[IT] Các thao tác cơ bản với Word 2003

[TQV]

1. Khởi động / thoát trình ứng dụng Word.

Để khởi động chương trình Microsoft Word bạn có thể làm 1 trong 2 cách sau:
1. Nhấp vào nút Start, chọn All Programs, tìm đến dòng Microsoft Office, ở cửa sổ kế bạn chọn Microsoft Office Word 2003.

​

2. Nhấp nút Start, chọn Run (hoặc dùng tổ hợp phím Windows + R), trong hộp thoại Run vừa xuất hiện, bạn nhập vào dòng chữ “winword” (không có dấu ngoặc kép)

​

Để thoát khỏi Word, bạn nhấp vào biểu tượng hiển thị tại góc trên bên phải của cửa sổ chương trình. Nếu bạn đã có thay đổi nội dung văn bản thì một hộp thoại sẽ hiển thị với nội dung hỏi bạn có muốn lưu lại văn bản này không, bạn nhấp Yes để đồng ý, nhấp No để không lưu lại, hoặc chọn Cancel nếu muốn huỷ bỏ việc đóng chương trình Word.

​

2. Mở tài liệu Word.

Để mở một tài liệu bạn nhấp vào biểu tượng , hộp thoại Open sẽ xuất hiện.

​

Ở hộp hộp Look in, bạn nhấp vào biểu tượng , trên màn hình sổ xuống bạn chọn thư mục chứa tập tin, bạn dùng chuột nhấp đôi vào tập tin, hoặc bạn nhấp chuột vào tập tin, xong chọn nút Open.
Để mở nhiều tập tin bạn có thể kết hợp giữ phím Shift hay Control khi nhấp chuột, tuỳ theo phím mà cách thức chọn tập tin sẽ khác nhau.
+ Khi giữ phím Shift thì bạn chỉ cần chọn một tập tin ở trên và chọn tập tin ở dưới, clập tức Word sẽ bôi đen toàn bộ các tập tin nằm giữa 2 tập tin đã chọn.

​

+ Khi giữ nút Control, bạn có thể chọn từng tập tin cụ thể. Ở cả 2 trường hợp bạn nhấp nút Open để mở tập tin này.

​

3. Tạo một tập tin mới theo một khuôn mẫu

Để tạo một tập tin mới theo khuôn mẫu, bạn nhấp File, chọn New, khi đó thanh New Document sẽ xuất hiện bên phải cửa sổ soạn thảo​

​

Tại đây bạn chọn On my computer… cửa sổ Template sẽ xuất hiện

​

Tại cửa sổ này Word sẽ đưa ra cho bạn các kiểu mẫu được sắp xếp theo dạng từng thẻ để bạn lựa chọn, với mỗi kiểu mẫu bạn có thể xem trước bằng khung Preview bên cạnh, để chọn mẫu bạn nhấp đúp lên mẫu đó, hoặc nhấp chọn mẫu rồi bấm OK.
4. Lưu tập tin:

Để lưu tập tin bạn sử dụng nút công cụ hay dùng tổ hợp phím Ctrl + S, hộp thoại Save As sẽ xuất hiện, tại đây bạn chọn nút tại mục Save in để chọn nơi lưu tập tin, ô File Name cho phép bạn đặt tên tập tin cần lưu, cuối cùng nhấp Save để lưu.

​

Khi đã lưu tập tin, nếu tiếp tục việc soạn thảo trên tập tin đó và muốn lưu thành một tập tin khác, bạn chỉ việc nhấp vào File, chọn Save as, hoặc đơn giản hơn bạn nhấp phím F12, hộp thoại Save As sẽ xuất hiện, bạn thao tác tương tự như trên.
Lưu ý: có một vấn đề là nếu máy của bạn sử dụng phiên bản Word 2003, những tập tin được lưu (với Word sẽ có định dạng “tên tập tin.doc”) sẽ không thể xem được trên những máy đã cài phiên bản Word cũ hơn (ví dụ: word 97, 2000, XP). Nếu muốn cho các máy này xem được thì bạn phải lưu tập tin với dạng Word cũ, để làm việc này, tại hộp thoại Save as, bạn nhấp nút ở ô Save as type: chọn phiên bản Word cũ hơn, xong nhấp nút Save để chấp nhận. Ngoài ra bạn cũng có thể lưu với các định dạng mà Word hỗ trợ như Plain Text, Web page, Document Template…

​

Theo tip4pc
​

 

[TQV]

5. Duyệt nhiều tập tin Word theo cửa sổ
Các tập tin văn bản được mở sẽ được hiển thị trên thanh Taskbar của Windows, để xem tập tin nào bạn dùng chuột chọn cửa sổ ấy.

Tuy vậy bạn cũng có thể chuyển sang tài liệu khác ngay trên cửa sổ soạn thảo Word bằng cách nhấp vào Windows rồi chọn tên tập tin được hiển thị​

​

​

6. Thay đổi cách thức hiển thị trang Word​

Mặc định Word cho phép bạn hiển thị màn hình soạn thảo theo nhiều kiểu khác nhau như Normal, Web Layout, Reading Layout… Tùy theo nhu cầu sử dụng mà bạn chọn cho mình một kiểu xem thích hợp nhất. Ví dụ để xem văn bản ở chế độ in ấn, bạn chọn menu View > Print Layout

​

7. Phóng to, thu nhỏ màn hình soạn thảo​

Để làm được việc này bạn dùng công cụ Zoom, công cụ này sẽ cho bạn xem văn bản ở nhiều góc nhìn khác nhau, từ xa đến gần. Trên thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar), công cụ Zoom sẽ có biểu tượng:

​

Thông số trên công cụ mặc định là 100%, bạn có thể thay đổi thông số này bằng cách nhấp vào rồi chọn một trong các số của ô thả xuống, hoặc bạn có thể trực tiếp gõ số vào ô này rồi nhấp Enter để chấp nhận, khi đó Word sẽ tiến hành phóng to hoặc thu nhỏ màn hình soạn thảo văn bản theo thông số bạn đã chọn.​

