pháp cũng bị ảnh hưởng các tin nhắn cấp tốc và tin nhắn chữ cũng ảnh hưởng.”
Trung tâm Notre dame tập trung vào việc hướng dẫn học viên nói điều họ cần nói, sử dụng ít từ hơn, viết ở một mức độ đàm thoại phù hợp, và tổ chức lời nói để nó có nghĩa với người đọc. Trung tâm cung cấp các khóa học về kỹ năng viết trong quản lý cho các ứng viên MBA và viết thương mại cho học viên chưa tốt nghiệp.
Ông O’Rouke nói, “Họ phải tập trung vào nhu cầu của người đọc. Nếu không, người ta sẽ không chú ý, không làm điều bạn muốn, và không lưu giữ điều bạn nói.”
Nhiều chuyên gia cùng tin rằng các chương trình chat trực tuyến (IM) đã tạo ra hoặc ít nhất là góp phần vào việc viết sai.
Tom Clark, một giáo sư về lĩnh vực thương mại tại đại học Xavier, người dạy các kỹ năng viết tại công ty Procter & Gamble, cho biết giao tiếp ngắn đang trở thành quy phạm vì ngày càng có nhiều người hình thành thói quen từ các phương tiên giao tiếp cho phép phản hồi lập tức. Ông quan sát thấy đó có thể là tin tốt cho những người không thích đọc các văn bản dài nhưng không tốt với chất lượng viết vốn phản ánh việc suy nghĩ lâu dài.
Ông nói, “Những người trẻ chỉ quan tâm tới tốc độ họ giao tiếp mà không xem việc viết là sự phản ánh bản thân tốt nhất của họ.”
Paula Hill-Strasser, một giáo sư thương mại tại Đại học Southern Methodist của trường doanh nghiệp Cox, cho biết ngay cả các học viên sáng giá nhất có vẻ cũng phải vật lộn với việc viết nhiều hơn ngày xưa. Bà nghi ngờ các sai sót — như việc thường sử dụng “họ/chúng” làm đại từ và viết các đoạn văn chiếm đến ¾ một trang giấy — có liên quan đến việc người ta ngày càng làm nhiều việc một lúc và bị thiết bị điện tử làm sao lãng.
Bà nói, “Dù là lý do gì đi nữa, chúng ta đang nhận ra kỹ năng viết thương mại đang mất dần.”
Để giải quyết sự sụt giảm, SMU yêu cầu các học viên thương mại viết các sơ lược của công ty và các trường hợp nghiên cứu nhiều hơn trước.
Nhưng một số chuyên gia khác lại cho rằng IM đã bị giới văn phòng đổ oan và bảo vệ nó khi cho rằng đó là một công cụ giao tiếp thương mại đáng giá.
Beth Hewett, tư vấn viên trên các chương trình viết trực tuyến và truyền thống cho biết, “Vấn đều không phải là do IM. Thay vào đó, tôi nghĩ sự lười biếng và thiếu hiểu biết về các phương thức thương mại trang trọng mới phải chịu trách nhiệm.”
Các học viên thương mại tại Trường Doanh nghiệp Farmer của Đại học Miami (Ohio) nghiên cứu về thuật hùng biện và được nhắc nhở phải biến đổi phong cách viết của họ cho phù hợp với mục đích. Họ được dặn rằng sự súc tích và việc hiểu độc giả của mình quan trọng hơn bất kỳ điều gì.
Kate Ronald, giáo sư tiếng Anh điều hành Chương trình Sáng kiến Viết Howe của trường cho rằng, “Người ta đã phàn nàn về chất lượng viết của sinh viên kể từ thời Plato. Nhưng tôi nghĩ các doanh nghiệp đang quan tâm nhiều hơn đến việc đó. Các doanh nghiệp ngày nay đang phải viết rất nhiều, và đang thực hiện việc đó ngày càng công khai hơn — vì rất nhiều lời nói được thảo luận trên màn hình hơn là trên giấy.”
Một số công ty, nổi bật là Procter & Gamble, đang cố sửa chữa các thói quen viết sai qua các chương trình đào tạo kỹ năng viết nội bộ của họ.
Nhưng theo như Peter Handal, CEO của Trung tâm Dale Carnegie thì vẫn chưa có thị trường chung cho các lớp viết doanh nghiệp.
