[KN NGHỀ NGHIỆP] Cách viết biên bản

trtrungviet

Thanh viên kỳ cựu
Cách viết biên bản

[FONT=Verdana, Arial]1. Vai trò của biên bản:

Biên bản là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra.

Biên bản không có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. Vì vậy, biên bản phải mô tả lại các sự việc hiện tượng kịp thời, tại chỗ với đầy đủ, chi tiết mọi tình tiết khách quan, không bình luận thêm bớt thì mới bảo đảm được vai trò cung cấp thông tin để làm cơ sở cho các quyết định xử lý, hoặc minh chứng cho các nhận định kết luận khác.


2. Yêu cầu của một biên bản:

- Số liệu, sự kiện phải chính xác, cụ thể.

- Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan.

- Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.

- Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng nhận biên bản. Thông tin muốn chính xác có độ tin cậy cao phải được đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.


3. Cách xây dựng bố cục:

Trong biên bản phải có các yếu tố cơ bản sau:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ.

- Tên văn bản và trích yếu nội dung.

- Ngày… tháng… năm… giờ… (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản).

- Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp…).

- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung).

- Phần kết thức (ghi thời gian và lý do).

- Thủ tục ký xác nhận.


4. Phương pháp ghi chép biên bản:

Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời cung, lời tố cáo, khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản… thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng cũng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai… phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nói nghe lại và xác nhận từng trang.

Trong các sự kiện thông thường khác: như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng bình xét… có thể áp dụng cách ghi tổng hợp: tức là trong biên bản chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ nguyên văn, còn những nội dung thông thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan.

Phần kết thúc văn bản: phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày… Biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận. Trong biên bản muốn có thủ tục chặt chẽ phải lưu ý việc ký xác nhận, phải có tối thiểu hai người ký thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ tọa ký xác nhận.


5. Dự thảo đề cương biên bản hội nghị:

a) Quốc hiệu và tiêu ngữ

b) Tên văn bản và trích yếu nội dung hội nghị.

c) Thời gian địa điểm khai mạc hội nghị.

d) Chương trình làm việc của hội nghị (tóm tắt các nội dung chính của hội nghị).

e) Khai mạc ghi rõ hội nghị do ai khai mạc.

g) Phần báo cáo:

+ Ghi tên chức vụ người trình bày báo cáo.

+ Tóm tắt nội dung báo cáo.

+ Xem báo cáo kèm theo (nếu báo cáo thành văn).

h) Thảo luận: tùy theo tính chất của hội nghị mà chọn phương pháp ghi thích hợp, tức là ghi chi tiết hay ghi tóm tắt ý chính (ghi tổng hợp).

- Ghi những vấn đề mà Chủ tịch hội nghị đưa ra, nếu ra thảo luận trước hội nghị.

i) Phần quyết nghị:

Phần quan trọng nên ghi chi tiết các vấn đề quyết nghị và tỉ lệ đại biểu tán thành (giơ tay hoặc bỏ phiếu kín).

- Nội dung quyết nghị thứ nhất là:
…… có …… % tán thành.

- Nội dung thứ hai là: …

j) Phần bầu cử nhân sự cho nhiệm kỳ tới:

- Danh sách nhân sự đề cử (ghi họ tên).

- Danh sách trúng cử qua cầu cử (giơ tay tán thành hoặc phiếu kín).

- Danh sách bầu cử bổ sung lần hai, ba… (nếu lần đầu chưa đủ số phiếu cần thiết).

k) Phần kết luận:

- Tóm tắt báo cáo hoặc lời phát biểu của khách mời dự.

- Tóm tắt báo cáo hoặc lời bế mạc của chủ tọa.

- Ghi ngày, giờ bế mạc hội nghị.

l) Chủ tịch và thư ký hội nghị ký tên (sau khi đã xét duyệt, bổ sung, sửa chữa nếu cần thì đọc lại trước hội nghị để xác nhận).