​

8. Bỏ chức năng Check Spelling​

Những ai thường xuyên soạn thảo văn bản bằng tiếng Anh ắt hẳn sẽ rất thích với tính năng tự động kiểm tra lỗi chính tả mà Word hỗ trợ, thế nhưng tính năng này lại vô dụng khi bạn nhập liệu bằng tiếng Việt, và như thế tất cả các chữ bạn nhập vào đều bị hiểu lầm là sai chính tả, biểu thị bằng đường răng cưa ở dưới chữ trông thật mất thẩm mỹ.​

​

Để tắt tính năng này đi, bạn chọn Tools > Option, trong hộp thoại Option hiện ra, bạn chọn tab Spelling & Grammar. Tại đây bạn bỏ chọn như trên hình, xong nhấp OK để chấp nhận.​

​

9. Hiệu chỉnh các tính năng cơ bản.​

a. Chỉnh thông tin người sử dụng​

Để hiệu chỉnh tính năng này bạn vào chọn Tools > Options, chọn thẻ User Information, tại đây bạn nhập tên và các thông tin khác vào các ô tương ứng. Nhấp OK để chấp nhận.​

​

b. Thay đổi thư mục mặc định​

Thông thường sau khi cài đặt, Microsoft Office Word sẽ nhận dạng các thư mục riêng để làm việc, điều này sẽ bất tiện vì mỗi khi mở thì chương trình sẽ mở lên tại thư mục đó đầu tiên. Để thay đổi thư mục mặc định, cũng ở bảng Options bạn nhấp chọn File Locations.​

​

Bạn nhấp vào dòng Documents, nhấp tiếp nút Modify và chọn lại thư mục mà bạn muốn dùng làm thư mục mặc định.
Theo tip4pc
​

 

[TQV]

10. Các thao tác xử lý văn bản
a. Chọn văn bản.
- Để chọn 1 ký tự trên văn bản, bạn đặt trỏ chuột cạnh ký tự, kế đến kết hợp nhấn phím Shift rồi nút mũi tên qua trái hoặc qua phải tuỳ theo vị trí bạn đặt con trỏ cạnh ký tự, khi đó con trỏ chuột trên màn hình sẽ tô đen ở phía trái hoặc phía phải của nó, xong bạn thả phím Shift ra.
- Để chọn 1 từ, bạn dùng chuột nhấp kép vào từ đó, hoặc có thể kết hợp giữa tổ hợp phím Ctrl + Shift và nút mũi tên qua trái ← hoặc phải → để chọn.

- Để chọn 1 dòng, bạn chuyển trỏ chuột đến đầu dòng đó, khi con trỏ chuyển thành dạng mũi tên chếch sang phải ,bạn nhấp chuột để chọn.
- Để chọn 1 câu, bạn chuyển trỏ chuột đến câu muốn chọn, giữ phím Ctrl rồi nhấp vào câu đó.
- Để chọn 1 đoạn, bạn nhấp trái chuột 3 lần lên đoạn đó.
- Để chọn toàn bộ văn bản, bạn nhấp tổ hợp phím Ctrl + A hoặc nhấp menu Edit > Select All.
VD:
- Chọn 1 ký tự

​

​

- Chọn 1 từ

​

- Chọn 1 dòng

​

​

- Chọn 1 câu:

​

b. Sao chép, di chuyển văn bản:
- Để sao chép 1 đoạn văn bản, bạn dùng chuột chọn đoạn văn bản đó, nhấp tổ hợp phím Ctrl + C hay nhấp chọn Edit > Copy, kế đến bạn chuyển trỏ chuột đến nơi cần đặt đoạn văn bản đã sao chép, nhấp vào Edit > Paste hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + V. Cách này cũng có thể dùng được nếu như bạn muốn chép sang một tập tin Word khác.
- Để di chuyển văn bản, bạn cũng chọn đoạn văn bản đó, nhấp tổ hợp phím Ctrl + X hay chọn Edit > Cut, đoạn văn bản được chọn sẽ được dời vào clipboard của Word, tiếp theo bạn di chuyển trỏ chuột đến nơi cần chuyển, chọn menu Edit > Paste hay nhấp tổ hợp phím Ctrl + V.
c. Xoá văn bản:
- Để xoá một ký tự bạn đặt con trỏ vào bên trái của ký tự muốn xoá rồi nhấp nút Delete, hoặc để con trỏ bên phải ký tự rồi nhấn phím Backspace.
- Để xoá một từ bạn làm tương tự như trên nhưng giữ thêm phím Ctrl khi thực hiện.
- Để xoá một câu bạn giữ phím Ctrl, nhấp chuột vào câu cần xoá và nhấn Delete.
- Để xoá một đoạn bạn di chuyển con trỏ về bên trái đoạn văn đó, nhấp kép chuột để chọn và nhất Delete để xoá.
Theo tip4pc.com

 

[TQV]

11. Find and Replace
a. Tìm kiếm:
Nếu bạn muốn tìm kiếm và thay thế một từ, một chữ hay một đoạn văn bản tại một hay nhiều chỗ trong tài liệu thì Find and Replace trở thành một công cụ tối cần thiết để bạn rút ngắn thời gian làm việc đó. Với Find and Replace bạn có thể thay thế đoạn văn bản, các định dạng ký tự hoặc định dạng văn bản, hay thậm chí cả đoạn văn bản đã được định dạng.
Để tìm văn bản, bạn chọn menu Edit > Find hay nhấp tổ hợp phím Ctrl + F, hộp thoại Find and Replace sẽ xuất hiện.

