Nguyễn Phi Vân
Chuyên gia
Bạn nghe câu nói này chưa?
There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all
— Peter F. Drucker
Không có gì vô ích bằng làm hiệu quả những việc không cần làm
Có bao giờ bạn chợt nhận ra là mình làm quá nhiều, đầu tắt mặt tối, muốn kiệt sức, không thấy mặt trời luôn nhưng hình như ngoảnh lại thì chẳng thấy có tác động hay hiệu quả gì mấy?
Này là câu hỏi rất riêng tư, vì nếu trả lời thật tình có khi rất mất mặt, nên thôi bạn chỉ cần trả lời cho bản thân là đủ.
Và thật ra bạn không phải một mình. Đa số chúng ta bị lâm vào tình trạng này khi bị cuốn vào vòng xoáy của một đống việc rất urgent - gấp, cũng chưa kịp hiểu đầu cua tai nheo là đã phải lao vào làm để còn tích một cái là đã làm xong. Mình ngập ngụa trong mớ việc làm hoài không hết, chưa xong việc này việc khác đã đuổi sau lưng, chưa xong mớ việc này mớ khác đã sồng sộc xếp hàng xô đầy. Cứ như thế, ta xà quần, loay hoay trong vòng xoáy bất tận đó của những việc lúc nào cũng rất gấp và chẳng bao giờ dừng lại. Cho đến khi ta chịu hết nổi và gục ngã….
Đó là lúc có lẽ ta nên tự hỏi mình, như vậy là đúng hay là có gì đó sai sai?
Bạn nghe câu này rồi, “Work smart. Don’t work hard”. Có lẽ bạn thấy nó chí lý nhưng cuối cùng work smart là như thế nào khi deadline nó dí tận lưng và mình không có vũ khí gì để chống đỡ. Cuối cùng, sếp và đồng đội vẫn cứ la làng chờ deadline của mình. Cuối cùng, làm không xong có thể bị quở trách. Vậy thì thời gian đâu mà nghĩ ngợi chuyện work smart?
Thiệt ra thì cũng không khó lắm. Chỉ cần mình bỏ ra vài tiếng đồng hồ định hình lại hoàn cảnh, hiện trạng công việc, sắp xếp lại thứ tự ưu tiên chút là xong. Bước này không làm thì không có cách nào thoát ra được hết. Cho nên, dù đang bận cách mấy cũng nhớ tìm thời gian mà làm để giải phóng bản thân khỏi những tháng ngày quay mòng mòng trong mớ công việc vô định, nhất là bắt đầu từ năm mới. Vậy thì mình bắt đầu thế nào đây?
Hiểu về mục tiêu
Đầu tiên hết, hỏi thiệt nha, có bao nhiêu việc nằm trong danh sách mà bạn chả hiểu tại sao mình phải làm? Chuyện này bạn cần thành thật với bản thân. Tôi hỏi câu này với tất cả mọi người khi ai đó chia sẻ hay báo cáo về việc mình đang làm. Câu hỏi đầu tiên luôn là, tại sao bạn làm việc này? Làm để làm gì? Làm việc này đóng góp cho mục tiêu gì? Kết quả việc bạn làm mang lại tác động hay hiệu quả cụ thể gì cho mục tiêu đó. It’s not what you do. It’s why you do it that counts. Chưa bao giờ vấn đề là làm gì. Vấn đề luôn là tại sao mình cần làm việc đó. Nếu mình chỉ đâm đầu vào làm mà chẳng hiểu tại sao thì mình cũng giống như con robot bị lập trình, làm làm một cách vô tri không hiểu tại sao, rồi cứ như vậy làm công nhân chuyền suốt đời, bận rộn loanh quanh suốt đời mà cuối cùng chẳng mang lại chút tác động nào. Đó có phải là điều ta muốn?
