[KN GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ] Hướng dẫn một số kỹ thuật ra quyết định

Nguyễn Minh Thư

[♣]Thành Viên CLB
27/10/09
99
1,041
83
Banking University HCMC
#1
Lưu ý: Đây là bản Thư tự dịch từ nguồn mindtools.com, sẽ post dần dần lên cho mọi người đọc chứ giờ mà dịch một lúc nguyên bài, e rằng sẽ sớm bỏ cuộc hihi

Tất cả chúng ta ai cũng đều phải ra quyết định trong cuộc sống hàng ngày. Một số quyết định thì rất đơn giản và cụ thể như việc: Mình có nên gửi bản báo cáo cho sếp ngay hay không? Mình nên mặc chiếc áo nào cho phù hợp?... Và một số khác thì lại khá phức tạp: Tôi nên chọn ứng viên nào trong số các ứng viên vào vị trí công việc này?
Những quyết định mang tính chất đơn giản thường chỉ cần một cách ra quyết định đơn giản để giải quyết vấn đề. Và những những quyết định mang tính khó khăn phức tạp thường lại liên quan đến những vấn đề cơ bản như:
-Sự không chắc chắn _ Bao hàm trong đó sẽ là những nguyên nhân không thể nhận biết được
-Sự phức tạp – Bạn cần phải liên hệ với nhiều yếu tố tương quan của quyết định
-Những hậu quả to lớn – Tác động từ một quyết định có thể sẽ rất to lớn
-Những giải pháp - Bản thân mỗi một giải pháp đều hàm chứa những hậu quả cũng như những điều bạn không thể xác minh cụ thể được
-Những vấn đề cá nhân – Thật khó để có thể đoán trước được người khác sẽ phản ứng ra sao với một quyết định
Với những ý kiến khó khăn đó, thì cách tốt nhất để có thể hoàn thành một quyết định mang tính phức tạp chính là việc bạn phải biết áp dụng cho mình một quy trình hiệu quả. Những quy trình rõ ràng cụ thể thường sẽ mang đến những kết quả thích đáng, có chất lượng cao, và có thể cải thiện hiệu quả của hầu hết những việc chúng ta làm. Trong bài viết này, tôi xin phác thảo ra một quy trình sẽ giúp cho bạn cải thiện chất lượng cho các quyết định của mình.
Một hệ thống tiếp cận việc hình thành quyết định
Một quy trình lô gic và mang tính hệ thống sẽ giúp bạn nhận thấy những yếu tố thiết yếu hình thành nên một quyết định tốt. Bằng phương pháp tiếp cận này, bạn sẽ tránh bớt được việc bỏ sót đi những nhân tố quan trọng, và có thể tiếp tục xây dựng trên phương pháp đó để làm cho quyết định của mình ngày càng hoàn thiện hơn.
Có 6 cách để làm nên một quyết định hiệu quả:
1. Tạo nên một môi trường mang tính chất xây dựng
2. Tạo ra những giải pháp hay
3. Nghiên cứu các giải pháp
4. Chọn giải pháp tốt nhất
5. Kiểm tra quyết định của mình
6. Truyền tải cho mọi người biết quyết định của mình, và hành động

Sau đây là chi tiết của các bước:

Bước 1: Tạo nên một môi trường mang tính xây dựng
Để tạo nên một môi trường mang tính xây dựng dành cho việc ra quyết định thành công, bạn cần phải chắc chắn rằng mình sẽ làm theo các hướng dẫn sau:
- Thiết lập mục tiêu - Xác định thứ mà bạn muốn đạt được.
- Đồng thuận với tiến trình - Biết được quyết định cuối cùng sẽ được hình thành như thế nào, bao gồm cả việc nó sẽ là quyết định trên cơ sở cá nhân hoặc nhóm. Mô hình Vroom – Yetton – Jago là công cụ tuyệt vời để có được cách thức ra quyết định phù hợp nhất
- Thu hút đúng đối tượng – Phân tích những người có quyền lợi trực tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định, và bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn đã hội ý cũng như tham khảo ý kiến từ họ đủ ngay cả khi việc ra quyết định là của cá nhân bạn. Khi có môi trường thích hợp cho việc làm việc nhóm - điển hình là một nhóm từ 5 – 7 người – thì nên có một đại diện từ phía những người có quyền lợi trực tiếp ấy
- Để cho các ý kiến đều được lắng nghe – Khích lệ những người tham gia đóng góp ý kiến cho các cuộc thảo luận, tranh luận và phân tích mà không cần e ngại đến việc họ sẽ bị nhóm bác bỏ . Thây là một trong những cách tốt nhất để tránh được suy nghĩ tập thể. Kỹ thuật Stepladder là một cách thức hữu hiệu cho việc dần dần mang thêm, thêm nhiều người hơn nữa vào việc thảo luận nhóm, và chắc chắn rằng mọi người đều được lắng nghe. Cũng như, nhận ra rằng mục tiêu hướng đến là hình thành nên quyết định tốt nhất trong hoàn cảnh: Lúc này không đơn giản là cuộc chơi dành cho mọi người đang đấu tranh với nhau để giải pháp của chính họ được chấp thuận.
- Hãy chắc rằng bạn đang đặt đúng câu hỏi – Tự hỏi bản thân đây có thực sự là vấn đề thích hợp chưa. Kỹ thuật 5 Whys là một công cụ cơ bản có thể giúp bạn nhận ra vấn đề cơ bản thực sự mà bạn đang đối mặt
- Sử dụng các công cụ sáng tạo ngay từ đầu – Nền tảng của tính sáng chính là suy nghĩ từ dưới góc độ của một quan điểm khác biệt. Thực hiện điều đó ngay từ lúc đầu và sau đó tiếp tục khi đang tạo ra các giải pháp

