[Đồng hồ ngưng đọng thời gian]- Ma trận quản lý thời gian

trangdang

[♣]Thành Viên
29/11/09
566
5,452
93
27
FTU
#1




Chúng ta vẫn thường trả lời khi được hỏi về thời gian “mình ước gì ngày có thể dài hơn 24 tiếng, như thế mới đủ để mình làm được mọi việc trong ngày”. Điều này làm tôi nhớ đến câu nói của H. Jackson Brown "Đừng nói rằng bạn không có đủ thời gian. Cuộc sống tặng cho bạn, cũng như cho Helen Keller, Louis Pasteur, Michelangelo, Mẹ Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson và Albert Einstein, mỗi ngày 24 giờ như nhau.”. Có lẽ chúng ta không thiếu thời gian, điều khiến chúng ta khác biệt trong việc đạt được hiệu quả trong công việc chính là cách chúng ta phân bố thời gian và sử dụng nó.









Luôn nhắc bản thân:




80% kết quả có được của bạn chỉ có 20% là từ hành động của bạn.





Vì thế:
Hãy vì 80% hiệu quả công việc mà tập trung tối đa cho 20% công sức.












Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó.


Theo ý kiến của tôi, quản lý thời gian là việc phân bổ và sử dụng thời gian sao cho đảm bảo thực hiện được các công việc một cách hợp lý và đem lại hữu dụng tối đa cho người quản lý. Gỉa sử như cùng một lượng thời gian là 10 tiếng, chúng ta được phân làm 4 nhiệm vụ, thì người biết cách quản lý thời gian sẽ biết phân phối sao cho vừa làm được nhiều việc nhất, nhanh nhất và hiệu quả nhất.


[BUBBLE]Tin xấu: thời gian cứ bay mãi. Nhưng tin tốt: bạn là phi công trên chuyến bay đó
[/BUBBLE]

Công cụ hỗ trợ quản lý thời gian

Để đạt được điều đó, KNSO hôm nay sẽ trình bày với các bạn một công cụ giúp quản lý thời gian một cách hiệu quả:















[TABLE]
[TR]
[TD][/TD]
[/TR]
[/TABLE]










Dựa trên tính chất quan trọng và khẩn cấp, ma trận này được chia làm 4 nhóm. Theo chiều mũi tên, tính khẩn cấp và tính quan trọng tăng dần.

Cách sử dụng ma trận quản lý thời gian:

Bạn có thể sử dụng Ma trận quản lý thời gian để đánh giá mức độ hiệu quả trong việc sử dụng thời gian của mình trong ngày, trong tuần, trong tháng đã qua.
Đặc biệt, bạn nên sử dụng Ma trận này trong việc lập kế hoạch công việc. Cách sử dụng rất đơn giản như sau:

Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm.
Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm dựa trên 2 tiêu chí khẩn và quan trọng, đưa vào Ma trận quản lý thời gian.
Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên và mức độ thời gian hợp lý dành cho từng công việc.
Dừng lại suy nghĩ xem việc nào mới thực sự quan trọng và khẩn cấp trong các công việc bạn cần làm là một kỹ năng thiết yếu.


  1. Quan trọng và khẩn cấp.

ví dụ như: Còn 2 ngày nữa bạn phải đi thi hết môn nhưng chưa học chữ nào, bổ sung gấp hồ sơ để nộp xin học bổng du học, …
  • Giải quyết những công việc này sẽ làm bạn tiêu tốn rất nhiều thời gian và do đó làm cho bạn dễ bị stress.
  • Những công việc nằm trong ô này thường được gắn những thuật ngữ như là khủng hoảng (crises) hay vấn đề (problems).
  • Chính vì tính cấp bách của nó, yêu cầu đặt ra đối với những công việc này là phải giải quyết ngay.
  • Lượng thời gian dành cho nhóm này trong quỹ thời gian của bạn: 20%