Nếu không, thì bạn cần tập thói quen đặt câu hỏi như trên cho bất kỳ việc gì. Đây là cách bạn lọc việc quan trọng hay không quan trọng theo đúng mục tiêu của nó và trách nhiệm cũng như khả năng đóng góp của mình. Nếu người đưa việc cũng không hiểu tại sao giao việc thì việc đó hoàn toàn không quan trọng.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên
Fore sure, trong mớ công việc hiện tại đang nằm trong danh sách của mình, có những việc quan trọng thật, đâu đó 20% thôi nhưng mang lại 80% kết quả. Bạn nghĩ cho thiệt kỹ đi, đó là những việc gì? Nếu đã qua bộ lọc mục tiêu như đã chia sẻ ở trên thì dễ biết lắm, vì việc quan trọng bao giờ cũng có mục tiêu rõ ràng, kết quả mong muốn rõ ràng, có briefing về tầm quan trọng của nó rõ ràng. Cho nên, việc gì quan trọng và gấp thì ưu tiên 1. Việc gì quan trọng nhưng không gấp thì ưu tiên 2. Việc gì không quan trọng nhưng gấp thì ưu tiên 3. Còn việc gì không quan trọng cũng không gấp thì dẹp đi chớ làm để làm gì? Nhiều khi nhìn vào list công việc của một ai đó, hỏi vài câu xong tôi hay nói, chỉ có 20% trong số công việc nằm trong list này là cần làm. Còn lại, không làm cũng chẳng ảnh hưởng chi đến hoà bình thế giới. Nếu hiểu được như vậy thì, bạn có bận rộn gì đâu, chẳng qua là bạn chưa biết cách sắp xếp mà thôi.
Giờ bạn bình tĩnh, dành thời gian ngồi xuống sắp xếp lại đi, để cho mình rảnh rang còn đi chơi chứ làm hoài ba chuyện chẳng mang lại tác động để làm gì. Câu “Không có gì vô ích bằng làm hiệu quả những việc không cần làm” nó như là một con dao, đọc xong nghe đau nhói. Bạn nên viết lại câu này và để trước mặt trên bàn làm việc của mình để nhắc nhở bản thân hàng ngày. Thời gian của chúng ta đều giới hạn, chỉ nên sử dụng để làm việc có ích thôi, đừng vung vãi nó một cách vô tội vạ.
Hiểu rõ vai trò của mình khi làm việc nhóm
Tuy là khi tham gia dự án, bạn chỉ là một thành viên và nắm giữ một vài task trong đó thôi. Nhưng làm việc nhóm thì bạn không hoàn thành cả dự án sẽ bị ùn tắc. Do đó, không tham gia thì thôi, tham gia thì phải hiểu rất rõ vai trò và trách nhiệm của cá nhân trong dòng chảy dự án. Hiểu thì bạn sẽ biết rõ mình cần ưu tiên những công việc nào có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và thời gian hoàn thành công việc của người tiếp theo. Bạn trễ cái, bạn làm tào lao cái là cả team xong phim. Cho nên, luôn cần dành thời gian giải quyết các công việc có liên quan đến tập thể một cách nghiêm túc. Việc chỉ liên quan đến cá nhân mình thì mình còn sắp xếp làm giờ này giờ khác được. Việc chung nó trễ là nó trễ hết cả dây, phá vỡ hết lịch của mọi người.
Vậy thì, trong những thứ quan trọng cần làm thì chuyện gì liên quan tập thể quan trọng hơn, chuyện liên quan chỉ cá nhân ưu tiên sau. Vậy thì mọi thứ sẽ suông sẻ và dễ xử hơn nhiều.
Đừng chờ nước tới chân mới nhảy
Có rất nhiều bạn có thói quen làm việc không có lead time - hiểu về khái niệm thời gian có trước để hoàn thành một công việc. Có khi bạn có cả tháng để chuẩn bị và hoàn thành, nhưng bạn xà quần đủ chuyện, không theo dõi lead time, để tới còn 1-2 ngày mới lao vào làm thì lúc đó đã trễ rồi. Chất lượng công việc tương ứng với thời gian được giao phó, nghĩa là biết cần 1 tháng mới có thể làm tốt một việc. Vậy mà bạn để cho thời gian nó trôi qua cho đến gần ngày deadline rồi mới cuống cuồng lên. Việc cần 1 tháng mà làm trong 2 ngày thì nó có chất lượng không? Đó tự bạn trả lời đi, không cần phải hỏi ai. Hay cái là người ta biết vậy, trải nghiệm vật vã vậy, nhưng cứ vậy mà làm hoài không thay đổi mới ghê. Vậy mà đòi thảnh thơi, thong dong, làm như chơi đồ. Ở đâu ra?
Vậy đi ha. Vài ba động tác là cuộc đời xà quần của bạn sẽ trở lại thong dong ngay thôi. Làm hay không là tuỳ bạn, vì việc này cần kỹ năng và kỷ luật. Cuộc đời mình ra sao là do mình quyết định. Bạn ưa cuống cuồng thì cả đời cứ cuống cuồng không sao cả. Lựa chọn là của mình thôi.
Nguyễn Phi Vân