​

Tại đây bạn gõ nội dung cần tìm vào khung Find what, xong nhấp nút Find Next để tìm. Nếu muốn Word đánh dấu toàn bộ những cụm từ tìm được, bạn có thể đánh dấu vào nút Hightlight all items found in
b. Thay thế

​

Để thay thế một từ hay đoạn văn bản trong tài liệu, bạn chọn menu Edit > Replace hay nhấp tổ hợp phím Ctrl + H, hộp thoại Find and Replace sẽ xuất hiện. Bạn nhập nội dung mà bạn muốn tìm và thay thế trong khung Find what, rồi nhập nội dung mà bạn muốn thay thế vào khung Replace with, tùy vào yêu cầu của mình, bạn chọn các nút sau:
+ Find Next: tìm từ hay cụm từ xuất hiện tiếp theo.
+ Replace: thay thế vào từ hay cụm từ tìm được.
+ Replace All: thay thế từ hay cụm từ trong toàn bộ văn bản.
Lưu ý: Với tùy chọn này nếu bạn thực hiện từ giữa đoạn văn bản trở xuống, Word sẽ tìm đến cuối tài liệu và xuất hiện câu thông báo hỏi bạn có muốn tiếp tục tìm kiếm lại từ đầu tài liệu hay không, nhấp Yes nếu muốn tiếp tục và No nếu muốn dừng lại.
12. Định dạng văn bản
a. Đổi kích cỡ:
Để đổi kích cỡ bạn dùng chuột chọn đoạn văn bản cần đổi, rồi chuyển đến mục Font Size tại thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar), nhấp nút rồi chọn kích cỡ. Bạn cũng có thể nhập trực tiếp kích cỡ vào khung này.

​

Word cũng cho phép bạn dùng tổ hợp phím tắt để tăng hay giảm kích cỡ chữ, trước tiên bạn chọn đoạn văn bản cần tăng (giảm) kích cỡ, rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + [ để giảm, hoặc Ctrl + ] để tăng cỡ chữ, mỗi lần nhấn thì văn bản sẽ tăng / giảm 1 đơn vị.
b. Đổi kiểu Font:
Để đổi Font, bạn chọn đoạn văn bản cần đổi, nhấn menu Format > Font hay dùng tổ hợp phím Ctrl + D để mở hộp thoại Font.

​

Trên hộp thoại này bạn có thể chọn:
+ Font: Kiểu chữ cho văn bản.
+ Font style: định dạng cho chữ, ví dụ, đậm, nghiêng..
+ Size: định kích cỡ chữ.
Với các tính năng này bạn có thể xem trước hiển thị trên văn bản từ khung Preview, bạn có thể dùng tính năng này để thử nghiệm tất cả các mục còn lại.
Ngoài ra bạn cũng có thể trực tiếp đổi Font cho văn bản từ thanh công cụ định dạng bằng cách chọn văn bản, chọn công cụ Font , nhấp vào nút mũi tên hướng xuống bên cạnh rồi chọn loại Font trong danh sách xổ xuống.

​

c. Đổi định dạng
Word cho bạn 3 kiểu đổi định dạng thông dụng như in đậm (bold), in nghiêng (italic), gạch chân (underline), ba kiểu này có nút tương ứng trên thanh công cụ định dạng.

​

Để đổi sang định dạng này bạn chọn văn bản xong dùng chuột nhấp vào các nút này. Ngoài ra Word cũng cho phép bạn dùng tổ hợp phím tắt để nhanh chóng chọn định dạng chữ, với in đậm là Ctrl + B, in nghiêng Ctrl + I và gạch chân là Ctrl + U.
d. Đổi chữ thấp hơn hay cao hơn bình thường
Đôi khi bạn cũng cần làm cho đoạn văn bản có chữ nhỏ hơn hay lớn hơn bình thường, nhất là trong các công thức hoá học, toán học…

VD: H2O, E = MC2​

Để làm việc này bạn chọn phần văn bản cần áp dụng, nhấp tổ hợp phím Ctrl + D để mở hộp thoại Font.

​

Tại hộp thoại này bạn chọn Superscript nếu muốn đoạn chữ được chọn nằm cao hơn hay chọn Subscript để chọn chữ thấp hơn bình thường.
Để thực hiện công việc nhanh chóng hơn, Word cũng cung cấp cho bạn tổ hợp phím tắt để làm việc này, để chữ nằm phía dưới bạn chọn chữ và nhấp tổ hợp phím Ctrl + [nút =]. Để chữ nằm phía trên thì bạn nhấp tổ hợp phím Ctrl + Shift + [nút =]

Theo tip4pc.com​

 

[TQV]

e. Đổi kiểu chữ in hoặc chữ thường cho văn bản.
Để đổi kiểu chữ in hoặc chữ thường, bạn chọn đoạn văn bản cần thay đổi chữ, nhấp menu Format > Change Case

​

Tại hộp thoại Change Case, bạn có các tùy chọn
+ Sentence case: Viết hoa ở đầu câu.
+ Lowercase: viết thường toàn câu.
+ Uppercase: viết hoa toàn câu.
+ Title Case: Viết hoa ở mỗi chữ.
+ Toggle Case: đảo ngược chữ hoa và thường ở từng chữ.
Chọn xong bạn nhấp OK để chấp nhận thay đổi.
f. Thay đổi màu sắc.
- Để đổi màu cho văn bản, bạn chọn đoạn văn bản cầu đổi, kích chuột vào dấu trong nút Font Color trên thanh công cụ định dạng, rồi chọn màu cần đổi.

​

Để đổi màu cho nền của văn bản, bạn chọn menu Format > Borders and Shadings, tại hộp thoại, chọn thẻ Shading, chọn màu theo yêu cầu và nhấp OK.

