Nguyễn Phi Vân
Chuyên gia
Nghe chữ đàm phán nghe ghê quá, tưởng tượng như những cuộc đấu trí thế kỷ như Việt Nam đàm phán gia nhập WTO. Thì đó là đàm phán, nhưng ở level cấp quốc gia. Còn tụi mình thì, hàng ngày vẫn cứ phải đâm đầu vào đàm phán đó thôi, ví dụ như đàm phán mức lương, lợi ích khi đi làm, đàm phán với khách hàng khi ký hợp đồng, đàm phán với gia đình khi phải thống nhất mua nhà ở đâu, kiểu gì, ngân sách ra sao, vv. Ngày nào mình cũng phải đàm phán hết, từ nhà ra cửa. Có điều là mình không để ý nên không biết gọi tên nó là kỹ năng đàm phán đó thôi.
Riêng về ở chỗ làm, trong hành trình sự nghiệp thì, đàm phán là chuyện như cơm bữa. Ai mà tránh né, không dám đàm phán hay không biết, không có kỹ năng đàm phán thì sẽ khổ sở lắm trong công cuộc đi làm, khó mà thành công cho được. Đàm phán nó đụng tới cả chuyện nội bộ công ty, tổ chức bên trong, lẫn chuyện làm ăn giao tiếp với đối tác bên ngoài. Nó liên quan trực tiếp tới quyền lợi và trách nhiệm của cá nhân bạn, đội ngũ của bạn, phòng ban của bạn, tổ chức của bạn, và quan trọng hơn hết là nó thể hiện bản lĩnh và khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả của cá nhân bạn.
Tôi thường nhận được nhiều tin nhắn than phiền hay tâm sự là tại sao đồng nghiệp này, đối tác nọ, sếp xiếc kia không công nhận, không công bằng, không đưa cho bạn thứ bạn muốn hay cần, vv. Mà có bao giờ bạn tự hỏi, tại sao họ cần phải đưa cho bạn thứ bạn cần hay muốn chứ? Họ là người dưng nước lã, hơi đâu mà đi quan tâm đến cuộc đời và quyền lợi của bạn làm gì? Đời họ hông lẽ chưa đủ nhiêu khê sao? Cho nên, muốn người ta đưa cho mình thứ mình muốn thì bản thân mình cũng phải có cái để đưa lại chứ? Làm gì có bữa cơm nào là free? Trong đàm phán, chỉ có fair, nghĩa là cả hai bên tham gia đàm phán đều đạt được mục tiêu mình đề ra và mong muốn. Vậy họ muốn gì bạn có biết không? Và liệu bạn có thứ mà họ muốn hay không?
Một cách hết sức đơn giản, giờ tôi chia sẻ cách tôi tư duy về đàm phán, không lý thuyết hay cao siêu gì hết. Thứ gì hợp với bạn thì thử nhé, để giúp bản thân mình đàm phán tốt hơn.
Mục tiêu của 1 cuộc đàm phán
Trước khi xông vào cuộc, làm gì cũng phải chuẩn bị, phải tư duy cho đủ, cho đầy, cho trọn vẹn mọi khía cạnh và ngóc ngách của vấn đề trước đã. Không mài rìu thì làm sao chặt cây? Cho nên, trước hết mình phải biết bản thân mình muốn gì trong cuộc đàm phán này. Không biết bản thân muốn gì, gió chiều nào ngả chiều đó thì làm sao có chỗ vin vào để mà đàm phán? Vậy, bạn đã biết mình muốn gì chưa?
Mình biết mình muốn gì rồi thì bắt đầu tư duy xem người đối diện muốn gì. Nếu thứ gì cũng chỉ chăm chăm vào mình không thì chơi với ai? Mình được thì người ta cũng phải được. Hai bên đều win-win hết thì mới hợp tác được chớ. Vậy họ muốn gì mình có biết không? Không biết thì tìm hiểu, thì nghiên cứu, thì sử dụng hết khả năng thám tử của mình ra dò xét để tìm hiểu trước. Cũng có khi không cần dài dòng như vậy, có trường hợp chỉ cần hỏi thẳng người đối diện là xong.
