[KN GIAO TIẾP] Một số kinh nghiệm khi họp nhóm Online

[Napoleon]

I. Hình thức họp

1/Gián tiếp: thường áp dụng cho các mục tiêu lâu dài.
+ Lập một forum riêng.
+ Nhờ admin một forum nào đó lập một private box để trao đổi thảo luận.
+ Lập một hòm mail hay blog chung.

* Ưu điểm:
- Ai cũng thấy được một cách rõ ràng cụ thể công việc của mình và của mọi người, chiến lược mục tiêu phát triển chung.
- Các vấn đề được đưa ra suy nghĩ thấu đáo hơn so với họp trực tiếp.

* Hạn chế:
- Một số lỗi kí thuật có thể gặp: Host die ; lỗi bảo mật -> ai cũng vào dc box.
- Thời gian phản hồi kéo dài: một ý kiến được đưa lên khéo khi phải vài giờ sau mới được thảo luận.

2/Trực tiếp: thường áp dụng cho mục tiêu ngắn hạn, trường hợp khẩn cấp.
- Chat Voice qua Skype confer.
- Chat text qua Yahoo confer.

* Ưu điểm:
- Nhanh, gọn, nhẹ.
* Hạn chế:
- Lỗi kĩ thuật có thể gặp: đường truyền kém, lỗi phần mềm (có 1 đợt mà virut kavo khiến cho yahoo ko thể vào dc)
- Rất khó quản lý cuộc họp nếu không có những nguyên tắc hợp lý.

II. Một số kinh nghiệm



1/Họp trực tiếp Chat Text:


a/Phải có một người làm host có quyền
+ Đề ra các nguyên tắc giúp cuộc họp thuận lợi:
- Màu chữ, cỡ từng người (có thể mỗi người tự chọn)
- Cách mọi người nêu ý kiến (cho từ "hết" mỗi khi type xong chẳng hạn)
+ Invite, Ban thành viên
+ Chỉ định người nói: khi trong confer mà một người muốn ngắt lời người khác hoặc muốn nêu ý kiến của mình thi` phải nhắn tin cho Host trước.
+ Được phép chen ngang, stop khi một ai đó đi lạc hướng.

b/Nên có một thư kí:
+ Copy hoặc record lại nội dung cuộc họp.
+ Tổng hợp ra các ý chính, làm một bản báo cáo ngắn gọn.
+ Gửi lại cho các tất cả các thành viên (kể cả những người đã họp) để mọi người có thể nhìn nhận đánh giá suy nghĩ kĩ hơn.

c/Một số lưu ý:
* Các bước tiến hành hiệu quả:
- b1: Tập hợp thành viên trước 15'.
- b2: Lập một confer "nháp" để thống nhất về cách thức tiến hành (nếu là cuộc họp đầu tiên)
- b3: Lập một confer mới khi bắt đầu thảo luận.







* Các thành viên:
- Tuyệt đối tuân theo hướng dẫn chỉ đạo của Host.
- Nếu có nhu cầu nói chuyện riêng thi` send trực tiếp cho nhau, tránh đấu đá trên confer.

2/Họp gián tiếp qua box trên forum.

a/Trưởng nhóm nên làm Mod:
+ Cung cấp chiến lược, chiến thuật, các mục tiêu, lịch họp, các hướng dẫn cụ thể.
+ Sắp xếp quản lý các bài viết, tạo ra các topic "định hướng" để thảo luận các vấn đề liên quan - tránh lan man hoặc mọi người tập trung hết vào một topic.
+ Tạo ra một "Bảng thông báo" để Update các thông tin mới nhất - mọi người chỉ được đọc.

b/Mỗi người nên có một sub-box:
+ Được cập nhật nhiệm vụ bởi MOD.
+ Báo cáo tình hình thực thi của mình.

c/Một số lưu ý:

+ Các thành viên hạn chế spam và thảo luận đúng theo chủ đề.
+ Tránh post các link download, trừ trường hợp file quá lớn hoặc nội dung quá dài vì trên các forum ta hoàn toàn có thể post các văn bản word, mmap... bằng cách xuất chúng ra file .jpg hoặc PrtScr (chụp ảnh màn hình, cắt dán) và up lên.

+ Tránh trích dẫn (quote) cả bài, hoặc link ảnh, chỉ nên trích phần nào bạn muốn phản hồi bằng cách xóa các phần khác đi - điều này các thành viên bên 4rum ta cũng hay mắc phải gây nặng diễn đàn và rất khó đọc.


3/ Họp gián tiếp qua hòm mail chung:
Cái này cũng có nhiều CLB áp dụng nhưng tôi thấy không tiện lợi bằng các box trên forum.

4/Họp trực tiếp Chat Voice: Nếu đường truyền tốt thi` cũng như họp bình thường thôi - chỉ khác cái là ko nhin` thấy mặt

Thường thì do các yếu tố khách quan như môi trường mạng, lịch học và làm việc của các thành viên khác nhau nên đôi khi ta sẽ cảm thấy mô hình hoạt động rời rạc và kém chủ động.

Vậy làm sao để công việc được tiến hành hiệu quả + Tiết kiệm thời gian hơn? Ta chia ra 2 loại họp:

a/Họp khẩn:
- Được thực hiện khi có các yếu tố bất ngờ, hoặc trong thời gian đầu, khi đội mới thành lập, chưa có điều kiện tiếp xúc nhiều hoặc chưa thống nhất dc thời gian họp thường kì.

- Thời gian họp + nội dung họp vắn tắt sẽ được thông báo qua tin offline trên forum (Live thấy send yahoo thỉnh thoảng ko nhận dc, hoặc ko để ý) hoặc sms trước vài ngày hoặc vài giờ để kịp chuẩn bị tinh thần.

b/Họp thường kì.
- Họp thường kì giúp mọi người có điều kiện nắm bắt tiến độ dự án, tiếp xúc làm quen với nhau nhiều hơn.
- Mọi người có thể liệt kê những khoảng thời gian mà mình dành cho nhóm, dự án và dựa vào đó ta sẽ thống nhất lịch họp thường kì.
- Nội dung cuộc họp sẽ được thông báo trước 1 tuần, hoặc dc thông báo ngay sau một cuộc họp cho buổi họp tiếp theo.
- Thời gian vừa vặn cho họp thường kì khoảng 2 tuần/lần là đẹp.

* Một số lưu ý:
- Để cuộc họp dc tiến hành hiệu quả, có thể làm theo mô hình đã đề xuất ở trên.
- Nội dung cuộc họp nên dc thông báo trước để mọi người chuẩn bị, và để tránh trường hợp đôi khi bàn vào những việc kém cần thiết hoặc có thể giải quyết ngay trong forum.
- Đối với các trường hợp họp khẩn cấp nếu cảm thấy ko có việc gì quá quan trọng thi` khi nhận dc nội dung cuộc họp các thành viên có thể phản biện (thời hiệu phản biện là 1 ngày ).