​

g. Sao chép định dạng
Để sao chép định dạng văn bản từ vị trí này sang vị trí khác, bạn trước tiên đặt con trỏ chuột tại nơi cần sao chép, nhấp vào biểu tượng Format Painter trên thanh công cụ chuẩn, khi đó hình dáng con trỏ sẽ được thay đổi thành một cây cọ vẽ nhỏ. kế đến bạn rê chuột vào đoạn văn bản cần dán định dạng sang. để thao tác nhanh bạn cũng có thể dùng kết hợp tổ hợp phím Ctrl + Shift + C để sao chép và tổ hợp Ctrl + Shift + V để dán.
13. Canh lề văn bản:
Để canh lề cho văn bản, Word cho bạn 4 kiểu canh lề, tương yứng với 4 nút trên thanh công cụ, đó là:
+ Canh trái : Chọn kiểu này khi bạn muốn đoạn văn được canh thẳng hàng bên mép trái khung soạn thảo.
+ Canh phải : Khi chọn nút này thì đoạn văn sẽ được canh thẳng hàng bên mép phải khung.
+ Canh giữa : Khi nút này được chọn thì các dòng trong đoạn sẽ được sắp cách đều 2 bên mép khung.
+ Canh đều : Khi nút này được chọn thì đoạn văn sẽ được canh thẳng ở cả 2 mép khung.

14. Thụt lề văn bản:
Để thụt lề cho một đoạn văn bản vào trong hay trả về vị trí ban đầu, bạn có thể dùng 2 phím Increase Indent hay Decrease Indent trên thanh công cụ.

​

Ngoài ra bạn có thể chọn từ menu Format > Paragraph để hiển thị hộp thoại Paragraph.

​

Tại hộp thoại này, mục Indentation cho bạn các tùy chọn:
+ Left / Right: cho phép bạn nhấp số dương hoặc âm, nếu số dương thì bạn sẽ canh văn bản theo biên trái hay phải, với số âm thì văn bản sẽ được canh ngoài biên trái hay phải của văn bản.
+ Special: chọn First line nếu muốn thụt lề ở hàng đầu tiên hoặc Hanging nếu muốn thụt lề cho tất cả các hàng sau, còn không thì chọn None.
+ By: Xác định khoảng cách thục vào từ mép.
15. Điều chỉnh khoảng cách trong văn bản
a. Đặt khoảng cách giữa các dòng
Đôi khi bạn muốn khoảng cách giữa các hàng trong văn bản khác với mặc định ban đầu, bạn có thể thực hiện bằng cách chọn chọn đoạn văn bản cần đặt rồi vào menu Format > Paragraph, tại hộp thoại này bạn thay đổi các tùy chọn trong mục Spacing.

​

Ở mục này bạn chú ý:
+ Line spacing: khoảng cách giữa các dòng, có các tùy chọn
- Single: đây là khoảng cách mặc định của Word.
- 1.5lines: đặt khoảng cách là 1,5 hàng (tăng thêm 0.5 hàng vào khoảng cách mặc
định)
- Double: đặt khoảng cách là 2 hàng (tăng 1 hàng vào khoảng cách mặc định).
- At least: chỉ khoảng cách tối thiểu giữa các hàng.
- Exactly:chỉ khoảng cách cố định giữa các hàng.
- Multiple : nhiều hàng.

​

+ At: gõ hay chọn khoảng cách mà bạn muốn đặt.
Với mỗi thay đổi bạn có thể xem trước tại khung Preview ở phía dưới

​

Cuối cùng bạn nhấp OK để đồng ý hay Cancel để huỷ lựa chọn.
b. Đặt khoảng cách giữa các đoạn:
Để đặt khoảng cách giữa các đoạn, bạn cũng chọn đoạn văn bản rồi vào Format > Paragraph, ở mục Spacing, bạn thay đổi các thông số trong mục Before cho khoảng cách ở trên và After cho khoảng cách bên dưới.

​

Theo tip4pc.com​

 

[TQV]

16. Đặt tab cho văn bản.​

Có thể hiểu nôm na rằng tab là cột mốc, tab cho phép bạn đặt mốc trái, trung tâm hay bên phải… Việc đặt mốc giúp cho bạn dễ dàng tùy biến nội dung văn bản hơn. Các tab được đặt trên thanh thước (Ruler) của Word, nếu màn hình bạn chưa có thước, bạn chọn menu View > Ruler.

​

Ở góc trên bên trái của thước, Word hiển thị biểu tượng của tab, khi nhấp chuột vào bạn sẽ thấy biểu tượng này thay đổi. Các biểu tượng của tab như sau:
- : Tab canh trái.
- : Tab canh giữa.
- : Tab canh phải.
- : Tab canh dấu thập phân, tab này có tác dụng sẽ canh ngay điểm đặt dấu chấm (“.”)
- : Tab gạch đứng, khi đặt tab này sẽ tạo ra một đường thẳng trên màn hình soạn thảo.
Để thay đổi tab đã đặt trên thước, chọn menu Format > Tab để hiển thị hộp thoại Tabs.

​

Tại hộp thoại này, bạn có thể chèn thêm tab mới bằng cách nhập vị trí vào mục Tab stop position, chọn loại tab trong mục Alignment, phần Leader bạn chọn từ 1 đến 4 tùy thuộc theo kiểu muốn xuất hiện, xong nhấn Set. Để đồng ý tất cả bạn nhấn Ok để trở về màn hình soạn thảo.
17. Đánh dấu chỉ mục cho văn bản:
Để đánh dấu đoạn văn bản, Word cung cấp cho bạn 2 nút công cụ đánh dấu đó là đánh dấu ký hiệu và đánh dấu bằng số thứ tự .
Để thay đổi ký hiệu khác bạn vào menu Format > Bullets and Numbering, tại hộp thoại bạn chọn thẻ Bulleted. Trên thẻ này bạn chọn kiểu ưng ý, nhấp Customize để chọn thêm các kiểu khác, xong nhấp OK để chấp thuận.

​

Để thay đổi kiểu số thứ tự, bạn cũng mở hộp thoại Bullets and Numbering, chọn thẻ Numbered, chọn kiểu số mà bạn thích, chọn Customize để điều chỉnh nội dung, xong nhấp OK.

​

Với kiểu đánh số đầu dòng, bạn sẽ thường xuyên gặp hiện tượng số nhảy ra không như mong muốn, ví dụ số nhảy theo thứ tự từ các mục ở trên (mà không phải bắt đầu từ 1), hay bạn muốn tiếp tục với dãy số thứ tự ở trên. Khi đó bạn hãy dùng 2 nút.