Ông cho biết, “Tôi nghĩ điều đó cho thấy rằng mọi người sẽ rất vui nếu có thể thực hiện việc giao tiếp trôi chảy, rằng họ không dành thời gian để học về cách giao tiếp.”
Dave Carpenter | The Associated Press
Nhưng trong kỷ nguyên của thư tín điện tử, tin nhắn cấp tốc và tin nhắn chữ, các kỹ năng giao tiếp liên quan đến viết trong công ty có thể còn trở nên tệ hơn vì chất lượng bị ảnh hưởng bởi nhu cầu về tốc độ.
Nhận thức được xu thế đó, không chỉ các doanh nghiệp mà cả các trường dạy kinh doanh trên khắp đất nước cũng đang ra sức tránh sự mờ mịt này. Một số đã thêm vào hoặc mở rộng các chương trình dạy viết trong những năm gần đây; số khác sử dụng cách nói bóng gió trong doanh nghiệp như các trường hợp nghiên cứu với hy vọng học viên của họ sẽ học được cách tránh chúng.
Ông Jim O’Rourke, giáo sư về quản lý tại Notre Dame và giám đốc Trung tâm xúc tiến giao tiếp thương mại của đại học, cho biết, “Việc các doanh nghiệp gửi tin nhắn sai là chuyện thường ngày. Họ không cố ý gửi những tin đó”. Đôi lúc lỗi tin nhắn chỉ là do viết dở.
Dianna Booher, cố vấn tập huấn giao tiếp cho 500 khách hàng của Fortune, đã đưa ra ví dụ sau từ một quản lý công ty: “Công việc của tôi là đảm bảo các hoạt động bố trí quy trình phù hợp diễn ra để củng cố việc thể chế hóa và duy trì quy trình. Việc quản lý quy trình kinh doanh là nhiệm vụ trọng tâm trong vai trò của tôi, điều này yêu cầu tôi phải nhận diện các lỗ hổng về năng lực của quy trình và lấp đầy chúng.”
Theo lời của nguyên Chủ tích SEC Arthur Levitt, người đứng đầu một chiến dịch những năm 1990 yêu cầu sử dụng “tiếng Anh đơn giản” trong các cáo bạch của doanh nghiệp và công ty tín thác: “Lời văn dễ nói như bơ lạc vậy”
Nhưng rủi ro lớn nhất không chỉ là do việc không có khả năng gắn kết các ý tưởng rõ ràng, mạch lạc lại với nhau gây nên. Đúng hơn, có thể là do việc nhất nút “Gửi” quá vội vàng.
Các sinh viên thương mại đã có một ví dụ quan trọng năm nay khi RadioShack nói về việc 400 công nhân bị sa thải ngay lập tức qua thư điện tử. Công ty đã nói với nhân viên của mình tại trụ sở chính ở Fort Worth, Texas, vào tháng tám như sau: “Thông báo về việc cắt giảm lực lượng lao động đang được tiến hành. Không may là vị trí của các bạn đã bị bãi bỏ.”
Một trường hợp đáng nhớ hơn về giao tiếp kém trong doanh nghiệp có liên quan đến một bản thông báo tai tiếng do CEO của Tập đoàn Cerner Neal Patter gửi năm 2001, hiện vẫn được dùng làm tài liệu học tập 5 năm sau đó.
Bực mình vì bãi đậu xe của công ty không đầy trước 8 giờ sáng và trống trơn tầm 5 giờ chiều, Patterson đã gửi một bức thư điện tử đầy giận dữ mắng nhiếc các nhân viên vì sự lười biếng và dọa sẽ sa thải các quản lý nếu họ không làm việc chăm chỉ hơn. Ông ta đóng cửa phòng tập thể dục của nhân viên và nói “địa ngục sẽ đóng băng” trước khi ông ta có thêm các phúc lợi.
Bức thư điện tử bị lộ ra ngoài và được đăng trên Internet, khiến cho cổ phần của công ty tụt dốc 22 phần trăm trong 3 ngày, mặt dù sau đó nó đã hồi phục mạnh mẽ và Patterson vẫn ở vị trí lãnh đạo nhóm thiết kế phần mềm y học cho đến nay.
Ông O’Rouke nói, “Thông thường thư điện tử được gửi ngay mà không được cân nhắc–không được đọc dò lại. Và chắc chắn là ngữ pháp cũng bị ảnh hưởng các tin nhắn cấp tốc và tin nhắn chữ cũng ảnh hưởng.”
