Nguyễn Phi Vân
Chuyên gia
Hôm trước ngồi nói chuyện với đứa em, bản nói em khổ mấy đứa nhỏ mới đi làm sau này lắm chị ơi, cái gì nó cũng “Ủa, em tưởng” hết.
Người trẻ hoặc người chưa biết cách tiếp nhận thông tin thường hay nghe ba chớp ba nháng , xong nháo nhào xông ra làm làm, xong đến lúc quay lại báo cáo mới biết là mình nghe chưa đủ, chưa hết, hiểu chưa thấu đáo, nghĩ chưa tới bến, chưa vẹn toàn trước sau. Kết quả là, kết quả thực hiện dựa trên sự thiếu thấu đáo đó nó đương nhiên là kết quả thiếu đầu hụt đuôi. Như vậy, thì với bằng đó thời gian đã đầu tư vào làm, với kết quả không sử dụng được hay không liên quan, phù hợp, thì bạn đang hoang phí thời gian đầu tư đó. Mà thời gian là thứ quý nhất trên đời, mất đi không cách nào lấy lại được. Cho nên, có khi mình nên chậm lại 1 nhịp, nghiên cứu tìm hiểu vấn đề cho nó đầy đặn rồi mới làm, để chắc chắn là mình đang làm đúng yêu cầu, đúng hướng, đúng việc. Như vậy, chậm nhưng mà lại rất nhanh. Còn hơn làm cho vội vàng mà sai. Kiểu nào đỡ mất thời gian hơn theo bạn nghĩ?
Thành ra, đừng có “Ủa, em tưởng” nữa. Em tưởng là thứ em tự cho là, tự mặc định, tự nghĩ ra. Và rất nhiều khi thứ mình tưởng nó không có bà con họ hàng gì với thứ người ta muốn hết. Thành ra, làm gì cũng vậy, đừng tưởng, thay vào đó, lắng nghe và đặt câu hỏi tới tới cho đến khi mình hiểu, hiểu đúng, hiểu đủ mới thôi. Nghe xong chưa chắc hiểu phải hỏi lại, hỏi tới hỏi lui hỏi thêm cho đầy đủ thông tin. Thứ người ta nói ra củng hỏi mà thứ người ta không nói ra cũng phải hỏi. Lỡ mất công tìm hiểu rồi thì hiểu cho chính xác. Chớ vấn để còn chưa hiểu rõ thì sao mà giải quyết đây? Mà hiểu xong chưa chắc đúng phải kiểm tra lại, làm rõ, xác nhận. Thấy thứ gì mình còn đang lơ mơ, chưa thông, chưa hài lòng với thông tin, dữ liệu thì cứ phải hỏi cho tới, đừng bỏ qua, đừng thoả hiệp và tự assume - cho là, giả sử theo ý của mình, theo cái hiểu của mình chứ không liên quan gì tới người đang giao việc.
Nghe đúng và hiểu đúng là công đoạn cực kỳ quan trọng, có khi là quan trọng nhất của làm đúng. Cho nên, cái này phải tập, phải rèn, phải nhắc nhở bản thân luôn chú ý, double check, triple check trước khi triển khai thực hiện để khỏi mất thời gian của tất cả những người liên quan. Thời gian không chỉ hoang phí của riêng bạn mà thôi, mà khổ hơn là nó hoang phí đối với tất cả những người liên quan, từ người đặt vấn đề, người hỗ trợ và theo dõi. Cũng đừng chờ tới khi làm xong mới quay lại chia sẻ, đặc biết là với những công việc, dự án dài hơi, tránh tình trạng 3 tháng sau quay lại mới nhận ra mình nghe sai, hiểu lầm, xác định vấn đề chưa đúng. Nhoáng một cái, là 3 tháng biến thành hư không, khổ lắm. Cho nên, dự án càng dài, thì càng phải chia nhỏ cột mốc ra, rồi quay lại chia sẻ quá trình, chia sẻ kết quả cột mốc xem những người liên quan người ta thấy có đúng hướng không, có hợp lý không, có cần chỉnh sửa hiệu đính gì không trước khi xỏ giày chạy tiếp. Có như vậy, lỡ mà mình có sai sót hay hiểu lầm gì thì còn phát hiện được ngay, chỉnh sửa được ngay, đỡ tốn thời gian chạy hết một quãng đồng mới hay mình lạc đường ngay từ hồi khởi động. Vậy thì đau lắm.
