Nguyễn Phi Vân
Chuyên gia
Trong thời gian làm việc quốc tế, vì phải vừa bay, vừa làm việc liên tục, vừa phải lo toàn bộ việc chuẩn bị cho hành trình di chuyển nên tôi học rất thuộc bài kỹ năng tổ chức. Nếu không biết tổ chức và sắp xếp mọi hoạt động một cách logic, khoa học, phù hợp với quỹ thời gian và thời gian biểu tương lai thì khó mà có thể hoàn thành được list công việc như núi một cách thuận lợi. Ngược lại, nếu thiếu đi kỹ năng tổ chức, nếu cứ làm việc theo cách nước tới chân mới nhảy chồm chồm thì đương nhiên không tránh khỏi làm việc lúc nào cũng stress, cũng sai trước hụt sau, chẳng bao giờ hoàn thành công việc một cách có chất lượng, và vì vậy đương nhiên là kết quả không bao giờ như mục tiêu đã đặt ra. Khi kết quả không OK thì lại hay đổ thừa là tại thiếu thời gian, không kịp làm chuyện này không thể xong chuyện nọ, vv. Cứ như vậy, cái vòng lẩn quẩn nó cứ bám lấy bạn từ ngày này sang tháng nọ, với mớ hỗn độn của vòng quay công việc lúc nào cũng rối tung, có vẻ như bận rộn đến thở không nổi, nhưng mục tiêu thì chẳng bao giờ chạm được vì đủ thứ lý do.
Đó, là tình trạng chung rất phổ biến mà tôi nhận thấy ở các bạn trẻ Việt Nam khi đi làm. Tôi hay nói, tuần này phải làm việc của tuần sau, tháng này làm việc của tháng sau. Nếu không có khả năng tổ chức để có thể luôn quản trị tương lai trong hiện tại, bạn sẽ khiến cho bản thân luôn bị xô đẩy trong hiện tại bởi những công việc rất gấp, quá gấp, vì nó xảy ra ngay bây giờ, ngay hôm nay, ngay tuần này. Và thế là toàn bộ năng lượng và sự tập trung của bạn chỉ dành cho mọi thứ trước mắt. Tất cả những sự chuẩn bị cần thiết và quan trọng cho tương lai đều bị trì hoãn. Khi kiệt sức vì chạy đua nước rút cho hiện tại xong, buông tay ra thì tương lai đã biến thành hiện tại. Và thế là, bạn lại tiếp tục chạy đua cho một hiện tại tiếp nối, hết ngày này qua ngày khác, hết tuần này tháng này qua tuần khác tháng khác không bao giờ thoát ra được. Cũng vì vậy, bạn lúc nào cũng stress tột độ nhưng công việc thì lại chẳng bao giờ đạt đến chất lượng mà bản thân và cấp trên mong muốn.
Nếu muốn thoát ra khỏi vòng xoáy gấp gáp đó, để có thể sắp xếp công việc trật tự hơn, khoa học hơn, tránh bị stress và đạt hiệu quả công việc xuất sắc hơn, không còn cách nào khác là bạn phải học kỹ năng tổ chức và quản trị dự án. Vậy, kỹ năng tổ chức và quản trị dự án là cần làm gì?
The big picture - Vẽ bức tranh tổng thể
Khi được giao một dự án để triển khai, không ai đi nhảy vào làm chi tiết này chi tiết nọ ngay cả. Khi bạn không có đầu óc tổ chức, chỉ nhớ gì nghĩ gì làm đó thì sẽ không tránh khỏi bị quên đầu này không nhớ đầu kia. Do đó, việc đầu tiên và quan trọng nhất cần làm là ngồi xuống, bình tĩnh tư duy đầu đuôi, trước sau, đầy đủ về dự án trước, vẽ ra bức tranh tổng thể dự án chia thành bao nhiêu đầu mục, mới đầu mục có bao nhiêu task - công việc chi tiết, mỗi task do ai chịu trách nhiệm thực hiện. Về thời gian dự án có bao nhiêu phase - giai đoạn, mỗi giai đoạn có bao nhiêu thời gian để thực hiện theo tiến độ cần hoàn thành của dự án, thời gian buffer - đệm vào để quản trị rủi ro khi có công việc hay ai đó không hoàn thành công việc đúng thời hạn. Quan trọng hơn hết là, để dự án hoàn thành và xảy ra theo đúng thời gian dự kiến thì dự án này phải kích hoạt từ khi nào để đảm bảo có đủ thời gian cho công tác chuẩn bị chu đáo, chất lượng, và hiệu quả.