​

Với nút Restart numbering cho phép bạn đánh số lại từ đầu (bắt đầu bằng 1), trong khi nút Continue previous list cho phép bạn tiếp tục đánh số theo dãy ở trên. Hai nút này cũng có trên menu chuột phải, để hiện menu này bạn nhấp chuột phải vào số thứ tự đó, một menu sẽ hiện ra với biểu tượng số thứ tự đó được bôi đậm.

​

18. Vẽ đường viền cho văn bản:
Để vẽ đường viền, bạn đặt con trỏ vào phần văn bản cần tạo đường viền, nhấp chuột vào biểu tượng Outside Border trên thanh công cụ định dạng.
Để chọn các kiểu đường viền khác bạn nhấp vào nút , một khung nhỏ sẽ hiển thị một loạt các kiểu đường viền như viền trên, viền dưới, viền trái hay phải.

​

Để vẽ đường viền cho một từ hay một câu, bạn dùng chuột chọn nội dung đó rồi thao tác như trên.

​

Nếu muốn thay đổi chi tiết về đường viền, bạn cũng chọn nội dung cần tạo viền rồi vào menu Format > Border and Shading, tại hộp thoại hiện ra bạn chọn thẻ Border.

​

Tại mục này bạn có các tùy chỉnh:
+ Setting: cho phép bạn chọn kiểu của viền như Box, Shadow…
+ Style: Cho phép bạn chọn dạng nét viền.
+ Color: Chọn màu cho viền.
+ Width: Chọn kích cỡ viền.
+ Preview: Xem trước kết quả.
Để tạo đường viền cho 1 trang, bạn cũng vào hộp thoại Borders and Shading, chọn thẻ Page Border, tại đây bạn chọn tương tự như trên, nhấp OK để đồng ý

​

Theo

tip4pc.com​

 

[TQV]

19. Định dạng tài liệu:
a. Thay đổi cỡ giấy
Mặc định Word sử dụng kiểu giấy là Letter (khổ giấy hơi to hơn khổ A4), nếu dùng khổ giấy này để in, các cài đặt canh lề sẽ hiển thị rất khác với ban đầu nếu in bằng giấy A4. Vì thế ta cần chỉnh lại cho khổ giấy trong Word.Để chọn khổ giấy, bạn nhấp Menu File > Page Setup, tại cửa sổ này bạn chọn thẻ Paper. Trong mục Paper size bạn nhấp nút để tìm chọn kiểu, nhấp Default rồi Yes để mỗi lần chạy chương trình, Word sẽ tự động đặt kích cỡ tài liệu là khổ giấy này.

​

b. Thay đổi hướng in
Để đổi hướng in của trang, bạn cũng vào Page Setup, ở thẻ Margins bạn chọn hướng in trong phần Orientation
c. Thay đổi lề của tài liệu:
Để thay đổi lề của tài liệu bạn vào Page Setup, chọn thẻ Margins, ở mục Margins bạn nhập các thông số lền trên (Top), dưới (Bottom), trái (Left) và phải (Right), phần Gutter và Gutter position cho phép bạn đặt kích thước và vị trí rãnh lề giữa các trang dùng đóng thành cuốn sau khi in.

​

Với các mục trên bạn có thể nhấp vào nút Default để các tùy chọn trên là mặc định cho bất kỳ tài liệu Word được tạo sau này.
d. Ngắt trang:
Để ngắt một trang và sang trang mới bạn đặt chuột tại điểm muốn kết thúc rồi nhấp tổ hợp Ctrl + Enter, ở chế độ xem dạng Normal (chọn View > Normal) thì trang được ngắt sẽ có dạng

​

Để xoá một trang được ngắt, bạn chuyển sang chế độ xem dạng Normal, đặt con trỏ vào vị trí của trang được ngắt và nhấn Delete.
20. Làm việc với Header và Footer:
Header và Footer cho phép bạn chèn thông tin vào phần trên và dưới cùng của trang, thông tin này thường bao gồm tên tài liệu, tên người viết, số trang… và sẽ xuất hiện trên toàn bộ các trang, bạn có thể thấy thông tin này trên màn hình khi chọn chế độ xem Print Layout và Print Preview, nhưng không thấy được trong Normal.
Để tạo Header hoặc Footer, từ menu View chọn Header and Footer, khi đó phần nội dung văn bản sẽ được Word làm mờ đi, đồng thời sẽ xuất hiện thanh công cụ Header and Footer trên màn hình với 2 hộp cho phép bạn nhập nội dung ở đầu (Header) và cuối trang.(Footer)

​

Để chuyển đổi qua lại giữa Header và Footer bạn có thể nhấp nút Switch Between Header and Footer trên thanh công cụ này.
Một số công cụ trên thanh Header and Footer:
+ Nút và : Hiển thị Header / Footer của phần trước và phần kế tiếp (chỉ có tác dụng khi tài liệu được tạo ra từ nhiều phần).
+ Nút : Chèn số trang.
+ Nút : chèn ngày hiện tại (trên máy tính).
+ Nút : chèn giờ hiện tại (trên máy tính).
+ Nút : Mở hộp thoại Page Setup.
+ Nút : Hiển thị hoặc ẩn văn bản.Khi đã nhập xong văn bản, nhấp Close để kết thúc.
Theo tip4pc.com

 

[TQV]

21. Đánh số trang cho tài liệu:
Để đánh số trang cho tài liệu, bạn chọn menu Insert > Page Number để hiện hộp thoại Page Numbers.

Mục Position cho phép bạn chọn
+ Bottom of page (Footer): Đặt số trang ở dưới mỗi trang.
+ Top of page (Header): Đặt số trang ở trên mỗi trang.
Mục Alignment:
+ Left: canh lề trái số trang.+ Right: canh lền phải.
+ Center: canh giữa hai bên.+ Inside: số trang được đặt ở biên trong đối với trang lẻ và trang chẵn.
+ Outline: số trang được đặt ở biên ngoài đối với trang lẻ và trang chẵn.
Với mỗi tùy chọn bạn có thể xem trước cách hiển thị ở khung Preview, cuối cùng nhấp OK để xác nhận.

