Nguyễn Phi Vân
Chuyên gia
Vì trước giờ làm việc quốc tế theo dạng vừa di chuyển vừa làm nên mình đã học và rèn luyện khả năng quản trị bản thân và công việc khá hiệu quả. Thông thường mình đã quen phải không ngừng di chuyển với cường độ cao, đòi hỏi khả năng linh hoạt maximum vì kế hoạch làm việc và di chuyển hoàn toàn có thể bị vỡ trận bất cứ lúc nào do hoàn cảnh khách quan từ đối tác hoặc rủi ro ngoài ý muốn. Để thích ứng và thoải mái với mọi sự bất định và cường độ công việc như vậy, mình bắt buộc phải rèn luyện khả năng tự thân vận động, khả năng tự xoay sở và sắp xếp, tổ chức công việc, giải quyết vấn đề nhanh, dứt khoát, linh hoạt như nước. Có lẽ vì bị đẩy vào hoàn cảnh như vậy nên từ từ quen, thấy chuyện này rất bình thường.
Khi làm việc tại Việt Nam, mình thấy các bạn dù ở level quản lý hay làm chủ thường hay bị stress khi công việc nhiều lên, cường độ làm việc tăng, yêu cầu công việc đa dạng, hoặc khi phải quản trị nhiều thứ trong cuộc sống và sự nghiệp cùng một lúc. Thật ra, người ta chỉ stress khi không sắp xếp được, không biết cách sắp xếp hoặc nghĩ không thông, không rõ, đâm ra rối. Mà khi đã rối thì đương nhiên là hay nghĩ lung tung, over think - nghĩ lố, nghĩ tiêu cực, phản ứng theo cảm xúc bất chợt, thiếu EI - trí thông minh cảm xúc. Trong trường hợp như vậy, cách tốt nhất là đừng đưa ra bất kỳ quyết định gì. Khi ta đang rối bời thì ai mà đưa ra lựa chọn hay quyết định đúng đắn hay tối ưu cho được. Ngược lại, bạn nên chủ động dành thời gian cho bản thân để review - xem lại danh sách các công việc, dự án, nhiệm vụ cần làm, rồi sắp xếp lại thời gian hay cách làm cho nó hợp lý. Cái vòng xoáy vô hình của sự bận rộn đôi khi nó chỉ tồn tại và như thể nhấn chìm ta vì ta đang chơi game của nó đặt ra. Nếu ta chủ động thoát ra, nhìn lại, rồi chủ động xây game của chính mình thì nó biến mất ngay. Đây là câu chuyện góc nhìn, chưa bao giờ là hoàn cảnh cả.
Dù vậy, cũng có một số nguyên tắc mà cá nhân tôi hay sử dụng để tổ chức và liên tục tổ chức lại rổ công việc của mình để nó không bao giờ có cửa làm cho mình stress. Chia sẻ ở đây cho mọi người tham khảo nhé.
Cấu trúc luôn có ngắn hạn và dài hạn, hiện tại và tương lai
Làm gì cũng vậy, tại thời điểm nào cũng vậy, luôn cần có sự cân bằng giữa ngắn hạn và dài hạn, hiện tại và tương lai. Nếu chỉ tập trung vào hiện tại mà quên mất tương lai, thì bạn có thể sẽ thoải mái hôm nay nhưng mơ hồ vì thiếu chuẩn bị đầy đủ cho tương lai. Còn ngược lại, nếu chỉ toàn nghĩ chuyện tương lai mà quên chăm lo cho hiện tại thì có khi tồn tại không nổi mả chờ tương lai hiển hiện. Làm gì cũng vậy, trong cuộc sống hay sự nghiệp cũng vậy, trong cấu trúc quỹ thời gian của tôi vì vậy mà luôn luôn, không bao giờ thiếu sự kết hợp giữa thời gian lo cho hiện tại và thời gian đầu tư cho tương lai. Tại những thời điểm khác nhau, cấu trúc này có thể khác nhau, ví dụ hiện tại nhiều hơn hay tương lai nhiều hơn, nhưng nó chưa bao giờ chỉ là một thứ. Trong khi đó, cách mà tôi nhận thấy nhiều người chọn lựa lại là chỉ lo hiện tại cuống cuồng cho xong, dẹp luôn không thèm nhìn tới tương lai, hoặc mơ mộng quá mức chỉ mơ màng tương lai mà không lo bữa cơm trưa trước mắt.