Ngoài ra, mỗi dự án luôn có một người quản trị. Khi người đó là phát ngôn viên của dự án thì mình phải hỏi chính họ, check với họ, làm rõ với họ trước khi thực hiện việc gì. Đừng có lóng ngóng nghe chuyện gì đó từ ai đó xong phản ứng liền, hành động ngay theo kiểu cầm đèn chạy trước ô tô. Làm đã xong mới biết chuyện mình nghe nó không đúng, chưa được xác nhận, chưa được người nắm dự án người ta quyết định có nên phản ứng gì không. Cái này gọi là nhanh nhẩu đoảng. Chưa gì hết, chưa chắc, chưa rõ, chưa nghe từ chính chủ, chưa xác định có phải là việc cần làm không mà đã nhảy sổ vào làm như là đúng rồi, chỉ để hiểu ra là mình đang hấp tấp cho hỏng việc. Lại “Ủa, em tưởng”. Có ai nhờ đâu mà ủa với em tưởng? Mà em đừng tưởng có được không? Mà em hỏi một câu có mất mát gì không? Mà em tự sinh tự diệt như vậy có đáng không?
Giờ, mình xếp hàng vài câu hỏi mà bạn có thể sử dụng để kiểm tra chính bản thân và cả người đối diện khi nhận brief - nhận yêu cầu, thông tin các kiểu để khỏi bị rơi vào cảnh “Ủa, em tưởng” nữa nhé.
- Sau khi nghe xong ai đó giao việc hay đặt để yêu cầu, hỏi mình, trong những gì mình vừa nghe có thông tin gì mình không hiểu hay không. Nếu có thì ngay lập tức, xin cho đặt câu hỏi để làm rõ thông tin. Nhớ là, có bao nhiêu thứ không hiểu, chưa hiểu thì hỏi hết, không chừa thứ nào, không sợ mất mặt, quê độ hay sợ bị người ta đánh giá gì hết. Nói thiệt nha, thứ làm người ta nổi cơn nhất là nghe không hiểu mà không hỏi, để rồi làm sai, làm trật lất, mất thời gian của nhau. Và ngạc nhiên chưa? Trong những thứ người ta appreciate - đánh giá cao nhất thì đương nhiên bao gồm việc bạn hỏi tới cùng, hỏi cho ra vấn đề, cho đến khi hiểu thiệt là hiểu mới thôi. Ít ra, tôi là người như vậy. Không hiểu là phải hỏi cho ra lẽ. Vì tôi như vậy, nên tôi rất tôn trọng những người như vậy.
- Sau khi nghe xong, hỏi xong, kiểm tra lại xem có gì bản thân thấy chưa thông, hơi gợn, hơi không khớp, không make sense - hợp lý hay không. Nếu có thì lập tức verify - xác nhận, làm rõ, khẳng định lại bằng cách hiểu của chính mình xem có phải ý người ta là vậy hay không. Ý anh/chị là……? Hỏi bằng từ vựng, ngôn ngữ và cách hiểu của mình. Cái này gọi là paraphrase - lặp lại hay diễn giải lại bằng từ ngữ khác, theo cách hiểu của cá nhân xem nó có đúng với ý ban đầu của người nói hay không. Nếu có thì check, thông qua. Nếu không thì hỏi lại để làm rõ xem ý của họ là gì.
- Luôn lặp lại bài người ta đặt ta một lần nữa trước khi kết thúc buổi họp hay gặp mặt. Hành động này là cách bạn xác nhận lại lần nữa và lần cuối về đề bài được đặt ra. Vậy thì nãy giờ vặn qua quẹo lại mà lỡ có mất hay sai thông tin gì thì đây là cơ hội để sàn lọc lần nữa cho nó chắc.
- Luôn đặt câu hỏi về next steps - dạ tiếp theo em sẽ làm vầy vầy đúng ý anh/chị không, hay anh/chị thấy được không? Nếu OK người ta sẽ gật đầu. Nếu không thì người ta sẽ nói ra ý kiến của mình. Vậy thì đôi bên hiểu rõ tiếp theo cả hai cần phải làm gì, một cách rõ ràng và minh bạch nhất, khỏi hiểu lầm hiểu sai mà choảng nhau.
- Luôn đặt câu hỏi về thời gian, khi nào cần hoàn thành, khi nào cần quay lại, khi nào làm gì cho công việc vừa đặt để. Đừng rời khỏi bàn họp mà chưa thống nhất thời gian, cột mốc, nếu không mỗi người hiểu một cách chắc chắn sẽ sinh chuyện. Thà là mình cứ rõ ràng ngay từ đầu cho dễ xử.
Đơn giản vậy thôi đó, là chữa được bệnh “Ủa em tưởng”. Chúc các bạn trẻ phòng bệnh chữa bệnh hiệu quả nha.
Nguyễn Phi Vân