II- Quan trọng nhưng không khẩn cấp


  • Những công việc trong nhóm này mang tính chất MỤC TIÊU.
  • Đây là những công việc bạn có thể dành nhiều thời gian và tâm trí để giải quyết nhằm đạt được hiệu quả cao. Ví dụ: Luyện Toefl để đi du học, xác định kế hoạch để được trên 8.0 ở kỳ này, mục tiêu thăng tiến trong 2 năm tới…
  • Chính vì tính “mục tiêu” ấy, những công việc trong nhóm này đòi hỏi bạn phải nỗ lực và tập trung nhiều thời gian, cũng như có một chiến lược rõ ràng, logic: 60% là con số các chuyên gia khuyên bạn nên dành cho những công việc như thế này


III- Khẩn cấp nhưng không quan trọng


  • Giải quyết: Có thể bỏ qua. Ví dụ: bạn cần gửi một lá bưu phẩm đến bưu điện.
  • Đây là nhóm duy nhất trong 4 nhóm bạn có thể nhờ người khác làm. Chính vì thế, nó còn có tên là nhóm ủy quyền.
  • Mức thời gian cần thiết cho những công việc trong nhóm này: 5%.

IV- Không khẩn cấp cũng không quan trọng
  • Những công việc trong nhóm này thường là những việc thiết yếu các bạn phải làm như: ăn, ngủ, sinh hoạt, và kể cả việc lướt web, chơi game, chat…
  • Lượng thời gian các chuyên gia khuyên bạn dành cho nhóm này: Càng tối thiểu hóa càng tốt.
  • Nhóm này thường được gọi là SINH HOẠT.




Ma trận thời gian là một công cụ hoàn hảo giúp bạn có thể kiểm soát quỹ thời gian của mình. Tuy nhiên, chìa khóa mấu chốt lại nằm ở sự quyết tâm và tính kỷ luật của mỗi người.Và hãy cố gắng là một phi công chuyên nghiệp trong chuyến bay thời gian của chính ta.




Chúc các bạn có được những thông tin bổ ích.

 
Thích: 36 people

tangnam2

[♣]Thành Viên CLB
#2
Mình cũng đã từng áp dụng phương pháp này. Nhất là vào các dịp bận rộn như thi cuối kỳ.... Các môn học ồ ạt đổ về, các hoạt động ngoại khóa, các cuộc hẹn.... Đã làm cho mình cảm thấy rất rối. Nhưng khi áp dụng ma trận quản lý thời gian thì mình thấy mọi chuyện giải quyết rất dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả...

Nói là 1 chuyện, lên kế hoạch là 1 chuyện nhưng điều quan trọng và quyết định nhất là nằm ở mỗi người.Đúng như bạn Trangdang đã nói: ''chìa khóa mấu chốt lại nằm ở sự quyết tâm và tính kỷ luật của mỗi người''.

Mình sẽ tiếp tục áp dụng ma trận quản lý thời gian này. Và [you] cũng thế nhé, hi vọng sẽ nhận được nhiều chia sẻ từ [you]...
Chúc các bạn thành công....
 
Thích: 13 people

bluesea88

[♣]Thành Viên CLB
2/11/09
929
9,433
93
ĐH Bách Khoa Tp HCM
#5
Răng rứa được anh? Em thấy mần theo cái ma trận là tiết kiệm thời gian lắm mà anh...
Thời gian dành để suy nghĩ việc nào quan trọng, việc nào khẩn cấp, ... mất cả đống thời gian.
Với lại ở nhóm 4, ta có thể xem là thời gian đó là dành cho bản thân được không nhỉ? Mà thời gian dành cho bản thân thì nên được xếp vào nhóm quan trọng chứ nhỉ?
:dangyeu::dangyeu:
 
Thích: 4 people

trangdang

[♣]Thành Viên
29/11/09
566
5,452
93
27
FTU
#6
Thời gian dành để suy nghĩ việc nào quan trọng, việc nào khẩn cấp, ... mất cả đống thời gian.
Với lại ở nhóm 4, ta có thể xem là thời gian đó là dành cho bản thân được không nhỉ? Mà thời gian dành cho bản thân thì nên được xếp vào nhóm quan trọng chứ nhỉ?
:dangyeu::dangyeu:
Thắc mắc của anh cũng là câu hỏi của một vài bạn trong chương trình kỹ năng quản lý thời gian của câu lạc bộ mình. Chúng ta cũng học hỏi và giúp nhau tìm ra lời giải nào
 
