Nguyễn Phi Vân
Chuyên gia
Mình hay gặp trường hợp như vậy và thấy nó cực kỳ phổ biến trong các bạn trẻ Việt Nam, là các bạn hoàn toàn không nghĩ cho người khác khi làm việc, tương tác hay cộng tác. Ví dụ tôi hay nhờ mọi người gửi thông tin để mình có thể kiểm tra thông tin và đưa ra ý kiến hoặc quyết định dựa trên thông tin nhận được. Trong rất nhiều trường hợp, tôi nhận được những chiếc link vào hồ sơ đủ loại, lộn xộn phải vật vã đi tìm, hoặc một mớ thông tin không được tổ chức khiến cho bản thân phải mất rất nhiều thời gian để link - kết nối những thông tin này lại với nhau, tìm ra câu trả lời cho câu hỏi của mình.
Vốn là người hay travel, tôi làm việc trên điện thoại khá nhiều vì di chuyển liên tục. Rất nhiều khi, tôi không mở được file, không mở được link và không đủ thời gian để có thể tự mình xào xáo mở thông tin lộn xộn vừa nhận được. Thật sự, khi nhận được những cách trả lời câu hỏi hay chia sẻ thông tin vô tổ chức như thế này, tôi không đánh giá cao người đang làm việc với mình. Với tôi, người chỉ biết kéo và quăng thông tin lộn xộn cho người khác để xong việc của mình là người không có trách nhiệm, thiếu logic và hoàn toàn không có EI - Trí thông minh cảm xúc. Khi mình chỉ làm cho xong việc của mình và hoàn toàn không nghĩ đến ảnh hưởng của việc mình làm đối với người đang cộng tác thì có thể nói bạn là người hoàn toàn thiếu kỹ năng cộng tác.
Vấn đề là, đây là một căn bệnh khá phổ biến khi tiếp xúc và làm việc với các bạn trẻ Việt Nam. Có lẽ, các bạn chưa được hướng dẫn và tiếp cận với cách làm luôn hướng đến việc giải quyết vấn đề dựa trên nhu cầu hay pain point - nỗi đau cụ thể của một đối tượng. Khi làm việc và cộng tác với người khác cũng vậy, câu hỏi luôn phải đặt ra là mình đang giải quyết vấn đề gì cho người đối diện. Thay vì như vậy, các bạn luôn đặt câu hỏi làm sao để khỏe cho mình. Người làm việc chỉ để khỏe cho mình thì không cộng tác được với ai, không chứng minh được năng lực của bản thân và đương nhiên sẽ bị đánh giá không tốt khi cộng tác hay hợp tác với người đối diện. Vì vậy, đương nhiên họ sẽ không có nhiều cơ hội thăng tiến, cơ hội được trao cho để làm những việc quan trọng hơn, cần đầu óc tổ chức và năng lực cao hơn. bạn thấy không? Chỉ là vì nghĩ cho người khác thôi nó đã là một dạng năng lực vô cùng quan trọng để giúp bạn phát triển bản thân, phát triển sự nghiệp và trở nên xuất sắc hơn mỗi ngày. Người không có năng lực này sẽ khó mà có thể thể hiện được bản thân trong một tập thể, một đội ngũ hoặc đối với những người mà mình đang cộng tác. Câu hỏi là, làm sao để có thể rèn luyện khả năng nghĩ cho người khác để không chỉ khoe cho mình? Chia sẻ với các bạn ba câu hỏi mà tôi luôn sử dụng để tư duy trong mọi trường hợp và đặc biệt trong các trường hợp làm việc và cộng tác với người khác.
Câu hỏi 1: Người tôi đang cộng tác là ai và cách giao tiếp, cộng tác với họ hiệu quả nhất là gì?
Mình làm gì trong đời cũng có cái gọi là target audience - đối tượng mục tiêu. Xây dựng một thương hiệu cũng phải biết người tiêu dùng mục tiêu của mình là ai. Đứng lên phát biểu cũng phải biết người nghe bài phát biểu của mình là ai. Tổ chức một event cũng phải hiểu người tham dự event của mình là ai. Làm một việc ý nghĩa giúp đỡ cho cộng đồng, xã hội cũng phải đặt câu hỏi mình đang làm việc này cho ai. Làm gì cũng vậy, nếu không bắt đầu từ đối tượng mục tiêu thì không bao giờ hiểu được họ cần gì, họ mong muốn gì để tạo ra giải pháp tương ứng.
Trong công việc hằng ngày cũng vậy. Tất cả những việc bạn làm đều đang ảnh hưởng trực tiếp đến một đối tượng mục tiêu nào đó. Đối tượng có thể là khách hàng, nhà cung cấp, đồng nghiệp, sếp trực tiếp, sếp gián tiếp, vv. Khi và chỉ khi bạn hiểu rất rõ người thụ hưởng những việc mình đang làm là ai thì bạn mới biết làm cách nào để có thể tác động hay giúp đỡ được họ. Một khi bạn đã qua loa, làm cho có, cho xong việc của mình dù người thụ hưởng là ai thì bạn đang cực kỳ thiếu trách nhiệm và không biết cách làm việc theo tư duy logic. Tại thời điểm này, tôi chắc chắn bạn đang có rất nhiều việc cần giải quyết trong công việc cũng như trong đời sống. Câu hỏi là, tất cả những việc bạn đang giải quyết đó bạn có biết đối tượng mục tiêu của mình là ai không? Trả lời được câu hỏi này thì mới có thể bắt đầu suy nghĩ về cách làm việc hiệu quả nhất đối với họ.