Tổng quan dự án cho bạn một cái nhìn tổng thể từ A đến Z về tất cả những gì cẩn xảy ra tại từng giai đoạn, tại mỗi thời điểm, với sự minh bạch trong chi tiết công việc, người chịu trách nhiệm và deadline hoàn thành. Chỉ khi bạn có cái nhìn vừa tổng thể vừa chi tiết như vậy thì bạn mới có thể quản trị tốt được dự án được giao.
Ví dụ, nếu giao cho bạn dự án tổ chức một event giới thiệu sản phẩm mới của công ty cho đối tác tiềm năng chẳng hạn, bạn sẽ cần ngồi vẽ ra tổng thể dự án như sau:
- Các đầu mục công việc cần tổ chức: khâu logistics - tổ chức event, khâu marketing quảng bá event và thu hút đối tác đăng ký tham gia, khâu tài chính phục vụ cho event, khâu content - chương trình và nội dung sự kiện, khâu phân công quản trị tại sự kiện, khâu follow up sau sự kiện chẳng hạn.
- Task list: dưới mỗi khâu như vậy có rất nhiều chi tiết công việc cần hoàn thành, bạn phải nghĩ cho tường tận và list ra hết, bổ sung khi cần hoặc phát sinh.
- Phân công: trách nhiệm của mỗi task cần được phân công rõ ràng, thông báo cụ thể và chi tiết cho tất cả những ai chịu trách nhiệm liên quan.
- Giai đoạn: nếu thời gian tổ chức sự kiện là thời gian cố định, thì đếm ngược từ ngày đó trở lại thời điểm này, bạn có bao nhiêu thời gian cho mỗi giai đoạn và cần hoàn thành mỗi khâu vào lúc nào để đảm bảo tiến độ dự án?
- Deadline: nếu mỗi khâu có thời gian dự kiến thì thời gian phân công cho mỗi task là bao nhiêu từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc? Deadline bạn giao cho người chịu trách nhiệm là khi nào?
- Buffer: quỹ thời gian để dành cho rủi ro bạn có là bao nhiêu ngày dùng để buffer - đệm vào cho những rủi ro có thể xảy ra làm trễ tiến độ dự án? Rủi ro bạn nhận dạng có thể xảy ra ở đâu trong quá trình làm dự án, hay ở người chịu trách nhiệm nào dựa vào khả năng mà bạn đánh giá về họ?
Xây danh sách hạng mục công việc chi tiết
Tại sao cần nhấn mạnh việc này? Vì tôi thấy nhiều bạn khi gạch đầu dòng các hạng mục công công việc hay ghi chung chung, ví dụ ghi là “kết nối các đối tác tiềm năng để xúc tiến chéo”. Ghi như vậy thì chỉ mới là một ý tưởng chứ không phải là đầu mục công việc. Khi bạn ghi chung chung, người chịu trách nhiệm không biết bắt đầu từ đâu và bản thân người quản trị dự án cũng không biết việc đó đã được tiến hành đến đâu, kết quả thế nào, có kịp tiến độ hay không. Trong một đầu mục “kết nối” đó, có rất nhiều task cần làm, ví dụ cần lên danh sách các công ty có cùng nhóm khách hàng mục tiêu với công ty mình, phân loại theo nghành nghề, nếu là khách hàng cao cấp chẳng hạn thì có ngành du lịch, khách sạn, bảo hiểm, ô tô, thời trang, mỹ phẩm cao cấp, vv.