22. Xử lý với bảng
a. Tạo bảng:
Để tạo một bảng bạn dùng nút Insert Table trên thanh công cụ, đặt con trỏ tại nơi muốn tạo bảng, nhấp chuột vào nút Insert Table

rồi rê chuột vào dãy ô để chọn số hàng và cột cần thiết.

Để nhập dữ liệu vào bảng, bạn nhấp chuột vào ô rồi gõ nội dung, nhấn Tab để chuyển đến ô kế tiếp.b. Chọn hàng, cột, ô và toàn bộ bảng
Để chọn một ô, hàng hay một cột bạn nhấp chuột vào nơi muốn chọn, chọn menu Table > Select, từ menu này chọn các mục theo yêu cầu.

c. Chèn, xoá các hàng và cột:
- Để chèn một cột / hàng vào trong bảng, bạn chọn cột / hàng nơi muốn chèn cột / hàng mới, nhấp menu Table, chọn Insert Colums / Insert Rows.
- Để xoá một cột / hàng trong bảng, bạn chọn cột / hàng muốn xoá, chọn menu Table, nhấp Delete Columns / Delete Rows.Lưu ý:
Nếu bạn chọn một hàng hay cột và nhất Delete thì chỉ nội dung trong hàng hay cột chứa bị xoá, nếu bạn nhất nút Backspace thì toàn bộ hàng hay cột đó sẽ được xoá bỏ.

d. Chỉnh chiều cao của hàng và chiều rộng cột
- Để chỉnh chiều cao của hàng, bạn dùng chuột chọn hàng đó rồi chọn menu Table, chọn Table Properties, tại hộp thoại Table Properties, chọn tab Row, nhấp chuột vào hộp Specify Height và nhập giá trị vào, nhấp OK để áp dụng

- Để chỉnh chiều rộng của cột, bạn chọn cột cần chỉnh rồi chọn menu Table > Table Properties, tại hộp thoại chọn tab Column, đánh dấu vào nút Preferred Width và nhập giá trị vào, nhấp OK để áp dụng.

e. Thêm đường viền vào bảng:
- Để thêm đường viền vào bảng, bạn chọn bảng rồi nhấp vào menu Table > Chọn Select > chọn Table, hay nhấp biểu tượng

xuất hiện bên góc trái của bảng, lúc này toàn bộ bảng sẽ được chọn.
- Nhấp nút

của công cụ Border

trên thanh công cụ để chọn một định dạng đường viên cho bảng.

Để làm đường viền bao quanh chữ thì bạn cũng áp dụng theo cách trên, nhưng chú ý là phải dùng chuột tô đen khối chữ trước, nếu không thì đường viền sẽ trải từ trái sang phải.
Ngoài cách nhấp công cụ Border trên thanh công cụ, bạn có thể trực tiếp thao tác trên phần menu bằng cách vào Format > Borders and Shading, hộp thoại sau sẽ xuất hiện

Tại hộp thoại này bạn có thể lựa chọn các mục:
- Setting: Cho phép bạn chọn các kiểu viền như viền hộp (Box), viền bóng đổ (Shadow), viền khối 3D, hay các tùy chọn khác (Custom). Để bỏ đường viền bạn chọn vào ô None.
- Style: cho phép chọn kiểu đường viền như liền nét hay đứt quãng…
- Color: chọn màu sắc của đường viền.
- Width: độ rộng của đường viền.
- Preview: xem trước kết quả.
- Apply to: cho phép áp dụng ở văn bản (text) hay các đoạn văn bản (Paragraph)
f. Tạo đường viền cho trang:
Để tạo đường viền cho trang, bạn vào menu Format > chọn Borders and Shading, tại hộp thoại xuất hiện bạn chọn thẻ Page Border.

Các thuộc tính của hộp thoại này tương tự với hộp thoại ở thẻ Borders, nhưng khi bạn đồng ý thì đường viền sẽ áp dụng trên toàn trang văn bản. Ở đây có các thuộc tính khác:
- Art: Cho phép bạn chọn một kiểu mẫu đường viền có sẵn trong Word.

23. Tạo bóng (shading) cho văn bản
Để đánh dấu hay ghi chú trên văn bản, ta thường áp dụng cách tạo đường viền hay tạo bóng cho nó. Để tạo bóng, bạn chọn đoạn văn bản cần tạo rồi vào menu Format > Borders and Shading, chọn thẻ Shading.

Tại hộp thoại này bạn có thể chọn.
- Fill: Định cách đánh bóng cho màu nền.
- Style: Định mẫu thể hiện hoặc màu sắc của bóng.
- Color: Định cách đánh bóng cho màu của đối tượng.
Xong bạn nhấp OK.
Ví dụ: để định dạng một đoạn văn bản dùng chữ trắng trên nền đen bạn làm như sau: chọn đoạn văn bản cần định dạng, vào hộp thoại Borders and Shading, chọn thẻ Shading, chọn Style là Solid (100%), xong nhấp OK để xem kết quả.
24. Thêm các trường:
Các trường (Fields) là các mã được chèn vào tài liệu để Word tự động thực thi một số công việc. Để thêm trường bạn mở hộp thoại Field bằng cách chọn menu Insert > Field.

Để thêm một trường cập nhật ngày giờ, bạn chọn Insert > chọn tiếp Date and Time

Tại hộp thoại bạn chọn kiểu ngày giờ sẽ hiển thị trong tài liệu, nhấp chuột đánh dấu chọn ô Update Automatically rồi nhấp OK. Việc này sẽ tạo ra một trường cập nhật ngày giờ hệ thống tự động mỗi khi bạn mở tài liệu này. Để bỏ cập nhật tự động thì bạn cần bỏ tùy chọn Update automatically.