Câu hỏi 2: Đối tượng mục tiêu này cần gì nhất ở mình, hoặc nỗi đau của họ có thể là gì khi cộng tác với mình?
Mỗi chúng ta đóng một vai trò quan trọng khác nhau trong một tập thể hoặc trong một dự án. Khi biết đối tượng mục tiêu của mình là ai thì việc tiếp theo bạn cần làm là tìm hiểu cách làm việc, cách tương tác, cách giao tiếp cũng như những khó khăn, thử thách mà họ có thể gặp trong vai trò của mình. Cái này dân marketing gọi là customer insight - hiểu biết về đối tượng khách hàng mục tiêu. Ví dụ, nếu các bạn trẻ khi làm việc và tương tác với tôi có đặt câu hỏi này thì họ sẽ đương nhiên hiểu rằng tôi di chuyển quá nhiều, thời gian rất ít, làm việc trên điện thoại di động và vì vậy cần đưa ra những câu trả lời ngắn gọn, súc tích, đi thẳng vào vấn đề và nếu có chia sẻ văn bản thì cần phải là những văn bản cụ thể, trực tiếp ảnh hưởng đến vấn đề đang giải quyết và với định dạng có thể mở được trên mobile. Việc các bạn chia sẻ một mớ thông tin và dữ liệu lộn xộn, khó mở trên điện thoại di động vì file quá nặng chẳng hạn cho thấy các bạn hoàn toàn không nghĩ gì và hiểu gì về đối tượng mà mình đang giao tiếp.
Chuyện này thực ra không có gì quá khó. Ai cũng có sếp chẳng hạn và ai cũng cần phải biết làm như thế nào để giúp cho sếp mình đưa ra được ý kiến, quyết định một cách hiệu quả, nhanh chóng và thuận tiện nhất. Vậy thì, bản thân tôi cần phải làm gì, tổ chức thông tin thế nào, trình bày thông tin, dữ liệu ra sao cho nó logic, thuận tiện và hiệu quả nhất cho sếp? Sự khác biệt của người biết làm việc và không biết làm việc chỉ đơn giản là như thế. Một người thì làm chỉ để khỏe, xong việc cho mình. Người còn lại luôn nghĩ về hiệu quả chung, nghĩa là cần làm gì khi cộng tác và hợp tác với người đối diện để họ có thể hoàn thành tốt nhất, giải quyết tốt nhất vấn đề đang cần giải quyết.
Câu hỏi 3: Cách tốt nhất để giao tiếp với đối tượng mục tiêu là gì?
Thời gian và lịch trình của bạn không phải là thứ mà tất cả mọi người phải xuôi theo. Khi làm việc với người khác, cần hiểu là mỗi người đều có thời gian và lịch trình của riêng họ. Do đó, việc bạn expect - mong đợi người ta phải trả lời ngay có khi là impossible. Việc bạn làm việc không có lead time, không có sự chuẩn bị về thời gian cần thiết để hồi đáp đương nhiên sẽ tạo ra khó khăn cho người đối diện. Ví dụ, tôi thường xuyên tham gia các hội nghị lớn, sự kiện trong và ngoài nước. Khi travel, hoặc khi phải diễn thuyết trên sân khấu đương nhiên tôi sẽ không thể trả lời tin nhắn ngay được. Do đó, tôi cực kỳ khó chịu khi làm việc với các bạn trẻ không có lead time, nhắn tin lúc nào cũng urgent, cần trả lời ngay, cần ý kiến liền vì deadline công việc đã gần kề. Cách làm việc nước đến chân mới nhảy này làm xáo trộn lịch trình của người mà bạn đang cộng tác, tạo ra những áp lực không cần thiết và đương nhiên là khiến cho công việc không chất lượng.
Vì vậy, khi cộng tác và làm việc với người khác, bạn cần hiểu rõ cách liên lạc tốt nhất với họ trong những trường hợp khác nhau là gì. Khi nào cần nhắn tin, khi nào cần chia sẻ file, khi nào cần gọi điện, khi nào cần video call, cần hẹn trước bao lâu, cần trao đổi trong khoảng thời gian thế nào, có cần gửi trước thông tin rồi mới trao đổi hay không…. Người biết cách cộng tác sẽ luôn đặt những câu hỏi về cách thức để có thể trao đổi hiệu quả nhất chứ không chỉ làm mọi thứ để khỏe cho mình.
Thực ra, ba chuyện này có gì khó đâu. Vấn đề là bạn cần phải nhận thức về cách làm việc hiệu quả, cách tổ chức để có thể cộng tác hiệu quả với người khác. Chỉ cần làm tốt việc này thôi, bạn đã được người khác đánh giá rất cao khi làm việc nhóm hoặc khi hợp tác, cộng tác trong một dự án nào đó. Đặc biệt, bạn sẽ đương nhiên được sếp của mình đánh giá cao vì biết cách tổ chức và dẫn dắt công việc. Vậy nha. Chúc cho các bạn trẻ sẽ làm việc và cộng tác tốt hơn trong tương lai để chuẩn bị cho hành trình sự nghiệp đầy nắng gió của mình.
Nguyễn Phi Vân