au khi xác định ngành thì lập danh sách các công ty hiện đang vận hành trong phân khúc cao cấp đó của ngành nghề đó để tiếp cận. Sau khi có đủ danh sách rồi thì giao cho ai tiếp cận, trong bao lâu phải tìm ra chi tiết liên hệ của người cần tiếp cận, khi nào phải tiếp cận xong có kết quả để còn biết tóm lại là hợp tác được với công ty nào, hợp tác thế nào, khi nào hoàn thành ký kết hợp tác chính thức để có thể bắt đầu triển khai, khi nào họp triển khai, vv.
Bạn càng tư duy chi tiết và cụ thể, task càng dễ thực hiện và theo dõi, dự án càng dễ thành công. Nếu cứ chung chung và báo cáo hay trình bày lan man, việc sẽ không bao giờ được triển khai cụ thể và đúng tiến độ.
Giao tiếp là chìa khoá
Trong bất kỳ dự án nào, chìa khoá thành công cũng nằm ở giao tiếp. Dự án càng lớn, càng nhiều người tham gia, thông tin càng dễ bị nhiễu hoặc bỏ sót, có người nắm có người không. Do đó, sau khi đã lên check list dự án chẳng hạn thì cần họp thống nhất với tất cả các thành viên dự án. Đây là lúc cả team phải cùng brainstorm, thêm vào bớt ra gì đó thì bàn với nhau ở đây một lần rồi thống nhất để triển khai. Từng thành viên cần hiểu rất rõ vai trò của họ, check list công việc của họ, deadline mà họ cần bám theo để thực hiện, khi gặp vấn đề hay cần tham vấn thì gặp ai, qua kênh nào, vv. Mọi chi tiết về thời gian họp định kỳ, qui định về họp bất thường, các kênh thông tin chính thức của dự án, kênh và cách chia sẻ khi có vấn để phát sinh khi thực hiện dự án, cách cập nhật thông tin dự án, vv cần phải được chia sẻ rõ ràng để tất cả thành viên dự án hiểu rõ cần làm gì trong từng tình huống mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Mỗi lần phát sinh cái mới, có cập nhật mới, hoặc sau mỗi lần họp có thay đổi về bất kỳ điều gì trong dự án, việc ghi nhận, thông tin chính xác và rõ ràng về những cập nhật và thay đổi này đến từng thành viên dự án là vô cùng quan trọng. Thà là mình giao tiếp nhiều còn hơn không đủ, gây rủi ro nắm bắt thông tin không đồng bộ ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc. Người Việt Nam tính hay chung chung, nói cũng chung chung mà làm cũng chung chung quen rồi nên khả năng làm việc nhóm hay quản trị dự án không hiệu quả. Cái này là kỹ năng học được chứ không liên quan đến IQ hay bằng cấp gì ở đây cả nên đừng đổ thừa nha.
Kỷ luật trong quản lý dự án
Khi đã làm chung trong một dự án, cũng giống như tổ chức và quản trị một đội quân, càng nhiều người càng phải có luật lệ, có kỷ luật để mọi người dựa vào luật chung mà vận hành. Nếu không, người múa kiểu này kẻ nhảy đường kia sẽ biến tập thể thành một mớ hỗn độn, thiếu định hướng chung, thiếu liên kết, vô kỷ luật và đương nhiên là không hiệu quả. Đặt ra luật thì team phải chơi đúng luật. Ai giữ được thì làm, ai không muốn hoặc không theo được thì ra. Còn chuyện ở hay đi có ảnh hưởng thế nào đến cá nhân thì đó lại là chuyện khác, không nằm trong khung cần giải quyết của dự án mà sẽ là vấn đề người liên quan cần tự giải quyết với nhân sự hay sếp trực tiếp của họ chẳng hạn. Khi làm dự án, bạn có tiến độ thời gian cần phải bám theo. Do đó, không ai có thể đứng chờ người khác lề mề hay vô trách nhiệm làm ảnh hưởng đến tiến độ và thành quả chung. Người quản lý dự án cần quyết đoán, linh hoạt sắp xếp nhân sự sao cho dự án của mình thành công, đưa ra quyết định thay đổi nhanh chóng, quyết đoán nếu cần.