Theo tip4pc.com
​

 

[TQV]

25. Chèn các trường vào Header hay Footer:
a. Chèn chỉ số trang dùng định dạng X of Y:
Đôi khi bạn muốn đánh số trang dạng “Page 4 of 10” vào Header hay Footer, để làm việc này bạn chọn Header and Footer từ menu View.
Từ thanh công cụ Header and Footer bạn chọn Insert AutoText, chọn tiếp Page X of Y.

​

b. Chèn ngày giờ:
Để chèn ngày giờ vào Header hay Footer bạn mở thanh công cụ Header and Footer, đặt con trỏ tại nơi cần chèn, nhấp nút

hay nút

tương ứng với việc chèn ngày hay giờ vào.
c. Chèn tên tác giả:
Để chèn tên tác giả bạn cũng đặt con trỏ tại nơi cần chèn, mở thanh công cụ Header and Footer, tại phần Insert AutoText bạn chọn Created by thì phần tên tác giả sẽ được chèn một cách tự động.

Chú ý:
+ Bạn hoàn toàn có thể thay thế phần Created by bằng tiếng Việt.
+ Phần tác giả bạn có thể thay đổi, vì Word sẽ lấy thông tin lúc bạn đăng ký khi cài đặt Word. Để thay đổi bạn vào Menu Tool > Options, tại hộp thoại xuất hiện, bạn chọn thẻ User Information và thay đổi phần Name trong đó.

Việc này chỉ có tác dụng với các tài liệu ở lần tạo mới tiếp theo, với các tài liệu đã lưu với phần thông tin tác giả trước đó, bạn phải dùng Windows Explorer, nhấp chuột phải lên tập tin và chọn Properties, chọn tiếp thẻ Summary và thay đổi nội dung ở mục Author, nhấp OK để chấp thuận

d. Chèn vị trí tập tin:
Một tuỳ chọn cần thiết khác là bạn có thể chèn vị trí tập tin vào ngay trên tài liệu bằng cách chọn công cụ Header and Footer, từ mục Insert AutoText, chọn Filename and Path.

Khi đó tên và đường dẫn chính xác của tập tin sẽ được chèn vào văn bản.

26. Chèn hình ảnh, biểu đồ:
a. Chèn Clip Art:
Để chèn Clip Art bạn vào Menu Insert > Chọn Picture > chọn tiếp Clip Art, hay nhấp chọn biểu tượng Drawing

trên thanh công cụ chuẩn, khi đó một hộp công cụ sẽ xuất hiện phía dưới cửa sổ Word, tại đây bạn chọn biểu tượng Insert Clip Art

. Khi đó một thanh công cụ Clip Art sẽ xuất hiện bên phải màn hình.

Tại thanh công cụ này, phần Search for cho phép bạn nhập vào một từ để tìm kiếm, bạn nhập từ khoá cần tìm, ví dụ: trees, nhấp Go, khi đó tại thanh công cụ sẽ xuất hiện như sau:

Để chọn hình nào bạn nhấp chuột lên hình đó, khi đó hình sẽ được chèn ngay vào tài liệu.
b. Chèn hình ảnh:
Để chèn một tập tin ảnh trên máy tính vào tài liệu, bạn chọn menu Insert > Picture > From File… Tại hộp thoại Insert Picture bạn chọn tập tin cần chèn và nhấp Insert.

c. Chèn biểu đồ:
Để chèn biểu đồ, bạn đặt con trỏ tại nơi cần chèn, chọn menu Insert > Picture > Chart

Một biểu đồ mẫu sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn có dạng như sau:

Để thay đổi nội dung bạn chỉ cần nhập vào phần Datasheet thì biểu đồ sẽ thay đổi theo.
Theo tip4pc.com

 

[TQV]

27. Di chuyển hình ảnh, biểu đồ:
Khi đã chèn hình ảnh, biểu đồ vào văn bản (xem bài trước), bạn có thể di chuyển, sao chép nó vào bên trong hay sang 1 văn bản khác.
Để di chuyển hình ảnh, biểu đồ bên trong tài liệu, bạn thực hiện 1 trong 2 cách sau:
a. Dùng chuột nhấp chọn đối tượng, vào menu Edit > chọn Cut hay dùng tổ hợp phím Ctrl + X, kế đến đặt trỏ chuột tại nơi cần dán và nhấn menu Edit > Paste hay dùng tổ hợp phím Ctrl + V.
b. Đơn giản hơn bạn dùng chuột nhấp chọn và giữ đối tượng rồi kéo đến vị trí mới.
Để chuyển một hình ảnh, biểu đồ sang 1 tài liệu khác bạn dùng chuột chọn đối tượng cần chuyển, chọn menu Edit > Cut hay dùng tổ hợp phím Ctrl + X, rồi mở tài liệu mới, chọn menu Edit > Paste hay dùng tổ hợp phím Ctrl + V.

28. Hiệu chỉnh kích thước hình ảnh:
Để hiệu chỉnh kích thước hình ảnh trong Word, bạn chọn hình ảnh đó, khi đó trên hình sẽ xuất hiện 8 ô vuông màu đen bao quanh đối tượng, bạn dùng chuột di chuyển đến 1 trong 4 góc vuông của đối tượng, khi đó con trỏ chuột sẽ có dạng

nếu bạn đặt ở 2 nút nằm bên trái của ảnh, hoặc sẽ có dạng

nếu bạn đặt trỏ chuột ở 2 nút bên góc phải của ảnh. Khi con trỏ đã chuyển thành 1 trong 2 dạng trên thì bạn nhấp giữ con trỏ, đồng thời rê chuột về phía ngược lại, khi đó hình ảnh sẽ được thu nhỏ hoặc phóng to ra tuỳ theo chiều bạn kéo.

