[KN CÁ NHÂN] Những kẻ đánh cắp thời gian

[Lu Song Qing]

Ý tưởng về quản lý thời gian đã có từ cách nay hơn 100 năm. Tuy nhiên thuật ngữ “quản lý thời gian“ đã tạo cho ta hiểu sai về việc mà một người có thể làm được. Thời gian là không thể quản lý được, chúng ta chỉ có thể quản lý bản thân và thời gian ta sử dụng. Như vậy quản lý thời gian và thực chất là quản lý bản thân chúng ta.
Để quản lý tốt thời gian, trước hết bạn cần phải xác định được những thời gian thường bị lãng phí. Qua đó xác định được các yêu tố nào cần phải được cải thiện. Dưới đây chúng tôi xin nêu ra một số nguyên nhân thường gặp làm giảm hiệu quả công việc và xin tạm gọi những nguyên nhân đó là lnhững kẻ đánh cắp thời gian:
1- Thay đổi thứ tự ưu tiên công việc do phải giải quyết rủi ro:
Rửi ro là điều không ai muốn, nhưng nếu nó xảy ra, bạn luôn phải ưu tiên giải quyết trước bằng bất cứ giá nào.
2- Điện thoại:
Bạn đã từng bao giờ điên đầu vì một ngày có quá nhiêu cuộc gọi mà không liên quan đến công việc? Chắc là có! Công cụ hữu hiệu nhất trong giao tiếp cùa chúng ta là điện thoại cũng sẽ có thể là kẻ thù nguy hiểm nếu bạn không biết làm thế nào để kiểm soát.
3- Thiếu mục tiêu và thứ tự ưu tiên:
Đây có thể là nguyên do lớn nhất và quan trọng nhất gây ra sự lãng phí thời gian. Một nhà quán lý giỏi luôn biết chính xác việc họ cần làm và thứ tự ưu tiên của từng việc.
4- Cố gắng quá nhiều?
Ngày nay, có nhiều người hàng ngày phải hoàn thành công việc của ngày… hôm qua và công việc của ngày hôm nay thì còn đang chất đống lên và họ luôn ở trong trạng thái căng thẳng.
5- Khách đến thăm quá nhiều:
Có nhiều khách đến gặp là điều rất bình thường, tuy nhiên nếu chỉ là những người bạn, đồng nghiệp đến để trao đổi dăm ba câu chuyện chẳng liên quan gì đến công việc thì quả là rắc rối.
6- Phân quyền không hiệu quả:
Phân quyền tốt là một yếu tố then chốt cho cả những nhà quản lý và lãnh đạo. Một nhà quản lý tuyệt vời phải có khả năng giao việc, phân quyền cho nhân viên và phải đảm bảo mọi việc được thực hiện đúng yêu cầu. Đây là cách tốt nhất để xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả và giảm sức ép công việc của chính bảnn thân nhà quản lý. Nguyên tắc phổ biến đối với vấn đề này là nếu nhân viên có thể làm một việc bằng 80% so với bạn thì hãy giao việc đó cho nhân viên.
7- Bàn làm việc lộn xộn:
Khi bạn đọc xong bài viết này, bạn hãy nhìn lại bàn làm việc của mình nhé. Nếu bạn thấy bàn mình nó lộn xộn, nhiều khi bạn phải mất rất nhiều công sức mới tìm được tập tài liệu mà sếp đang cần gấp thì quả thực bạn đang bị stress đấy. Vì vậy, bạn phải luôn tâm niệm, người làm việc hiệu quả nhất thường có bàn làm việc rất ngăn nắp.
8. Sự chần chừ:
“Kẻ trộm" thời gian lớn nhất không phải là ra quyết định mà chính là né tránh quyết định. Bằng việc giảm bớt sự chần chừ, bạn sẽ có nhiều thời gian để làm các việc khác có hiệu quả hơn.
9- Không có khả năng nói "không"!
Nguyên tắc chung là nếu một người có thể trút công việc hoặc vấn đề của họ lên vai một người khác thì họ sẽ làm. Một trong những điều phiền toái nhất của một người là thiếu kỹ năng nói “không" do sợ làm người khác mất lòng.
10. Gặp gỡ:
Những nghiên cứu cho thấy trung bình các nhà quản lý phải ”chi"... 17 giờ một tuần cho các cuộc gỡ và 6 giờ đế lên lịch làm việc và nhiều thời gian kéo theo mà rất khó kiểm soát. Nhiều nhà quản lý có kinh nghiệm đã thừa nhận rằng, có tới 1/3 thời gian được sử dựng một cách lãng phí cho các cuộc gặp vô vị và không có trong kế hoạch. Bạn luôn “tăng cường" quản lý chính mình là cách tốt nhất để hạn chế tối đa sự lãng phí thời gian.
(Sưu tầm)