Nguyễn Phi Vân
Chuyên gia
Trong đời, có lẽ điều tôi cảm thấy tiếc nuối nhất cho các bạn trẻ là việc các bạn không hoàn thành hoặc không hoàn thành xuất sắc công việc, dự án, dự định của mình chỉ vì không biết cách quản trị lead time. Lead time giải nghĩa ra đại khái là thời gian cần thiết để có thể thực hiện, thực thi và hoàn thành việc được giao. Trong sản xuất thì đó là thời gian cần thiết để hoàn thành việc sản xuất. Cho nên, làm gì cũng phải dự tính và quản trị được lead time để đảm bảo công việc, dự án, hạng mục được hoàn thành đúng tiến độ. Nghe rất là đơn giản như thế và có vẻ ai cũng phải làm được, nhưng trong thực tế, rất nhiều bạn trẻ không biết cách quản trị lead time khiến cho công việc của mình luôn dở dang, trễ deadline, không hoàn thành đúng tiến độ. Đây có thể nói là một trong những nguyên nhân hàng đầu và quan trọng khiến cho các bạn làm việc kém chất lượng hoặc không thành công.
Vấn đề là, có rất nhiều bạn trẻ không nhận ra điều này, không nhận thức được tầm quan trọng của lead time. Hoặc đôi khi, các bạn nhận thức được nhưng hoàn toàn thiếu thói quen và kỷ luật thực hiện việc lên kế hoạch và thực thi theo đúng tiến độ. Đôi khi, bản thân tôi cũng không hiểu nổi tại sao lại có sự thiếu kỷ luật đến như vậy đối với một kỹ năng nằm trong top kỹ năng quan trọng cho sự thành công của một con người. Bạn nghĩ đi, nếu mình bày ra một việc, một dự án để thực hiện với bao nhiêu là mơ mộng và mục tiêu nhưng cuối cùng lại không thực hiện được chỉ vì mình không biết cách lên kế hoạch và dự tính lead time thì có uổng phí quá hay không? Bao nhiêu đó thời gian, nguồn lực, con người bỏ ra để thực hiện một dự án, một hạng mục rồi cuối cùng dở dang hoặc không hoàn thành, hoặc hoàn thành một cách cẩu thả, vội vàng, thiếu chất lượng thì bạn đang cực kỳ thiếu trách nhiệm với những gì mình muốn làm. Đã vậy, thì đặt ra mục tiêu và công việc để làm gì? Đặt ra để rồi không hoàn thành, hoàn thành không xuất sắc hoặc không đúng tiến độ, không đạt được kết quả như mong đợi thì thà là không làm ngay từ ban đầu. Bằng không, tất cả mọi nỗ lực của bản thân, đội ngũ đều đổ sông đổ biển.
Cho nên, một là bạn bắt đầu một cách nghiêm túc, có kế hoạch, có lead time và có kỷ luật với lead time của mình. Hai là bạn đừng bắt đầu bằng cách hoang phí nguồn lực và thời gian của tất cả mọi người. Giờ, tôi sẽ chia sẻ với các bạn những bước cơ bản để thực hiện việc lên kế hoạch và dự tính lead time cho một công việc. Hy vọng với những chia sẻ này, tất cả những việc bạn làm trong tương lai đều sẽ thành công, chất lượng nhờ khả năng quản trị lead time của mình.
Bước 1: Đặt mục tiêu và thời gian hoàn thành
Làm gì cũng vậy, muốn làm được thì phải bắt đầu từ điểm đến. Không ai đạt được điều mình mong muốn khi không biết điều mình mong muốn là gì. Do đó, trước khi bắt đầu bất kỳ việc gì, dự án gì, hạng mục gì thì mục tiêu đạt được, mặt mũi của kết quả đạt được phải hết sức rõ ràng. Do đó, đừng làm và đừng bắt đầu những việc mà mình không hiểu mục tiêu là để làm gì và kết quả cần đạt được ra sao. Khi hiểu rõ việc này, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn rất nhiều.