(còn tiếp...)


Chú thích: Mô hình Vroom-Yetton-Jago
http://www.uvcms.com/mhol/Strategic management assets/updated_flash/topic16c/chart.html


Bước 2: Tạo ra những giải pháp hay
Bước này vẫn là bước then chốt để ra được một quyết định hiệu quả. Càng có được nhiều những sự chọn lựa tốt bao nhiêu, càng toàn diện hơn cho quyết định cuối cùng ấy bấy nhiêu.
Khi sáng tạo ra một giải pháp, bạn buộc lòng phải đào sâu thêm nữa, và nhìn vào vấn đề từ những khía cạnh khác. Nếu bạn quan niệm “Nhất định là phải có những giải pháp khác nữa”, thì bạn càng có nhiều khả năng để có được quyết định tốt nhất cho mình.
Đây là một ví dụ về các công cụ và kĩ thuật cơ bản giúp cho bạn và nhóm bạn phát triển được các giải pháp tốt cho mình.

-Phát sinh các ý tưởng mới
Brainstorming(phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể) chắc hẳn sẽ là công cụ phổ biến nhất dành cho việc phát sinh các ý tưởng.
Reverse Brainstorming, các thức hoạt động tương tự như trên. Tuy nhiên, được bắt đầu bằng việc hỏi mọi người vận dụng trí não suy nghĩ về việc phải làm như thế nào để nhận được kết quả trái ngược từ điều người ta muốn, sau đó bạn sẽ dựa vào đó rồi đảo ngược lại hành động của mình.
Charette Procedure là một hệ thống tiến hành việc thu gom và phát triển các ý tưởng từ rất nhiều các bên liên quan
Crawford Slip Writing Technique: kĩ thuật dùng để phát sinh ý tưởng từ một rất nhiều người. Đây là một cách thức cực kì hiệu quả đảm bảo rằng tất cả ý kiến của mọi người đều được nghe và có tầm quan trọng như nhau, không thiên vị vì vị trí hay sức mạnh của một cá nhân trong tập thể

-Xét đến những quan điểm khác
Reframing Matrix với 4 P (product, planning, potential, and people) như nền tảng để thu gom các quan điểm riêng biệt. Bạn có thể đề nghị người ngoài cuộc tham gia vào việc thảo luận hoặc đề nghị các thành viên hiện tại sử dụng các quan điểm có chức năng khác ( vd một người làm Marketing nói được từ quan điểm của một nhà quản trị tài chính)
Concept Fan khi bạn có rất ít lựa chọn, hoặc giải pháp không thỏa mãn. Dùng Concept Fan để nhìn trở lại từ vấn đề, và tiếp cận nó với một quan điểm rộng mở hơn. Điều này thường phát huy tác dụng tốt khi mọi người liên quan tới quyết định đang tiếp cận rất gần với vấn đề.
Appreciative Inquiry buộc bạn phải nhìn vào vấn đề dựa trên tiêu chí “ những gì đúng” hơn là tiêu chí “ những gì sai”

-Tổ chức các ý tưởng
Điều này đặc biệt hữu dụng khi bạn có một số lượng lớn ý tưởng. Đôi khi các ý tưởng riêng biệt có thể cùng kết hợp với nhau vào một giải pháp toàn diện.
Affinity Diagrams để tổ chức các ý tưởng vào trong những chủ đề và những nhóm chung


(còn tiếp...)
 
Thích: 3 people

fiona_nguyen88

Thành viên mới
24/11/13
2
0
1
31
Họ và tên
A
#2
Cám ơn bạn. Bài hay quá, bạn nhớ post tiếp nhé, nếu có thêm các tình huống cụ thể để mọi người cùng thảo luận thì thích bạn nhỉ?
 
Last edited by a moderator:

Bình luận bằng Facebook