Trung tâm Notre dame tập trung vào việc hướng dẫn học viên nói điều họ cần nói, sử dụng ít từ hơn, viết ở một mức độ đàm thoại phù hợp, và tổ chức lời nói để nó có nghĩa với người đọc. Trung tâm cung cấp các khóa học về kỹ năng viết trong quản lý cho các ứng viên MBA và viết thương mại cho học viên chưa tốt nghiệp.
Ông O’Rouke nói, “Họ phải tập trung vào nhu cầu của người đọc. Nếu không, người ta sẽ không chú ý, không làm điều bạn muốn, và không lưu giữ điều bạn nói.”
Nhiều chuyên gia cùng tin rằng các chương trình chat trực tuyến (IM) đã tạo ra hoặc ít nhất là góp phần vào việc viết sai.
Tom Clark, một giáo sư về lĩnh vực thương mại tại đại học Xavier, người dạy các kỹ năng viết tại công ty Procter & Gamble, cho biết giao tiếp ngắn đang trở thành quy phạm vì ngày càng có nhiều người hình thành thói quen từ các phương tiên giao tiếp cho phép phản hồi lập tức. Ông quan sát thấy đó có thể là tin tốt cho những người không thích đọc các văn bản dài nhưng không tốt với chất lượng viết vốn phản ánh việc suy nghĩ lâu dài.
Ông nói, “Những người trẻ chỉ quan tâm tới tốc độ họ giao tiếp mà không xem việc viết là sự phản ánh bản thân tốt nhất của họ.”
Paula Hill-Strasser, một giáo sư thương mại tại Đại học Southern Methodist của trường doanh nghiệp Cox, cho biết ngay cả các học viên sáng giá nhất có vẻ cũng phải vật lộn với việc viết nhiều hơn ngày xưa. Bà nghi ngờ các sai sót — như việc thường sử dụng “họ/chúng” làm đại từ và viết các đoạn văn chiếm đến ¾ một trang giấy — có liên quan đến việc người ta ngày càng làm nhiều việc một lúc và bị thiết bị điện tử làm sao lãng.
Bà nói, “Dù là lý do gì đi nữa, chúng ta đang nhận ra kỹ năng viết thương mại đang mất dần.”
Để giải quyết sự sụt giảm, SMU yêu cầu các học viên thương mại viết các sơ lược của công ty và các trường hợp nghiên cứu nhiều hơn trước.
Nhưng một số chuyên gia khác lại cho rằng IM đã bị giới văn phòng đổ oan và bảo vệ nó khi cho rằng đó là một công cụ giao tiếp thương mại đáng giá.
Beth Hewett, tư vấn viên trên các chương trình viết trực tuyến và truyền thống cho biết, “Vấn đều không phải là do IM. Thay vào đó, tôi nghĩ sự lười biếng và thiếu hiểu biết về các phương thức thương mại trang trọng mới phải chịu trách nhiệm.”
Các học viên thương mại tại Trường Doanh nghiệp Farmer của Đại học Miami (Ohio) nghiên cứu về thuật hùng biện và được nhắc nhở phải biến đổi phong cách viết của họ cho phù hợp với mục đích. Họ được dặn rằng sự súc tích và việc hiểu độc giả của mình quan trọng hơn bất kỳ điều gì.
Kate Ronald, giáo sư tiếng Anh điều hành Chương trình Sáng kiến Viết Howe của trường cho rằng, “Người ta đã phàn nàn về chất lượng viết của sinh viên kể từ thời Plato. Nhưng tôi nghĩ các doanh nghiệp đang quan tâm nhiều hơn đến việc đó. Các doanh nghiệp ngày nay đang phải viết rất nhiều, và đang thực hiện việc đó ngày càng công khai hơn — vì rất nhiều lời nói được thảo luận trên màn hình hơn là trên giấy.”
Một số công ty, nổi bật là Procter & Gamble, đang cố sửa chữa các thói quen viết sai qua các chương trình đào tạo kỹ năng viết nội bộ của họ.
Nhưng theo như Peter Handal, CEO của Trung tâm Dale Carnegie thì vẫn chưa có thị trường chung cho các lớp viết doanh nghiệp.
Ông cho biết, “Tôi nghĩ điều đó cho thấy rằng mọi người sẽ rất vui nếu có thể thực hiện việc giao tiếp trôi chảy, rằng họ không dành thời gian để học về cách giao tiếp.”
Dave Carpenter | The Associated Press