Để hiệu chỉnh hình ảnh theo kích thước, bạn nhấp chuột phải lên hình cần chỉnh, từ menu xổ xuống bạn nhấp Format Picture…

​

Tại hộp thoại Format Picture, bạn chọn thẻ Size:

Tại hộp thoại này bạn chú ý mục Lock aspect ratio, bạn nên đánh dấu chọn nếu bạn muốn ghi nhớ tỉ lệ chiều ngang và dọc của bức ảnh ban đầu, điều này sẽ giữ bức ảnh khi phóng to hay thu nhỏ có thể giữ được tỉ lệ chiều ngang và chiều dọc như ban đầu, không bị xô lệch đi.
Theo tip4pc.com
​

 

[TQV]

29. Trộn thư (Mail Merge)

Tính năng trộn thư là một trong các tiện ích mà Word giúp người sử dụng giảm đáng kể thời gian xử lý văn bản trên máy tính. Tính năng này dùng chèn thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định nào đó bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn chèn thông tin như tên, tuổi, địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn… Để làm việc này bạn phải có 2 tập tin văn bản riêng biệt trước khi trộn với nhau, tập tin thứ nhất sẽ chứa dữ liệu dạng danh sách nhân viên, tên, tuổi… tập tin thứ hai sẽ chứa tài liệu chính (ví dụ mẫu thư báo, thư ngỏ…), có thể hiểu cách thức sử dụng Mail Merge như sau:

Ở đây chúng ta sẽ làm một ví dụ: In toàn bộ thư mời cho danh sách toàn bộ khách hàng. Bạn làm theo trình tự sau:
Bạn nhập liệu mẫu thư mời cho mình, chú ý phần tên và địa chỉ khách hàng thì để trống để có thể nhập liệu sau này. Kế đến bạn chọn như hình.

​

​

Khi đó thanh công cụ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phía phải màn hình Word, bạn chọn cho mình mẫu tài liệu là Letters, nhấp Next để tiếp tục.

Ở màn hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp ví dụ này bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn như hình và nhấp Next.

Màn hình kế cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp này chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create…

Khi đó một hộp thoại có dạng sau sẽ xuất hiện.

Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những người cần thêm vào thư của bạn, các chỉ mục ở trên có thể sẽ dư thừa, bạn có thể xoá bằng cách chọn nút Customize…, ở hộp thoại Customize Address List bạn chọn các mục trong Field Names và nhấp Delete để bỏ.

Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách, xong nhấp Close, hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin này lại, khi bạn nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail Merge Recipients như sau:

Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được thể hiện, nhấp OK để đồng ý.
Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình này sẽ cho bạn viết thư

Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện.

Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last Name và Company Name rồi nhấn Insert. Khi đó các Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.

Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho bạn xem trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:

Để xem trước các nội dung được chèn khác bạn nhấp nút

trên thanh Mail Merge. Kết quả sẽ xuất hiện như hình:

Nhấp Next để tiếp tục.

Màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục:

Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK.

Lúc này Word sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy.

Hình này đã được thu nhỏ, để xem đầy đủ bạn nhấp phải chuột và chọn View Image (với Firefox)

30. In tài liệu:
Để in tài liệu ra giấy, bạn vào Menu File > chọn Print hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + P, hộp thoại Print sẽ xuất hiện có dạng như sau:

Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau:
- Printer: Đây là phần hiển thị thông tin của máy in.
- Page range: phần này cho phép bạn quy định in trang nào, có các mục
+ All: In toàn bộ tài liệu.
+ Current Page: In trang hiện thời.
+ Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in

Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12.
- Copies: chỉ số bản cần in.
Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word:
- Để in được trong Word thì máy tính của bạn phải được cài trình điều khiển (Driver).
- Như bài trước đã đề cập, việc in tài liệu lần đầu tiên có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.

Đến đây là kết thúc loạt bài viết các thao tác cơ bản trên Microsoft Word 2003, rất mong nhận được ý kiến của mọi người.

Theo tip4pc.com

 

[TQV]

Mẹo định dạng nhanh văn bản tài liệu trong Word 2003

- Để thay đổi các thiết lập về lề hoặc cột cho một phần của văn bản, trước tiên ta tạo section break.
- Để tạo một ngắt trang, ấn Ctrl + Enter
- Để thêm một dòng vào cuối table, bấm vào ô cuối cùng của bảng, ấn Tab
- Để xóa một bảng (table) và nội dung của nó, chọn bảng, vào menu Table -> Del và click vào Rows
- Để trộn (merge) các ô trong bảng để tạo tiêu đề bảng, chọn các ô và click vào Merge Cells ở menu Table.
- Để có thể định dạng với Tab thục vào trong một ô của table, hãy ấn Ctrl + Tab
- Để đánh số dòng trong một table, chọn cột bên trái nhất, bấm nút Numbering
- Để đánh số cột trong một table, chọn dòng đầu tiên và bấm vào nút Numbering
- Để di chuyển một dòng trong table lên / xuống, ấn tổ hợp phím Alt + Shift + Mũi tên lên (di chuyển lên) hoặc Alt + Shift + Mũi tên (di chuyển xuống)
- Canh giữa nhanh một đoạn văn Ctrl + E, canh trái Ctrl + L, canh phải Ctrl + R
- Để thêm một điểm dừng Tab, bấm lên thước ngang. Để bỏ điểm dừng tab, kéo bỏ nó khỏi thước.
- Để trở về chỗ cuối cùng vừa soạn thảo, bấm Shift + F5
- Để tìm từ đồng nghĩa trong từ điển thuật ngữ, chọn từ đó, bấm Shift + F7
- Để phục hồi lại định dạng cho chữ vừa mới sửa, bấm Ctrl + Space Bar (phím dài)
- Để sắp xếp ngày, số, và chữ theo trật tự xuôi / ngược, hãy chọn chúng và bấm vào mục Sort trong menu Table.
- Để chọn một khối văn bảng theo một vùng chữ nhật, giữ phím Alt + kéo chuột khi chọn.
- Để tính xem văn bản / vùng được chọn có bao nhiêu từ, bấm vào mục Word Count trong menu Tools.
Theo khoancatbetong.com