Thích: 6 people

benny

Thanh viên kỳ cựu
21/11/10
1,240
10,452
113
Phổ Thông Năng Khiếu
#7
Ừm...em thấy việc cứ tơi đâu mình làm tới đó, như vậy khỏe hơn. Tính ra việc vẽ ma trận cũng là việc "quan trọng nhưng không khẩn cấp" mà.:dangyeu:
 
Thích: 8 people

hue_yeu_thuong

[♣]Thành Viên CLB
5/10/10
227
1,196
93
Phú Nhuận, Hồ Chí Minh
www.faebook.com
Họ và tên
Loan Ngô
#8
Định hướng việc khẩn cấp, quan trọng, không quan trọng là điều nên làm để định hướng công việc cho một ngày. Sáng ngủ dậy chỉ xác định mất 15 phút thôi à. Cuối tuần thì hơi tốn thời gian xíu vì phải đánh giá lại 1 tuần và sắp xếp tuần mới. Nếu làm phân chia công việc như vậy thì sẽ ít bị "nước tới chân mới nhảy"
 
Thích: 7 people

Happy Life

[♣]Thành Viên CLB
10/8/10
168
1,341
93
24
Happy Island
#10
Em cũng giống như anh Bluesea. Để tập trung làm ở phần tư thứ 2 thì khá khó. Đòi hòi mình phải kiên trì và quyết tâm khá nhiều >"<
 
Thích: 4 people

trangdang

[♣]Thành Viên
29/11/09
566
5,452
93
27
FTU
#11
Chắc phải alo cho KNS TEAM giải quyết tình huống này thôi :cuoihaha: :cuoihaha: :cuoihaha:
 

tuyettinhlinh

Thanh viên kỳ cựu
4/4/11
105
723
93
#12
Theo mình nghĩ, cách quản lý thời gian tốt nhất là cách sử dụng thời gian để đạt được mục tiêu nhỏ của từng ngày. Theo một cuốn sách mình từng đọc, định nghĩa về thời gian của con người nên bao gồm ba ngày:
- Ngày tập trung: là bạn dành ít nhất 80% thời gian hoạt động trong ngày cho công việc, tiếp xúc với mọi người để có được kết quả cao nhất bù đắp cho thời gian bạn bỏ ra. Để thành công, bạn phải tăng số ngày tập trung trong thời gian biểu của mình và chịu trách nhiệm cho kết quả thu được.
- Ngày chuẩn bị: là ngày bạn dùng để trang bị hoặc lên kế hoạch cho ngày tập trung hoặc ngày nghỉ ngơi. Ngày chuẩn bị bảo đảm cho sự hoạt động hiệu quả nhất của bạn trong ngày tập trung.
- Ngày nghỉ ngơi: kéo dài từ nửa đêm hôm trước tới nửa đêm hôm sau. Trong các ngày nghỉ ngơi sẽ không có một hoạt động nào liên quan đến công việc.

Như vậy thì, trong vốn thời gian của mỗi người điều quan trọng nhất ngoài hiệu quả công việc vẫn là sự cân bằng về tinh thần. Nếu giữ cho cơ thể khỏe mạnh, đầu óc sáng suốt thì bạn sẽ có thể có kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả nhất. Ngược lại, những người luôn mệt mỏi vì thiếu điều độ, thì mình nghĩ học chỉ có mệt, mệt và buồn ngủ thôi.
:choangvang:

 
Thích: 6 people

nhungv2

[♣]Thành Viên CLB
5/11/10
229
936
93
ĐH Mở TP.HCM
#13

[BUBBLE]Nước tới chân mới nhảy...

Hên thì hoàn thành công việc kịp thời:vamohoi:


Xui thì ngồi đó khóc như mưa luôn ấy:khocto:
[/BUBBLE]


Mình có tham gia một buổi về Quản lí thời gian bên KNSO, thật sự bổ ích, nhưng mình chưa làm được, nhất định hoàn thành bản lập kế hoạch và quản lí thời gian trong cuối tuần này, hihi :dacy:
 
Thích: 2 people

chuonchuon

Thành viên năng động
21/3/12
33
28
18
29
UEL
#16
làm được mấy bữa, m thấy hiệu quả lắm lun, mà sau này lười dần, chả biết phải làm sao:metmoi:
 
Thích: 2 people

Bình luận bằng Facebook