Giờ mình biết mình muốn gì, mình biết họ muốn gì rồi thì giao dịch này nó có fair không khi trao đổi thứ 2 bên mong muốn? Nếu fair thì quá dễ, nói vài câu là sắp xếp xong. Nếu không fair, một bên phải cho bên còn lại nhiều hơn hay cảm thấy bị chèn ép thì cuộc giao dịch đó có thể không đạt được. Vậy, như thế nào là fair? Thứ mình có để đưa ra đàm phán là gì? Thứ họ có là gì? Giao dịch trao đổi thế nào thì sẽ tạo ra sự công bằng, fairplay cho cả đôi bên?
Nếu cán cân đàm phán không cân bằng, nghĩa là mình cần họ hơn hay họ cần mình hơn thì mình có sẵn sàng chịu cho đi nhiều hơn một chút hay họ có mở lòng hào sảng hơn một chút? Có không? Trong tình huống đó mình có chấp nhận không, họ có chấp nhận không, và sự chấp nhận này có vui vẻ, hợp tác hay mang đôi phần cay cú? Cay cú mà vẫn deal thì sau này quan hệ đó có còn không? Mình có muốn giữ quan hệ đó hay không?
Những câu hỏi trên và nhiều câu hỏi tiếp theo bạn phải tự hỏi mình trong thời gian chuẩn bị cho đàm phán. Bạn càng dành nhiều thời gian chuẩn bị, chuẩn bị càng kỹ, đưa ra tất cả những tình huống có thể xảy ra trong đàm phán để chuẩn bị phương án, việc đàm phán của bạn càng dễ thành công. Đừng tưởng chỉ có chuyện lớn kiểu quốc gia mới phải chuẩn bị kỹ càng. Chuyện đàm phán hàng ngày nơi chỗ làm cũng cần thời gian và sự chuẩn bị tư duy y như vậy.
Yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán
Điều gì, ai, môi trường nào có thể tạo ra ảnh hưởng tích cực cho một cuộc đàm phán? Muốn đàm phán thuận lợi thì phải nghĩ trước xem mình có thể ảnh hưởng kết quả cuộc đàm phán đó, hay ảnh hưởng những lựa chọn, quyết định của người đối diện như thế nào. Khi hai bên có một bạn chung, đối tác chung hay một quan hệ thân thiết nào đó chung thì bao giờ cũng dễ vượt qua được lớp băng lạnh của một quan hệ chưa hình thành, để người ta tự nhiên cảm thấy mở lòng hơn, đón nhận hơn, thoải mái hơn và bớt xét nét người đối diện. Được vậy thì quá hay rồi, vì mình bỏ qua được đoạn phải warm up - làm nóng hoàn cảnh trước khi đàm phán. Do đó, nếu có thể sử dụng một quan hệ nào đó khiến cho cuộc đàm phán dễ dàng hơn, nhất là trong những đàm phán quan trọng, hãy cứ làm cho thật tốt.
Bên cạnh đó, mình có vũ khí gì trong tay để đàm phán? Nếu hai bên đưa ra hết các điều kiện mà không ai chịu ai thì sao? Liệu mình có thêm thứ gì có thể bỏ lên bàn để làm thay đổi cục diện hay không khi đối tác cảm thấy họ có thêm lợi ích? Bao giờ cũng vậy, đã vào đàm phán thì phải mang sẵn một chiếc túi Doreamon thần kỳ, chứa đựng một vài vũ khí lợi hại có thể giúp bạn làm thay đổi cán cân đàm phán khi cần. Đương nhiên, khi cần thì mới rút ra chứ đừng rút lia lịa làm gì nó uổng. Chiếc túi thần kỳ của bạn đâu? Trong đó chứa đựng những vũ khí gì? Chỉ có bạn mới biết mình có vũ khí gì và mình có thể chấp nhận thêm những điều kiện gì nữa nếu cần khi đàm phán.