Bên cạnh đó, để quản lý dự án tốt, dự án luôn cần có qui định về họp định kỳ. Bất kỳ dự án nào nếu không được họp theo dõi định kỳ một cách có kỷ luật sẽ không bao giờ hiệu quả, đặc biệt là đối với các dự án có sự tham gia của nhiều nhân sự. Bao giờ cũng vậy, trong một team sẽ luôn có người luôn làm tròn trên 100% trách nhiệm, có người chờ nhắc nhở push tới đẩy lui mới làm, có người không nhắc im luôn giả bộ quên, có người không coi công việc dự án là ưu tiên nên delay được thì cứ co kéo cho hết nấc, vv. Do đó, là người quản trị dự án, trách nhiệm của bạn là theo dõi sát tiến độ, nhắc nhở thường xuyên, bật đèn đỏ khi có rủi ro và luôn có plan B khi rủi ro xảy ra.
Người quản trị dự án càng kỷ luật, dự án càng dễ thành công. Còn nếu bạn chỉ đẩy việc ra, xong để cho ai nấy tự làm tự theo dõi thì sure luôn là chẳng có chuyện gì xảy ra hoặc xảy ra đúng tiến độ. Bạn có thể tranh luận là mọi người phải có trách nhiệm với công việc của mình chớ sao lại bắt bạn đi theo dõi. Vấn đề là, ai cũng có rất nhiều việc trong check list của mình. Có người giỏi quản trị quỹ thời gian và công việc thì làm ra đấy. Phần lớn sẽ vận hành theo kiểu ai la hét trước, yêu cầu trước, hoặc chuyện gì không xong sợ bị sếp trên chém trước thì nó thành gấp và nên làm trước. Còn lại, dự án hay không dự án gì thì từ từ tính sau. Nếu không thấy nhắc nữa thì giả bộ im luôn cho nó qua, chừng nào bị nhắc thì tính tiếp.
Cho nên, cứ phải kỷ luật. Ai phàn nàn mình khó tính, khó chịu, làm gì dữ vậy thì kệ họ. Chuyện của người quản trị là phải vậy, không thì dự án chẳng tới đâu.
Thật ra, nói kỹ năng tổ chức và quản trị dự án nghe ghê vậy chứ có gì đâu. Chỉ cần bạn tư duy logic, trình tự vậy là OK thôi. Còn chuyện theo dõi và đôn đốc thì mình đặt lịch tự động tới ngày nó nhắc chứ cũng không cần phải nhớ. Vấn đề là bạn có muốn quản trị tốt hay không mà thôi. Vấn đề là bạn có nhận ra cách mình đang làm chưa hiệu quả và cần cải tiến hay không mà thôi. Bao giờ cũng vậy, xong bất kỳ một việc gì, dự án hay sự kiện gì củng nên hỏi lại mình, hỏi lại team xem mình cần làm gì tốt hơn cho lần sau để mà cải tiến. Nếu chưa quản trị tốt để có hiệu quả thì chưa quản trị tốt chỗ nào, vì sao và cần cải tiến thế nào. Bạn muốn học, muốn phát triển thì có chỗ để mà học thôi. Còn nếu bạn đã hài lòng với mọi thứ mình đang làm và cảm thấy không cần làm gì tốt hơn thì đó là lựa chọn của bạn, nhưng nếu vì vậy mà bản thân không phát triển thì cũng đừng hỏi tại sao như thế….
Nguyễn Phi Vân