Bên cạnh việc đặt mục tiêu và mô tả rõ ràng kết quả đạt được, một trong những yếu tố quan trọng cần làm rõ là thời gian để hoàn thành mục tiêu đó. Không ai trên đời này có thời gian vô tận cả. Tất cả chúng ta đều có thời gian hữu hạn trong công việc và cuộc sống. Vì vậy, chúng ta cần rõ ràng với nhau ngay từ đầu về việc cần bao nhiêu thời gian để thực hiện một dự án, một công việc, một hạng mục. Đây chính là lead time bạn dự định cho công việc đó. Người thành công sẽ là người quản trị được lead time, quản trị được chất lượng công việc trong thời gian đặt ra và hoàn thành mọi thứ đúng tiến độ. Dù thời gian lead time là bao lâu, 2 tiếng, 8 tiếng, một ngày, ba ngày hay một tuần, một tháng, một năm, vv, tất cả đều cần phải rõ ràng về thời gian lead time đề ra và cam kết.
Bước 2: Chia nhỏ dự án thành những cột mốc và lead time khác nhau
Công việc gì, dự án gì cũng có những cột mốc quan trọng của nó trong quá trình thực thi. Không ai làm một việc một dự án, một hạng mục mà không monitor - theo dõi nó theo từng chặng đường. Không ai chờ đến ngày cuối cùng phải hoàn thành mới xem lại hoặc kiểm tra công việc. Để công việc được hoàn thành theo đúng tiến độ, tất cả các dự án, công việc, hạng mục đều cần phải được chia ra thành những cột mốc hoàn thành nhỏ hơn, tiếng Anh gọi là milestone. Ví dụ, nếu một dự án cần sáu tháng thì các milestone - cột mốc quan trọng của dự án đó có thể là mỗi hai tuần hoặc mỗi tháng. Như vậy, lead time cho từng milestone nhỏ lại cũng là thời gian cần phải phân chia, trao đổi rõ ràng giữa tất cả những ai tham gia vào dự án. Chỉ có như vậy thì người chịu trách nhiệm khác nhau trong việc hoàn thành các mắt xích công việc của cá nhân để tạo được milestone tương ứng mới trở nên hiệu quả.
Vì vậy, người quản trị dự án rất cần để xuất lead time cho từng cột mốc, lead time cho từng task - công việc giao phó cho mỗi cá nhân và quản trị một cách cực kỳ hiệu quả thời gian hoàn thành này. Nếu không, sự chậm trễ của một cá nhân, của một mắt xích sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ của dự án. Một dự án thành công hay không, đúng tiến độ và chất lượng hay không phụ thuộc vào việc quản trị lead time của từng cá nhân, của đội ngủ và của cả hành trình dự án đó.
Bước 3: Giữ kỷ luật
Nếu bạn đặt ra mục tiêu, đặt ra lead time nhưng hoàn toàn không thực thi, không kiểm soát và giữ kỉ luật để đạt được những gì mình đề ra thì bạn đề ra để làm gì? Trong rất nhiều trường hợp, tôi nhận thấy nhiều đội ngũ, nhiều lãnh đạo rất hâm hở, vẽ vời, xây dựng kế hoạch ngay từ đầu nhưng hoàn toàn lại thiếu kỷ luật trong việc kiểm soát và thực hiện công việc đúng tiến độ. Có thể nói, đây là sự lãng phí đáng trách nhất của người làm quản lý và lãnh đạo. Đặt ra cho nhiều nhưng chẳng việc gì xong. Nói cho dữ nhưng hoàn toàn không thực hiện. Chuyện lãng phí thời gian, lãng phí nguồn lực và làm cho nhiều chẳng tới đâu này đang là một căn bệnh cực kỳ nguy hiểm đối với sự tiến bộ và thành công của nhiều cá nhân và doanh nghiệp.
Cho nên, không làm tốt, không thể xuất sắc thì đừng bắt đầu. Một khi đã bắt đầu thì phải nghiêm túc với những gì mình đề ra. Đó là nguyên tắc cực kỳ đơn giản của người thành công và tổ chức thành công. Nếu thiếu đi kỷ luật thì mọi giấc mơ dù là của cá nhân hay tổ chức cũng trở nên hoang đàng. Nếu cứ như vậy, cá nhân và tổ chức của bạn sẽ ngày càng trở nên kém hiệu quả, tụt hậu, và đương nhiên khó có thể thành công.
Các bạn thấy đó, có gì là khó đâu. Chỉ là vài bước đơn giản cùng với sự nghiêm túc và kỉ luật trong việc thực hiện những gì mình đề ra thôi đã là một đóng góp cực kỳ quan trọng trong sự thành công của cá nhân và tổ chức. Nhưng…. Đời lúc nào cũng có chữ nhưng. Nhưng không phải ai cũng làm được và người làm được chính là người xuất sắc và thành công đó thôi.
Nguyễn Phi Vân