Môi trường để đàm phán cực kỳ quan trọng. Tuỳ vào mức độ và tính chất của cuộc đàm phán mà bạn chọn môi trường tương ứng, tại công ty, ngoài quán cà phê, trong khách sạn, phòng họp, hay ở một nơi đặc biệt nào đó khác. Không có công thức chung về nơi chốn. Khi hiểu rõ về đối tượng mình cần đàm phán, hiểu rõ môi trường nào sẽ tạo sự thuận lợi cho mình và sẽ khiến cho đối tác mở lòng, dễ dàng đàm phán hơn thì mình chọn chỗ đó thôi. Như vậy, điều này cần bạn phải tư duy đủ về đối tác đàm phán, về năng lượng tương tác giữa hai bên, về những yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến cảm xúc, tinh thần, tâm thế của họ khi đàm phán. Khi hiểu đủ, bạn sẽ biết cần phải chọn location như thế nào.
Kỹ năng cần có khi đàm phán
Đàm phán là thứ cần vận dụng nhiều kỹ năng khác nhau mới thành công được. Muốn đàm phán tốt, trước hết bạn phải có tư duy mở, lắng nghe không phán xét, và tiếp nhận thông tin một cách khách quan. Chưa đàm phán gì hết mà bạn vừa nghe vừa bức bối, vừa phán xét và tỏ thái độ với người ta thì còn đường đâu nữa để mà đàm với chả phán. Vậy thì dẹp luôn đi cho đỡ mất thời gian, khỏi hợp tác khỏi lời qua tiếng lại làm gì. Người ta nói mình không lắng nghe thì làm sao mình biết người ta muốn gì? Không biết người ta muốn gì thì làm sao tìm ra được chỗ gặp nhau trong đàm phán? Cho nên, cứ phải lắng nghe tích cực, lắng nghe không phán xét và ghi nhận thông tin khách quan trước đã, xem đó như dữ liệu thô để đưa vào xử lý trong quá trình đàm phán của mình.
Kỹ năng tiếp theo quan trọng không kém là kỹ năng quan sát và đọc vị người đối diện. Giao tiếp bằng ngôn ngữ cuối cùng chỉ chiếm có 25% content mà người đối diện muốn truyền tải. Có khi nói vậy không phải vậy, nói nhưng không tin vào điều đó, nói để tạo áp lực chứ chưa chắc gì sẽ bám theo dữ liệu vừa mới nói. 75% giao tiếp vô ngôn từ ngôn ngữ hình thể, biểu hiện, giọng nói, vv lại là thứ giao tiếp quan trọng hơn, thể hiện chính xác cảm xúc và ý định hơn. Ai mà không đọc được giao tiếp vô ngôn thì khó mà có thể đàm phán tốt vì không nắm bắt được hết và chính xác ý định của người đối diện.
Sau khi có kỹ năng quan sát và đọc vị rồi thì quan trọng tiếp theo là kỹ năng giao tiếp, biết khi nào nói gì tại sao và bằng cách nào, làm sao để tránh xung đột hay mâu thuẫn có thể xảy ra trong đàm phán và nếu có thì hoá giải nó như thế nào. Người đàm phán giỏi rất tinh tế, khéo léo, nhanh nhạy trong việc điều chỉnh, quản trị cảm xúc, quản trị tình huống, và là người có EI - trí thông minh cảm xúc cực kỳ cao. Người đàm phán giỏi là master về kỹ năng. Họ vận dụng tất cả các kỹ năng một cách linh hoạt, thiên biến vạn hoá, vô chiêu thắng hữu chiêu, thành phong thái và style riêng của họ.
Vậy mới thấy chỉ có cái skill đàm phán thôi mà phải học cả ngàn thứ khác để bổ sung cho nó. Cho nên, mình cũng không thể học skill theo cách học từng kỹ năng riêng lẻ được. Kỹ năng này rồi sẽ chạm vào kỹ năng kia, có skill này mới có thể hoàn thiện skill khác. Nhận thức được như vậy thì mỗi người đều cần có bản đồ học hỏi và phát triển cho bản thân mình, dựa trên thực lực hiện tại và mong muốn phát triển trong tương lai. Quan trọng, là cứ phải học hàng ngày, học cả đời không bao giờ dừng lại.
Nguyễn Phi Vân