Điểm cần bằng luôn luôn là cần thiết. Còn tỷ lệ nhìn ra làm sao, 70% hiện tại 30% tương lai hay ngược lại hay là tỷ lệ gì khác nữa thì tuỳ thuộc vào hoàn cảnh, trạng thái của mỗi người. Không có một công thức chung nào, vì chúng ta đều là những bản thể khác nhau, có hành trình và giấc mơ khác nhau, có tốc độ, cách tiếp cận và mục đích khác nhau. Chỉ cần mình nhận thức về sự cần thiết sắp xếp quỹ thời gian cho cả hai là được. Còn cấu trúc theo từng thời đoạn, theo từng cá nhân thế nào thì tuỳ thuộc vào mỗi người chúng ta thôi.
Đúng thứ tự ưu tiên của từng mảng mà sắp xếp trước sau
Trong đời, có khi chuyện cơm áo gạo tiền là ưu tiên 1. Có khi đầu tư cho tương lai là ưu tiên 1. Cũng có khi chuyện học hành cập nhật cho bản thân đừng bị tụt hậu là ưu tiên 1. Thành ra, mỗi nhà mỗi cảnh, mỗi thời mỗi thế. Bản thân mình phải ngồi xuống gạch đầu dòng ra những việc cần làm rồi sắp xếp nó theo thứ tự ưu tiên dựa vào cái trạng thái của bản thân mình. Cũng vì vậy, bản đồ của mỗi người sẽ nhìn hoàn toàn khác nhau, cách sắp xếp thứ tự ưu tiên của mỗi cuộc đời cũng hoàn toàn khác nhau. Đừng quên bạn không thể lo hiện tại bỏ tương lai hay ngược lại. Vấn đề là, trong hiện tại có mấy cái gạch đầu hàng, trong tương lai có mấy cái gạch đầu hàng, và cái nào trong tất cả những cái gạch đầu hàng ấy là ưu tiên số 1, số 2, số 3? Cái list sẽ là sự pha trộn hợp lý giữa hiện tại và tương lai, giữa ưu tiên cơm áo và ưu tiên cất cánh. Đừng ép mình vào cái khuôn cứng nhắc chỉ lo hiện tại hay chỉ lo tương lai hay ngược lại. Cứ nhịp nhàng theo thứ tự ưu tiên của từng mảng là OK. Sao mà vẫn làm hết được nhưng chẳng hề stress là OK.
There’s always a better way to do the same thing
Có nhiều khi, mọi người quá quan tâm vào chuyện làm cái này mất bao nhiêu thời gian một cách hết sức là phán xét và cứng đơ cứng còng. Sao không đặt câu hỏi ngược lại là, ủa tại sao nó phải mất bằng ấy thời gian? Có cách nào hiệu quả hơn không, ít thời gian hơn không, sáng tạo và xịn sò hơn không? Đâu có chuyện gì mả chỉ có 1 cách làm. Nếu bạn cứ làm 1 cách đó trước nay với những công việc tương tự thì có lẽ bạn đang hết sức là cũ kỹ, bảo thủ, thiếu cập nhật. Thời thế khác, cách làm khác. Con người khác, cách làm khác. Input khác, cách làm khác. Luôn có cách tốt hơn để tiếp cận một vấn đề. Vấn đề là ta có chịu khó học hỏi, tìm hiểu, tìm tòi cách làm mới hay không. Khi stress, thay vì chỉ nghĩ phải bỏ cái này bớt cái kia thì một cách nghĩ khác là mình có đang hiệu quả hay không, rồi review lại cách bản thân làm việc, xử lý và giải quyết công việc hiện tại, theo cái cách hiện tại. Có khi, chỉ cần thay đổi cách tiếp cận một chút là xong. Có khi, việc thật ra chẳng có bao nhiêu, chủ yếu là do cách mình handle - xử lý chưa hiệu quả. There’s always a better way to do the same thing - Bao giờ cũng có cách tốt hơn để làm việc mình đang làm.
Cho nên, các sếp mà đang stress thì cũng nên phản tư một chút, xem có cần và có nên stress hay không ha.
Nguyễn Phi Vân