(Theo Cẩm Nang Thư Ký)
[/FONT]
 

Bình luận bằng Facebook

Similar threads
Thread starter Tiêu đề Diễn đàn Trả lời Date
D [KN NGHỀ NGHIỆP] Cách khắc phục sự tiêu cực tại nơi làm việc Khác 0
nhoccan219 [KN NGHỀ NGHIỆP] 4 cách kết bạn ở nơi làm việc mới Khác 1
trtrungviet [KN NGHỀ NGHIỆP] Cách viết thông báo Khác 0
kieuphuong [KN NGHỀ NGHIỆP] Một cách viết dự án kinh doanh hiệu quả Khác 1
kieuphuong [KN NGHỀ NGHIỆP] Cách gửi hồ sơ xin việc Khác 1
vhngocmai [Kỹ năng Nghề nghiệp] Nhật ký "săn việc" Khác 0
trangdang [KN NGHỀ NGHIỆP]- Nghệ thuật làm việc qua điện thoại Khác 0
vanhealxing [KN NGHỀ NGHIỆP] dành tặng cho những ai đã và đang bị thất bại trong công việc Khác 0
thien_duong_mau_tim [KN NGHỀ NGHIỆP] Kỹ năng mềm Khác 0
D [KN NGHỀ NGHIỆP] Xây dựng công ty của bạn Khác 0
trangdang [KN NGHỀ NGHIỆP] 5 điều ứng viên có thể nói dối nhà tuyển dụng Khác 1
trangdang [KN NGHỀ NGHIỆP] Sinh viên làm trái ngành trong mắt nhà tuyển dụng Khác 0
windstruck186 [KN NGHỀ NGHIỆP] Kỹ năng phân tích SWOT trong kế hoạch tổ chức sự kiện Khác 1
D [KN NGHỀ NGHIỆP] Làm thế nào để tiếp cận một nhân viên chậm chạp Khác 0
D [KN NGHỀ NGHIỆP] Có phải các tổ chức trên TG gặp những vấn đề như nhau P2 Khác 0
D [KN NGHỀ NGHIỆP] Có phải các tổ chức trên thế giới gặp những vấn đề như nhau Khác 0
B [KN NGHỀ NGHIỆP] ước gì trẻ lại Khác 0
Emi Le [KN NGHỀ NGHIỆP] Bí quyết tạo ấn tượng trong thời gian thử việc Khác 1
nhoccan219 [KN NGHỀ NGHIỆP] 5 “bước” hoàn hảo để vượt qua thất bại Khác 0
vermouth [KN NGHỀ NGHIỆP] Sinh viên cần học những gì? Khác 1
trtrungviet [KN NGHỀ NGHIỆP] Công văn là gì? Khác 0
trtrungviet [KN NGHỀ NGHIỆP] Những yêu cầu khi soạn thảo một bản báo cáo Khác 0
trtrungviet [KN NGHỀ NGHIỆP] Phương pháp viết một bản báo cáo Khác 0
trtrungviet [KN NGHỀ NGHIỆP] Bảo vệ nội dung file văn bản Khác 0
trtrungviet [KN NGHỀ NGHIỆP] Kỹ thuật trình bày văn bản Khác 0
trtrungviet [KN NGHỀ NGHIỆP] Một số quy tắc soạn thảo văn bản cơ bản Khác 0
trtrungviet [KN NGHỀ NGHIỆP] Kỹ năng viết tờ trình Khác 0
trtrungviet [KN NGHỀ NGHIỆP] Phương pháp soạn thảo một số loại công văn thông dụng Khác 0
trtrungviet [KN NGHỀ NGHIỆP] Kỹ thuật soạn thảo công văn Khác 0
trtrungviet [KN NGHỀ NGHIỆP] Khái niệm soạn thảo văn bản Khác 0
kieuphuong [KN NGHỀ NGHIỆP] Bí quyết làm việc hiệu quả với những người “trái tính, trái nết” Khác 0
cobala [KN NGHỀ NGHIỆP] "Vượt mặt" ứng viên "có kinh nghiệm"_nguồn: Báo Tuổi Trẻ Khác 0
cobala [KN NGHỀ NGHIỆP] 8 lời khuyên cho sinh viên mới tốt nghiệp Khác 3
kieuphuong [KN NGHỀ NGHIỆP] Làm thế nào để làm việc thành công với người khó tính Khác 2
thanhdat1004 [KN NGHỀ NGHIỆP] Kỹ năng gút dây Khác 1
kieuphuong [KN NGHỀ NGHIỆP] 10 kỹ năng nghề nghiệp Khác 0
eventmem [KN NGHỀ NGHIỆP] Con trai khi yêu Khác 7

Similar threads

Similar threads

Similar threads

Top